規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案管理的問題與對策

1、<p>　　規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案管理的問題與對策</p><p>　　摘 要：本文分析了規(guī)劃設(shè)計(jì)行業(yè)科技信息歸檔及利用的重要性和必要性，并從設(shè)計(jì)人員以及檔案室工作人員的角度提出了科技檔案歸檔的注意事項(xiàng)，對相關(guān)行業(yè)的工作人員可以提供借鑒。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：規(guī)劃設(shè)計(jì)；檔案；問題；對策 </p><p><b>　　1.引言 </b>

2、</p><p>　　規(guī)劃設(shè)計(jì)成果檔案是其在各項(xiàng)規(guī)劃設(shè)計(jì)、勘察測量以及科學(xué)研究等生產(chǎn)活動過程中直接形成的科技資料，它能客觀地記錄和反應(yīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)域科技活動的歷史過程，直接記錄設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)思想、設(shè)計(jì)方法和設(shè)計(jì)成果，它是企業(yè)的原生資源庫，蘊(yùn)藏著巨大的潛在價值。因此企業(yè)的每一位員工都應(yīng)充分認(rèn)識到科技檔案的價值，并注意及時準(zhǔn)確的對既有工作成果進(jìn)行歸檔和保存，并在實(shí)際工作中充分利用其價值。 </p><

3、;p>　　科技檔案的工作環(huán)節(jié)包括收集、整編管理、利用三個環(huán)節(jié)。其中收集是基礎(chǔ)和源頭，整編管理是過程，利用是目的。充分發(fā)揮和利用好科技檔案，才能有效地利用檔案的價值，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供基礎(chǔ)性信息資料。 </p><p>　　2.企業(yè)科技檔案歸檔和利用的重要性和必要性 </p><p>　　對規(guī)劃設(shè)計(jì)成果的集中統(tǒng)一管理，是規(guī)劃設(shè)計(jì)行業(yè)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證，也是積累城市建設(shè)

4、經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備的手段；工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃設(shè)計(jì)工作的基礎(chǔ)，是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)；工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴(kuò)建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑；工程檔案是城市防災(zāi)、挽災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。 </p><p>　　規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案對防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的恢復(fù)建設(shè)都有著非常重要的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、減少損失的重要手段之一；規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案是規(guī)劃設(shè)計(jì)過程的真

5、實(shí)記錄，客觀記錄和反映各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對后期施工、檢測、維修、改建、擴(kuò)建、拆除和其他工程建設(shè)具有指導(dǎo)作用，對其他相似工程也有著借鑒作用。①規(guī)劃設(shè)計(jì)的檔案管理與規(guī)劃設(shè)計(jì)工作本身有著十分緊密的聯(lián)系，規(guī)劃設(shè)計(jì)本身始終離不開檔案的支持；②檔案管理不僅對項(xiàng)目本身有指導(dǎo)作用，而且對其他同類工程設(shè)計(jì)建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復(fù)多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；③檔案管理工作能有效地促進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的研究發(fā)展。 <

6、/p><p>　　3.規(guī)劃設(shè)計(jì)企業(yè)檔案工作存在的問題 </p><p>　?。?）企業(yè)的重視不夠。由于設(shè)計(jì)行業(yè)的競爭日趨激烈，企業(yè)重前期輕后期現(xiàn)象較為突出，對于前期的投標(biāo)以及設(shè)計(jì)過程，比較重視，然而對于后期的設(shè)計(jì)服務(wù)以及歸檔管理重視不足。 </p><p>　?。?）設(shè)計(jì)人員歸檔的積極性普遍不高，工程檔案資料不規(guī)范，不齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，同時檔案管理人員大多沒有參加

7、專業(yè)知識訓(xùn)練，對歸檔的資料很難做到清楚的認(rèn)知。 </p><p>　?。?）檔案管理方面也存在重存儲輕利用的問題。很多檔案資料歸檔以后，就永遠(yuǎn)存在于檔案庫，沒有找到充分利用的途徑。 </p><p>　　因此，如何加強(qiáng)規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的科學(xué)管理，建立完善的科學(xué)管理體制，使之為城市建設(shè)發(fā)展提供完備、詳實(shí)的軟件資料，是當(dāng)前規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案管理的重要研究課題。 </p><p>

8、　　4.解決現(xiàn)狀問題的方法 </p><p>　　4.1需要改進(jìn)管理機(jī)制 </p><p>　　規(guī)劃設(shè)計(jì)成果有其自身的特性，一個項(xiàng)目是由參加建設(shè)的各方共同完成的，其檔案工作也一樣，從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個環(huán)節(jié)需要各個部門和專業(yè)密切協(xié)作配合。因此，理順機(jī)制，明確職責(zé)，保持各環(huán)節(jié)的有效銜接，是做好規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案工作的基本保障。理順管理機(jī)制，變檔案一級管理為檔案室、項(xiàng)目管理部

9、兩級、總工室三級管理體制，這樣可以較好地解決管理機(jī)制差的問題。在項(xiàng)目管理部設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)相關(guān)專業(yè)的檔案工作，將工程檔案的編制職責(zé)交到項(xiàng)目管理部，并且要求檔案工作與工程項(xiàng)目的建設(shè)同步進(jìn)行。檔案室負(fù)責(zé)對項(xiàng)目管理部的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查，總工室定期對已經(jīng)歸檔的文獻(xiàn)進(jìn)行審閱和評價，變工程檔案工作的一級管理為三級管理。 </p><p>　　規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的三級管理體制有其以下優(yōu)點(diǎn)：一是檔案工作力量加強(qiáng)，管理重

10、心分散，解決了檔案編制工作不夠到位的問題，保證了及時收集和歸檔；二是檔案工作責(zé)任進(jìn)一步落實(shí)，檔案工作成為項(xiàng)目管理部和總工室的考核內(nèi)容后，使檔案工作在項(xiàng)目管理部和總工室都受到重視，從領(lǐng)導(dǎo)到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集，及時交給檔案員。在項(xiàng)目各階段結(jié)束時，項(xiàng)目管理部能主動組織規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的驗(yàn)收，為整個工程項(xiàng)目檔案的按時驗(yàn)收提供了保障；三是專業(yè)分工有利于檔案員進(jìn)一步掌握相關(guān)專業(yè)知識使工程檔案的組卷更為合理、實(shí)用；四是有利于對項(xiàng)目后

11、期工程變更情況的掌握，由于項(xiàng)目管理部對工程的進(jìn)度和工程變更情況比較了解，可以及時更新變更文件的收集和相關(guān)圖紙的修改工作，以保證項(xiàng)目的歸檔資料齊全和準(zhǔn)確。 </p><p>　　4.2建立激勵和培訓(xùn)機(jī)制 </p><p>　　經(jīng)總工室評價，對檔案資料管理優(yōu)秀的項(xiàng)目進(jìn)行獎勵，對評價不合格的項(xiàng)目進(jìn)行處罰。一方面對項(xiàng)目組設(shè)計(jì)人員進(jìn)行引導(dǎo)，另一方面對項(xiàng)目管理部和檔案室工作人員進(jìn)行監(jiān)督。針對單位工程檔

12、案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，每年至少舉辦一期基本建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質(zhì)量打好基礎(chǔ)。 </p><p>　　4.3規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的完整化、系統(tǒng)化、信息化 </p><p>　　規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)完整是有效利用，充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)其價值的前提。必須強(qiáng)化資料收集和分類匯編這二個環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提，也是

13、最重要的工作環(huán)節(jié)。規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案來源分散，形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。項(xiàng)目管理人員和檔案工作人員只有全面了解工程項(xiàng)目建設(shè)情況，才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍，既不重復(fù)也不遺漏。收集工作要從平時做起，，階段工作完成后要對歸檔文件完整性進(jìn)行檢查，檢查歸檔材料是否齊全、完整。同時要注重特殊形式的文件材料的收集。現(xiàn)行的規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還會產(chǎn)生許多照片子文件等，這些特殊的文件材料也反映了規(guī)

14、劃設(shè)計(jì)的過程，是項(xiàng)目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。把握歸檔文件的系統(tǒng)性，是實(shí)現(xiàn)規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案有效利用的先決條件。規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔材料只有在完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，按照國家相關(guān)規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)化整理和編目，科學(xué)分類，合理組卷，才能為今后工程管理和運(yùn)行提供依據(jù)。同時在當(dāng)今信息化時代，順應(yīng)時代發(fā)展建立規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案，使其能更快捷、更方便的為城市建設(shè)提供了一個新的查詢和借閱操縱平臺，也是非常緊迫之任務(wù)。 </p><p&