淺談建設(shè)單位工程檔案管理

1、<p>　　淺談建設(shè)單位工程檔案管理</p><p>　　[摘 要]檔案管理對于任何一個單位來說都十分重要，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作在各個領(lǐng)域顯得尤為重要。就現(xiàn)階段來看，很多單位采用的是傳統(tǒng)檔案管理方法，但傳統(tǒng)方法有很多弊端跟不上時代的節(jié)奏，有時候甚至?xí)霈F(xiàn)信息泄露等狀況。因此，克服檔案管理傳統(tǒng)方法的弊端，進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新非常有必要。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞]建

2、設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析 </p><p>　　中圖分類號：TV743 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02 </p><p>　　檔案管理指的是收集與統(tǒng)計原始檔案中的實(shí)體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務(wù)的總稱，而隨著社會經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑

3、戰(zhàn)。本文將對建設(shè)單位工程檔案管理進(jìn)行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進(jìn)行闡述。 </p><p>　　一. 檔案管理必要性研究 </p><p>　　檔案管理工作對建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機(jī)密。一般工資做重大決策之時都會參考相關(guān)檔案，檔案能夠為建設(shè)單位發(fā)

4、展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新

5、可以促進(jìn)建設(shè)單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進(jìn)建設(shè)單位的有效發(fā)展。 </p><p>　　二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析 </p><p>　?。ㄒ唬?檔案管理體制缺乏完善 </p><p>　　建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復(fù)雜的過程，包括很

6、多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失。現(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。 </p><p>　?。ǘ?檔案管理方法明顯落后 </p><

7、;p>　　部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。 </p><p>　?。ㄈ?檔案管理缺乏重視 </p><p>　　企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞

8、制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進(jìn)行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎勵制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。 </p><p>　?。ㄋ模?檔案管理人員素質(zhì)水平低下 </p>

9、<p>　　檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個公司的發(fā)展都會造成不良影響。 </p><p>　　三. 促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施 </p

10、><p>　?。ㄒ唬?充分應(yīng)用激勵機(jī)制 </p><p>　　公司應(yīng)該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點(diǎn)非常重要?？茖W(xué)合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學(xué)合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學(xué)合理的獎懲制度可一維護(hù)公司的基

11、本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進(jìn)公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員

12、的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的</p><p>　　（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動性 </p><p>　　為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化升級。首

13、先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對檔案進(jìn)行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時應(yīng)該在對檔案進(jìn)行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不

14、使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實(shí)際上，檔案的使用價值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進(jìn)公司的順利發(fā)展。 　?。ㄈ?以績效管理促檔案管理 </p><p>　　績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統(tǒng)進(jìn)行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用

15、數(shù)據(jù)說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應(yīng)對績效考核體系進(jìn)行審視，加強(qiáng)與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時做出調(diào)整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對員工工作進(jìn)行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，做了真實(shí)有序的保存，是績效管理過程中需要的重要

16、依據(jù)，是績效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎(chǔ)，對績效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。 </p><p>　　檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)

17、病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長計算機(jī)的使用壽命。 </p&

18、gt;<p><b>　　四. 結(jié)束語 </b></p><p>　　檔案管理對于我國建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進(jìn)我國建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b><

19、;/p><p>　　[1] 王曉玲，略論單位建設(shè)工程檔案管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010，14（12）：181-182+193. </p><p>　　[2] 卜凡坤，侯仰增，陳凱.淺談項目建設(shè)單位如何做好工程檔案管理工作[J].水利建設(shè)與管理，2010，05（23）：8-9. </p><p>　　[3] 馮美芳.工程建設(shè)單位檔案管理工作的問題與思考[J].山西檔案

20、，2012，S1（33）：37-38+46. </p><p>　　[4] 折巧玲.研究建設(shè)工程檔案管理的創(chuàng)新策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，15（15）：44+46. </p><p>　　[5] 陳燕.關(guān)于建設(shè)項目工程檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，03（56）：28-29. </p><p>　　[6] 李妹琴.建設(shè)工程檔案管理[J].上海建設(shè)科