試論招標(biāo)代理工作中如何做好各方面的協(xié)調(diào)工作

1、試論招標(biāo)代理工作中如何做好各方面的協(xié)調(diào)工作 試論招標(biāo)代理工作中如何做好各方面的協(xié)調(diào)工作摘要：招標(biāo)代理工作中協(xié)調(diào)工作的重要性是由代理工作中介服務(wù)的本質(zhì)決定的，本文結(jié)合作者的實際工 作經(jīng)驗從招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、專家評委、招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)四個方面討論了如何做好相關(guān)的協(xié)調(diào)工作。 關(guān)鍵詞：招標(biāo)代理 協(xié)調(diào)工作 招標(biāo)單位 投標(biāo)單位 專家評委 招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)招標(biāo)代理工作的本質(zhì)是一項社會中介服務(wù)工作；是招標(biāo)代理單位接受招標(biāo)單位的委托，為其提供的招標(biāo) 服務(wù)工作。

2、中介服務(wù)的性質(zhì)決定了招標(biāo)代理工作成為有關(guān)各方利益和矛盾匯聚的焦點，它是招標(biāo)單位和 投標(biāo)單位聯(lián)系的橋梁，也是招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)管理規(guī)范招投標(biāo)行為的紐帶。在招標(biāo)代理工作中，招標(biāo)代理單 位是否能夠做好相關(guān)各方面的協(xié)調(diào)工作，不僅將影響到服務(wù)工作的質(zhì)量，甚至可能影響到招標(biāo)活動的成 敗。 在招標(biāo)代理工作中，招標(biāo)代理單位需要協(xié)調(diào)處理好的關(guān)系包括內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系。內(nèi)部關(guān)系是指招標(biāo) 代理單位針對具體招標(biāo)代理工作所做的單位內(nèi)部協(xié)調(diào)和安排，包括人員組織、技術(shù)支持

3、、設(shè)備配備等方 面的工作。外部關(guān)系是指招標(biāo)代理單位與在招標(biāo)代理工作中所涉及的各有關(guān)主體之間的聯(lián)系，各有關(guān)主 體可以大致的概括為招標(biāo)單位、投標(biāo)單位、專家評委和招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)。內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)處理更多的屬于 企業(yè)經(jīng)營學(xué)的范疇，本文不做重點討論。本文著重結(jié)合招標(biāo)代理工作的實踐經(jīng)驗和實際狀況，探討論述 招標(biāo)代理單位如何協(xié)調(diào)好各種外部關(guān)系。1、與招標(biāo)單位的關(guān)系招標(biāo)代理單位所進(jìn)行的招標(biāo)代理工作是在接受招標(biāo)單位委托的前提下開展的，可以說沒有委托就沒 有招

4、標(biāo)代理工作。因此處理好與招標(biāo)單位的關(guān)系，為招標(biāo)單位提供令其滿意的服務(wù)成為招標(biāo)代理工作的 重點。 本文所述的招標(biāo)單位是對招標(biāo)業(yè)務(wù)委托方的泛指。根據(jù)招標(biāo)業(yè)務(wù)的對象不同，招標(biāo)業(yè)務(wù)委托方的性質(zhì)也 是多樣的，有業(yè)主方、項目管理公司、主管部門、代甲方公司等等，本文為敘述簡便統(tǒng)稱為招標(biāo)單位。 雖然招標(biāo)單位的性質(zhì)不同，他們對招標(biāo)代理單位的信賴程度和具體招標(biāo)工作要求也有所不同，但是招標(biāo) 代理單位的服務(wù)原則是相同的，即認(rèn)真負(fù)責(zé)地與招標(biāo)單位溝通，聽取招標(biāo)單位

5、的意見和建議，以完善招 標(biāo)文件乃至提高整個招標(biāo)工作的質(zhì)量。招標(biāo)代理單位為招標(biāo)單位提供的服務(wù)根據(jù)工作的性質(zhì)大致可以分為程序性工作和技術(shù)性工作。程序 性工作主要包括協(xié)助招標(biāo)單位報建、協(xié)助招標(biāo)單位審查投標(biāo)單位資格、組織投標(biāo)單位踏勘現(xiàn)場和答疑、 組織開評標(biāo)、協(xié)助招標(biāo)單位確定中標(biāo)單位等內(nèi)容；技術(shù)性工作主要包括擬訂招標(biāo)方案，編制資格預(yù)審文 件和招標(biāo)文件，編制工程量清單和標(biāo)底，草擬工程合同等內(nèi)容。程序性工作強(qiáng)調(diào)的是合法和高效，技術(shù) 性工作強(qiáng)調(diào)的是高水

6、平和高質(zhì)量，而兩者共同的要求是服務(wù)到位，滿足招標(biāo)單位的需求。在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)中，程序性工作是代理工作者一項很重要的工作。以招標(biāo)投標(biāo)法為首的招投標(biāo)相關(guān) 法律法規(guī)中對程序性的規(guī)定是相當(dāng)明確和嚴(yán)格的，比如發(fā)布公開招標(biāo)信息至少要 5 個工作日，從發(fā)標(biāo)到 開標(biāo)之間至少要有 20 天的間隔等。對相關(guān)規(guī)定的熟知和熟練運用對于代理工作者而言是一項必不可少 的基本功。要練好這項基本功，首先要掌握好現(xiàn)有各項規(guī)定，同時在工作中及時收集并學(xué)習(xí)好行業(yè)內(nèi)有 關(guān)新規(guī)定

7、、新方法，并把它正確地運用到實踐當(dāng)中去。在程序性工作過程中代理工作者在練好基本功的 同時，一定要注意做好與招標(biāo)人的溝通工作。俗話說“隔行如隔山”，在代理工作者的服務(wù)對象中很大 一部分人對招投標(biāo)工作不了解，有一些招標(biāo)人雖然有一定的知識，但是并不能跟上最新的形式變化。他 們時常會提出發(fā)公開招標(biāo)信息 3 天可不可以，開標(biāo)不要等 20 天提前一點可不可以，國有投資項目招標(biāo) 人自己成立定標(biāo)委員會在專家評委評好標(biāo)后再由定標(biāo)委員會定中標(biāo)人可不可以等等

8、要求，有時要求的甚 至非常強(qiáng)烈。作為代理工作者在對待這些要求時不能簡單的回答，更不能情緒化對待，要認(rèn)真地擺出相 關(guān)文件，耐心地做好解釋工作。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)中，雖然程序性工作是很重要的，但是代理工作決不僅是一個二傳手似的程序性工 作。由于代理業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)面廣，技術(shù)性的服務(wù)才是代理工作的重點。代理業(yè)務(wù)就象是整個建設(shè)工作 中的一個大的節(jié)點，通過這一步的工作意味著一項工程正式從紙面上走到了地面上。站在這個大的節(jié)點 上，代理工作者只有具有了前觀后

9、瞻的視野和比較廣闊的知識面才能夠勝任。這就要求代理工作者具有 較為全面的業(yè)務(wù)知識，不僅是招投標(biāo)知識，而且在造價、合同、設(shè)計、監(jiān)理乃至前期工作等方面都能有 一定的了解和掌握。以上所述的程序性工作和技術(shù)性工作在實踐工作中并不是單獨存在的，而是融合在整個招標(biāo)代理工 作中貫穿于招標(biāo)代理服務(wù)的始終。特別是在一些關(guān)系到招投標(biāo)工作的重大規(guī)定出臺時，招標(biāo)代理人員一 方面要及時與招標(biāo)單位聯(lián)系溝通，取得招標(biāo)單位的信任，保證招投標(biāo)工作的進(jìn)展；另一方面要加強(qiáng)業(yè)

10、務(wù) 學(xué)習(xí)，盡快理解并能夠熟練運用。下面結(jié)合當(dāng)前的招投標(biāo)代理工作形勢，以近期出臺的對招投標(biāo)工作有的是在行動上的尊重，而對投標(biāo)單位給予的合理合法的幫助則是對他們最大的尊重。例如：招標(biāo)代理單 位在發(fā)標(biāo)、現(xiàn)場踏勘、交納和退還投標(biāo)保證金等工作中與招標(biāo)單位等做好協(xié)調(diào)工作，為投標(biāo)單位提供一 定的方便；在用國標(biāo)工程量計價規(guī)范招標(biāo)的項目中，與相關(guān)計算機(jī)軟件提供商聯(lián)系為投標(biāo)單位組織技術(shù) 培訓(xùn)，以便于他們投標(biāo)等等。招標(biāo)代理單位如果在招投標(biāo)工作獲得了投標(biāo)單位的

11、充分配合，則項目的進(jìn) 行可以更加的順利，招標(biāo)工作順利的最大受益人是招標(biāo)單位。當(dāng)然招標(biāo)代理單位的在協(xié)調(diào)與投標(biāo)單位相關(guān)工作時的努力不僅僅是為了得到各投標(biāo)單位的理解和配 合，更重要的是力爭創(chuàng)造一個三公的“競技場”，讓各投標(biāo)單位都能夠充分的發(fā)揮自己的技能，而充分 競爭的結(jié)果為招標(biāo)單位選擇到滿意的中標(biāo)單位。要做到這一點，招標(biāo)代理單位在工作中要掌握下面三個 原則：第一、公平競爭原則：即不歧視原則，是指給予所有參與競爭的投標(biāo)人平等的機(jī)會；按事先公布

12、的不具有任何特別保護(hù)或特別歧視條款的資格審查標(biāo)準(zhǔn)和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對待所有的投標(biāo)人。第二、充分透明 原則：按《招標(biāo)投標(biāo)法》和相關(guān)配套文件的規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)，使招標(biāo)投標(biāo)活動具有高度的透明性，公 開招標(biāo)信息和程序，公開招標(biāo)的一切條件和要求，公開開標(biāo)和評標(biāo)的結(jié)果。第三、權(quán)利和義務(wù)平衡原 則：在招標(biāo)投標(biāo)和合同管理的全過程維持合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)平衡。避免將風(fēng)險過多的、不合 理的推向承包商，導(dǎo)致一方面成熟的、有經(jīng)驗的承包商不參與投標(biāo)，另一方面參與投

13、標(biāo)的投標(biāo)單位無法 以正常、正當(dāng)?shù)氖址ü礁偁?，最終損害到招標(biāo)人的利益。3、與專家評委的關(guān)系在招標(biāo)代理過程中，招標(biāo)代理人員與專家評委的接觸應(yīng)該僅限于以下兩個環(huán)節(jié)：接受招標(biāo)人委托通 知專家評標(biāo)事宜以及評標(biāo)階段（包括因評標(biāo)需要而產(chǎn)生的詢標(biāo)工作）。除了這兩個環(huán)節(jié)以外的任何關(guān)于 招標(biāo)項目的接觸均是被禁止的，做到這一點對于招標(biāo)代理人員來說是起碼的要求。在與專家評委的接觸中，招標(biāo)代理單位主要應(yīng)完成好以下兩方面工作：一方面，應(yīng)做好招標(biāo)項目和 招標(biāo)文件的

14、解釋、說明工作。由于現(xiàn)有專家?guī)斓木窒扌?，隨機(jī)抽取的專家難免存在業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊、 專業(yè)不太對口等問題，招標(biāo)代理人員對相關(guān)事宜的解釋、說明可以使專家評委能夠比較全面的了解項目 的特征、掌握評標(biāo)辦法的要求，順利的完成評標(biāo)工作。另一方面，應(yīng)協(xié)助招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)做好評標(biāo)會秩序的維持工作。專家評委中的絕大多數(shù)可以很好的勝 任評標(biāo)工作，但是也有個別不正常的現(xiàn)象。其中一些評委對其職責(zé)不重視：每次被邀請評標(biāo)都以各種理 由拒絕，評標(biāo)會遲到現(xiàn)象嚴(yán)重，有的還在喝

15、的一股酒氣的情況下來評標(biāo)等等。這些情況由于常常被認(rèn)為 不涉及原則性問題，在目前對專家評委的管理基本上流于形式的環(huán)境下，招標(biāo)代理單位只能在加強(qiáng)同專 家的聯(lián)系上多努力。而極個別專家甚至有下列行為：毫無理由的與其他專家判斷相反，大幅度拉高或拉 低某投標(biāo)單位評分；在評標(biāo)會上大力評論某投標(biāo)單位投標(biāo)標(biāo)書，影響其他評委評標(biāo)等等。這些情況只要 出現(xiàn)，招標(biāo)代理單位要協(xié)助管理機(jī)構(gòu)及時予以制止，并配合好管理機(jī)構(gòu)的調(diào)查工作。4、與招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)的關(guān)系與管理部門存

16、在良好的工作關(guān)系不是一件需要隱晦的事。在西方發(fā)達(dá)國家，一個中介公司與官方的 長久優(yōu)良關(guān)系向來被作為公司的優(yōu)勢大力宣傳的，當(dāng)然前提是這種友好關(guān)系是通過合法和正當(dāng)?shù)耐緩将@ 得的。如前所述，招標(biāo)代理工作是招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)管理和規(guī)范招投標(biāo)活動的紐帶，“紐帶”與其兩端連接 的越緊密其作用自然越強(qiáng)、越有效。當(dāng)然要做到這一點首先要提高“紐帶”的質(zhì)量，招標(biāo)代理人員要有 較高的素質(zhì)，不做“快遞員”“資料員”，保證好工作質(zhì)量；同時要盡到應(yīng)有的建議責(zé)任，及時將招

17、投 標(biāo)工作中出現(xiàn)的各種各樣的情況向管理部門反映，合理、中肯的建議、匯報可以得到管理部門的認(rèn)同， 對下一步招投標(biāo)工作的開展是有益的。只要招標(biāo)代理單位合規(guī)、合理、合法、按程序辦事，長此以往隨 著雙方信賴關(guān)系的逐步建立，自然會建立起良好關(guān)系。而這種良好關(guān)系可以保證招標(biāo)工作更加順利的運 行，最終受益最大的仍然是招標(biāo)代理單位的委托方招標(biāo)單位。招標(biāo)代理工作的中介服務(wù)的性質(zhì)決定了招標(biāo)代理單位必須要協(xié)調(diào)處理好與外部各方面關(guān)系，以確保 招標(biāo)工作進(jìn)展順利。