試論環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性

1、<p>　　試論環(huán)境檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化信息化的必要性</p><p>　　摘 要：隨著社會(huì)對(duì)環(huán)境保護(hù)要求的提高，環(huán)境檔案管理得到越來(lái)越多的關(guān)注。環(huán)境檔案管理最基本的工作就是環(huán)境業(yè)務(wù)檔案和文書(shū)檔案等紙質(zhì)檔案的收集與整體。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的信息化和電子化才能跟上時(shí)代的潮流保證檔案的完整性、安全性。本文首先介紹了目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，然后介紹了環(huán)境檔案管理電子化信息化的

2、特點(diǎn)和方式，最后進(jìn)一步分析實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化 </p><p>　　中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2013）09-0013-01 </p><p>　　環(huán)境檔案管理是一項(xiàng)涉及多學(xué)科多領(lǐng)域的工作，它需要一定的技術(shù)基礎(chǔ)。環(huán)境檔案管理的對(duì)象就是在環(huán)保過(guò)程

3、中所產(chǎn)生的真實(shí)材料，這些專(zhuān)業(yè)活動(dòng)包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制信訪(fǎng)及環(huán)境研究。 </p><p>　　一、目前環(huán)境檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題 </p><p>　　1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法 </p><p>　　檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細(xì)心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是

4、檔案的收集和分類(lèi)工作，管理員首先需要把環(huán)?？萍紮n案可以分為以下八類(lèi)：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學(xué)研究、環(huán)境工程與基本建設(shè)、儀器設(shè)備與環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當(dāng)?shù)姆椒ū４妫乐渭堎|(zhì)檔案發(fā)生霉變、長(zhǎng)蟲(chóng)、發(fā)霉、遺失等問(wèn)題 </p><p>　　2.電子文檔管理方式不受重視 </p><p>　　使用電子文檔來(lái)保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙

5、質(zhì)資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術(shù)投入，必須以一定的計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理人員的管理要求、技術(shù)要求也更高，工作量也增大。在實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的過(guò)程中還存在以下問(wèn)題：首先，硬件設(shè)備和軟件設(shè)備不能達(dá)到要求，缺少資金投入和技術(shù)支持；其次，檔案管理人員的技術(shù)水平落后，尤其是缺少專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能。因此，要實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術(shù)投入，也需要加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)。 &

6、lt;/p><p>　　3.當(dāng)前我國(guó)環(huán)境檔案管理存在的問(wèn)題 </p><p>　　一方面，我國(guó)環(huán)境檔案管理體系沒(méi)有保障機(jī)制，表現(xiàn)為既沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的環(huán)境檔案管理準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)，即使在與檔案管理相關(guān)的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒(méi)有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對(duì)信息披露的范圍、內(nèi)容、形式都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術(shù)層面來(lái)看我國(guó)還沒(méi)有建立完整的環(huán)境檔案管理技術(shù)體系，沒(méi)有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

7、 </p><p>　　二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn)和方式 </p><p>　　1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點(diǎn) </p><p>　　環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來(lái)儲(chǔ)存所要管理的信息，電子文件是以光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體，與紙質(zhì)文檔相比，它有以下特點(diǎn)：電子文檔離不開(kāi)現(xiàn)代辦公設(shè)備的支持，最主要的設(shè)備即計(jì)算機(jī)；通過(guò)這些現(xiàn)代化的設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)文檔信息快速、便

8、捷的共享，不會(huì)有任何時(shí)間和地域的限制；通過(guò)這些設(shè)備也可以快速地對(duì)信息進(jìn)行修改或補(bǔ)充；電子文件的保存環(huán)境沒(méi)有紙質(zhì)文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設(shè)備不發(fā)生損壞即可。 </p><p>　　2.電子文件歸檔的方式 </p><p>　　要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤(pán)上，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)移交檔案。以保存在磁盤(pán)上的方式來(lái)歸檔看起來(lái)文檔的保存期可以無(wú)限長(zhǎng)，但實(shí)際上磁盤(pán)很容易受到

9、損壞，對(duì)電子文檔產(chǎn)生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復(fù)起來(lái)難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內(nèi)的信息不回丟失，可以通過(guò)采取文件備份的方法解決該問(wèn)題，但這又會(huì)使存儲(chǔ)磁盤(pán)的數(shù)量增多，管理人員的工作量也會(huì)增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)版辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門(mén)合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門(mén)依靠其技術(shù)設(shè)備及人才條件負(fù)責(zé)電子文件歸檔并負(fù)責(zé)保證其安全

10、。當(dāng)然最好的方式還是把兩種方式同時(shí)使用，做好網(wǎng)絡(luò)存貯的同時(shí)把文件存入光盤(pán)。 </p><p>　　三、實(shí)現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性 </p><p>　　檔案管理方式的電子化與信息化已經(jīng)成為信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。 </p><p>　　1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作 </p><p>　　電子化

11、和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時(shí)間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國(guó)甚至全世界接軌，檔案管理部門(mén)能獲得更多的支持，使檔案管理部門(mén)由封閉走向開(kāi)放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴(kuò)展到信息采集、管理和服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源的合理配置、科學(xué)管理。 </p><p>　　2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢(shì)發(fā)展的需求 </p><p>　　21

12、世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時(shí)代，人類(lèi)的每項(xiàng)工作都離不開(kāi)高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬(wàn)件，這些文件都是一個(gè)地區(qū)或國(guó)家珍貴的信息資源庫(kù)，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的充分利用，充分實(shí)現(xiàn)資源共享，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及環(huán)境保護(hù)服務(wù)。近年來(lái)，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案載體已經(jīng)大部分被光盤(pán)、磁盤(pán)取代，隨之也產(chǎn)生了一系列檔案管理的問(wèn)題，例如電子檔案的收集、保管、保護(hù)和

13、利用問(wèn)題，要解決這些問(wèn)題就要加快檔案管理電子化信息化的建設(shè)。 </p><p>　　3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會(huì)的強(qiáng)烈需求 </p><p>　　在競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的當(dāng)今社會(huì)，人們的世界觀(guān)念越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)工作效率的要求越來(lái)越高，領(lǐng)導(dǎo)在做決策時(shí)也要做到迅速、準(zhǔn)確，職能部門(mén)的工作對(duì)數(shù)據(jù)也要求及時(shí)、準(zhǔn)確，社會(huì)大眾對(duì)檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識(shí)的加強(qiáng)，人們對(duì)環(huán)境檔案信息的需求明

14、顯增大。面對(duì)這些群體，檔案管理部門(mén)只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿(mǎn)足達(dá)到要求，這就迫使檔案管理部門(mén)改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供多功能而快捷的服務(wù)。 </p><p><b>　　四、結(jié)語(yǔ) </b></p><p>　　傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再適合現(xiàn)當(dāng)代對(duì)于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質(zhì)管理方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡?/p>

15、子信息化管理是必然趨勢(shì)，只有順應(yīng)時(shí)代潮流利用現(xiàn)代化的技術(shù)提供更舒適的服務(wù)，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1]趙潔，檔案管理信息電子化問(wèn)題研究，神州，2013（01）. </p><p>　　[2]龔尚今，淺談檔案電子化管理，華章，2011（10）. <