淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

1、<p>　　淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策</p><p>　　【摘 要】企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著時代的發(fā)展與改革的深化，企業(yè)的檔案管理也顯得十分重要，因為檔案是企業(yè)信息的重要載體，它記載著企業(yè)在過去期間運(yùn)行留下的痕跡，它可以為企業(yè)在今天的人力、物力、財力的管理上助上一臂之力，在激烈的競爭中求得發(fā)展與生

2、存。但是有的企業(yè)檔案管理工作瑣碎、凌亂，再加上其他原因使企業(yè)的檔案管理工作中存在著諸多的問題，已經(jīng)阻礙了企業(yè)向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)的步伐，所以找出上述問題存在的原因并加以解決在實際工作中具有十分重要的現(xiàn)實意義。 </p><p>　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理；問題及對策 </p><p>　　一、當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理存在的問題 </p><p>　　1.檔案管理意識薄弱 &

3、lt;/p><p>　　首先是主要領(lǐng)導(dǎo)不給予重視。大家都知道，企業(yè)是生產(chǎn)經(jīng)營活動的場所，所以單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)最關(guān)心的就是企業(yè)的安全生產(chǎn)；對外最關(guān)心的就是抓住機(jī)遇，占領(lǐng)市場，他們認(rèn)為這樣就為企業(yè)的良性循環(huán)持續(xù)發(fā)展注入了新鮮的血液。至于企業(yè)的檔案管理工作就是收集、整理、保存各個部門暫時不用的資料而已。其性質(zhì)好比管理員看好倉庫一樣的簡單，單位設(shè)立此部門就是為了應(yīng)付上邊的檢查而已。其次是相關(guān)工作人員缺乏主觀能動性。在領(lǐng)導(dǎo)的

4、不重視下，相關(guān)業(yè)務(wù)人員也就沒有了工作激情，他們認(rèn)為這個崗位的工作是無法與財務(wù)科、經(jīng)營辦、人力資源部相比的，無論怎樣工作都是徒勞的，是沒有業(yè)績的。所以就 “當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的工作態(tài)度，由于上述的原因，檔案管理工作成了重形式輕內(nèi)容，大部分工作內(nèi)容都是為上級的聯(lián)查工作而工作。 </p><p>　　2.檔案的管理力量薄弱 </p><p>　　在上述理念下，檔案室成了提前退休的“療養(yǎng)”室，這

5、里的人員一部分是機(jī)關(guān)科室要退休的轉(zhuǎn)崗人員，還有一部分是辦公室及后勤人員轉(zhuǎn)入，由于馬上要退休，所以人員頻換變動；由于綜合素質(zhì)低下，所以不具有專業(yè)技術(shù)水平。有了上述原因就出現(xiàn)了各種檔案管理期限混擾不清、編號索引不全等管理混亂狀態(tài)。這樣年久的檔案無法找到，近年度的檔案也時常丟失，總之不能很好地為企業(yè)服務(wù)。因為檔案的管理質(zhì)量提高不上去，最終導(dǎo)致檔案的使用價值也無法體現(xiàn)，這樣現(xiàn)象嚴(yán)重地阻礙了企業(yè)的發(fā)展。 </p><p>

6、　　3.檔案的管理與利用相分離 </p><p>　　企業(yè)的檔案管理應(yīng)該是為企業(yè)后續(xù)的各種服務(wù)而工作的，但是現(xiàn)在許多企業(yè)的檔案管理是為應(yīng)付形式而管理的。沒有發(fā)揮出檔案管理應(yīng)起的作用，其一是由于歷史原因和人為因素，使檔案管理不善，部分檔案管理資源流失，使個別檔案存在斷代現(xiàn)象，讓檔案失去原有的價值。另一個主要原因是部分基層管理者認(rèn)為企業(yè)為了適應(yīng)當(dāng)今激烈競爭的挑戰(zhàn)，就應(yīng)該分析現(xiàn)在的各種市場因素，不愿意浪費(fèi)時間去翻閱檔案

7、，喪失或降低了檔案為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)的功能。這樣導(dǎo)致企業(yè)喪失挖掘新資源的潛力與機(jī)遇，同時也造成大量信息資源閑置。 </p><p>　　二、針對當(dāng)前我國企業(yè)檔案管理工作存在的問題應(yīng)采取的措施 </p><p>　　1.強(qiáng)化檔案管理意識 </p><p>　　首先單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該對本單位的檔案管理工作給予高度重視，這是做好企業(yè)檔案管理工作的前提條件，讓他們從本質(zhì)上認(rèn)

8、識到檔案管理工作可以為企業(yè)的重大決策與措施提供科學(xué)有效的依據(jù)。其次讓相關(guān)工作人員放下包袱，努力學(xué)習(xí)，積極參加培訓(xùn)與講座。認(rèn)真地學(xué)習(xí)工作流程，嚴(yán)格把好接收、整理、歸檔、入庫、上架等各個工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，同時及時地錄入微機(jī)，企業(yè)應(yīng)該定期派業(yè)務(wù)骨干向兄弟單位去學(xué)習(xí)，并使之結(jié)合自己的實際工作經(jīng)驗，真正地做到理論聯(lián)系實際。同時企業(yè)也應(yīng)該面向社會招聘一些有專業(yè)理論知識和業(yè)務(wù)技能的專業(yè)人員，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平迅速提高。最后做好全體檔案管理人員的

9、繼續(xù)教育工作，這是檔案管理人員不斷開拓視野，了解檔案管理領(lǐng)域新動態(tài)、新情況使之與外界接軌的最好途徑。同時也是檔案管理人員提高自身素質(zhì)，努力鉆研業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作的單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)化的有效措施。 </p><p>　　2.調(diào)動工作人員的工作積極性 </p><p>　　針對企業(yè)檔案管理人員工作激情不高，管理力量薄弱這一特點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)該打破“療養(yǎng)科室”這一鐵飯碗現(xiàn)象，積極地推行公平競爭上崗、

10、擇優(yōu)上崗這一理念，真正地做到能者上、庸者下的管理機(jī)制。對在崗員工進(jìn)行各個方面的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)考評，對優(yōu)秀者給予獎勵，對合格者給予鼓勵，對考核不達(dá)標(biāo)者給予待崗接受繼續(xù)教育或轉(zhuǎn)崗，同時鼓勵在崗人員積極發(fā)揮個人的主觀能動性，發(fā)揮個人的潛力，激勵他們開拓創(chuàng)新。同時，企業(yè)也應(yīng)該拿出一定的經(jīng)費(fèi)，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的崗資、獎金掛鉤，這也是鼓勵他們學(xué)好業(yè)務(wù)，專研業(yè)務(wù)的有效手段。 </p><p>　　3.檔案管理應(yīng)與企業(yè)的信息化管理相

11、結(jié)合 </p><p>　　傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)量大，差錯率高，效率低，保密性差，并使一些不法分子有可趁之危。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)在現(xiàn)代化管理體制下，檔案管理也應(yīng)該一改過去的“看攤、手蹲、倉庫保管”等現(xiàn)象，檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，進(jìn)行信息化管理，充分實現(xiàn)檔案的輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化手段，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達(dá)到信息共享，同時為企業(yè)提供迅速、準(zhǔn)確、全方位的檔案信息奠定基礎(chǔ)，也為企

12、業(yè)的正常良性循環(huán)起到一定的作用。 </p><p><b>　　三、結(jié)語 </b></p><p>　　總之，企業(yè)實行現(xiàn)代化管理不是局部的，應(yīng)該是全方位、全領(lǐng)域的，檔案管理工作是現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)準(zhǔn)，所以企業(yè)應(yīng)該加大檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化，同時也注重專業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)培養(yǎng)，最終使檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。