日常費用報銷

1、時 間：2013年4月11日,部 門：備件物流事業(yè)部,日常費用報銷,報告人： 吳建坤,,報告目錄,,,1,常見單據(jù)類型,,,2,原始單據(jù)粘貼,,,3,常見的日常費用報銷及注意事項,,,4,承運商結算,,,5,發(fā)票的辨別,常見單據(jù)類型,原始單據(jù)粘貼,原始粘貼單填寫及正確粘貼方法,（粘貼時請靠下邊對齊）,,,,,,,,,注意：一張原始粘貼單據(jù)，粘貼路橋油料發(fā)票不超20張，若發(fā)票的超過粘貼單的大小（如增值稅發(fā)票）的不超過3張。其他A

2、4紙不超3張,1、禁止用雙面膠粘貼發(fā)票及附件2、禁止用釘書針等金屬性裝訂工具,常見的日常費用報銷及注意事項,常見的日常費用報銷,倉租水電費差旅費業(yè)務招待費辦公用品采購報銷工會費維修費木材費用貨損貨差賠款借款,常見的日常費用報銷及注意事項,1.倉租水電費,倉租：根據(jù)合同的要求，在一定時間內支付規(guī)定期間的倉庫租金，要求對方開具發(fā)票，附上倉租合同，然后報銷付款。,水電費：根據(jù)每月統(tǒng)計的水表電表計算出水電費，然后報銷付款。,所

3、需附件：1、水電費通知單2、水電費明細表3、發(fā)票（不能開具發(fā)票的RDC需收據(jù)及油料票抵沖）,常見的日常費用報銷及注意事項,2.差旅費,差旅費用包括： 住宿費、出差補助、長途交通費、市內交通費。,出差費用標準表，表中各欄對應職務人員名單及相應費用標準。,部長及以上的，出差補助為40元/天。部長以下的出差補助為90元/天（含交通補助）,常見的日常費用報銷及注意事項,差 旅 費 報 銷 單 2012 年 12 月 25 日,應

4、與原始單據(jù)張數(shù)相同,金額應與附件一致,,,×,,。,1、如果出差申請分管領導已簽字，根據(jù)公司業(yè)務授權管理辦法，分管領導可以不用在報銷單上簽字 2、一般員工出差報告，部門負責人簽字；部門負責人出差，分管領導簽字。 3、不夠標準，異常費用申請單需要分管領導簽字。,常見的日常費用報銷及注意事項,差旅費——補助問題,交納培訓費在外地培訓，無出差補助，但可實報交通費。 參加外部培訓的，按要求安排住宿，超出住宿標準的可以報銷，但

5、無補助。 外地員工回總公司參加培訓，如人事部安排食宿，則無出差補助。 報銷培訓費必須人事部長簽字，否則進部門差旅費。,常見的日常費用報銷及注意事項,差旅費——交通問題,員工報到路費處理,普通員工出差往返機票的處理,高鐵轉車及產生住宿的處理,坐飛機的按火車票報銷，不報住宿費 坐火車的可報銷一天住宿費（限當天走不了且無住宿地點的） 異常費用申請單，分管領導簽字可以報銷 無異常費用申請單的：去程=火車

6、票+1天住宿費，返程=火車票 對于像廣州至鄭州有直達火車的，不允許高鐵轉高鐵，否剛費用按直達火車硬臥報銷，轉車過程中發(fā)生住宿費不予報銷，轉車發(fā)生住宿費當天無補助。,常見的日常費用報銷及注意事項,員工出差因特殊原因需乘坐比規(guī)定級別高的交通工具出行，須在《出差申請單》中說明原因，填寫《異常費用申請單》。因《異常費用審批單》需要填寫具體的異常費用，若出差前能夠確定異常費用，則出差前可以填《異常費用審批單》，和《出差申請單》給部門

7、領導、分管領導簽字審批。若出差前不能確定費用，則出差后填寫《異常費用審批單》。但需要注意的是，出差前要征得部門領導的同意。 注意：《坐飛機審批單》不再使用。,差旅費——異常費用說明,常見的日常費用報銷及注意事項,差旅費——異常費用申請單,例：1、由于時間緊急，因此發(fā)生機票費1000元 2、由于招待重要客戶，因此發(fā)生市場開拓費1000元,常見的日常費用報銷及注意事項,差旅費——出差申請流程,出差申請：

8、 填寫《出差申請單》，內容主要包括：出差事由、出差路線、出差時間、工作計劃、日程安排（起止時間、地點）、乘坐交通工具等。出差審批注意事項： 根據(jù)公司《分級授權管理辦法》，出差申請單分管領導已簽字，報銷單上不用分管領導再簽字 普通員工出差報告需由部門長簽字，部門長出差報告需由分管領導簽字 《異常費用申請單》需分管領導簽字出差人員完成出差任務： 回公司

9、三十天內，按規(guī)定填好報銷憑證，并附《出差申請單》、《出差報告》，依差旅費報銷流程完成報銷 。,常見的日常費用報銷及注意事項,3.業(yè)務招待費用,定義：指因業(yè)務需要而合理開支的招待費用，即接待政府機關、上級主管單位、客戶單位、合作單位等必需支付的合理的用餐費用,注意事項：根據(jù)公司《分級授權管理辦法》，招待費申請單已有分管領導簽字，報銷單不需分管領導再簽字出差過程中發(fā)生的招待費，也要填寫招待費申請單公司會議發(fā)生的餐費，不用填招待費申請

10、單，按會議費報銷,所需附件：填寫費用報銷單/付款審批單正規(guī)合格的發(fā)票已簽批的業(yè)務招待費申請單,常見的日常費用報銷及注意事項,,1、招待費發(fā)生前需填制招待費申請單(包括出差過程中發(fā)生的招待費)2、1張申請單只能報銷1個酒店發(fā)票，有2個地方發(fā)票，就要有2個申請單。,1、申請地點與發(fā)票地點要一致,1、招待前需部門領導、辦公室和分管領導簽字,1、報銷時超出申請單部分不予報銷2、申請金額不能涂改,常見的日常費用報銷及注意事項,客戶禮品購

11、置 為維護客戶關系，贈送客戶禮品，填寫禮品購置申請單，部門長、分管領導批準。所需附件：禮品購置清單、發(fā)票。,3.業(yè)務招待費用,常見的日常費用報銷及注意事項,費 用 報 銷 單年 月 日,填寫原始單據(jù)的內容。,請注明用于部門的經營項目。如備件運輸項目：維修費用，業(yè)務招待費等等。,應與原始單據(jù)張數(shù)相同，用大寫。,在報銷金額位數(shù)前或后沒有金額的單位前全部加“零”或“¤ ”,審批步驟：先由部門主管確認，再由財

12、務主管審核，最后由分管領導審批。,1,3,2,×,×,3.業(yè)務招待費用,常見的日常費用報銷及注意事項,4.辦公用品采購,（1）采購流程：電子簽呈申請→領導審批→付姐回傳采購審批單→粘貼單據(jù)→走報銷流程,2000元以下：申請人→部門領導→服務支持部0.2萬（含）~3萬元：申請人→部門領導→服務支持部→采購分管領導3萬元（含）~50萬元：申請人→部門領導→服務支持部→采購分管領導→常務副總,（2）領導審批流程：

13、,5.工會費用,首先填寫工會經費申請單，制定工會活動計劃和所需經費金額，需由部門領導、工會主席，財務部批準。,常見的日常費用報銷及注意事項,6.維修費用,定義：公司為固定資產、非固定資產發(fā)生的維修費，包含機動設備和房屋建筑或其他設備以及辦公桌椅類的維修費。,關鍵點： 維修單位應為采購科確認的定點采購單位。維修費由公司直接支付到對方單位，不得由個人墊付再報銷,所需附件：填寫付款審批單按流程簽批的設備維修申請單/電子簽呈維修合同及

14、維修清單,審批流程：2000元以下：部門領導→服務支持部2000元（含）以上：部門領導→財務部→服務支持部→分管領導,常見的日常費用報銷及注意事項,根據(jù)木材消耗情況提前下采購訂單，驗收木條要對數(shù)量確認，品質質量進行抽檢，做好木材采購臺賬和消耗臺賬。,7.木材費用：,8.貨損貨差賠款,分為貨損修復費賠款和貨差賠款，要確認貨物是否索賠，責任方是承運商時是否已扣款。,常見的日常費用報銷及注意事項,借款的分類借款分為個人借款和備用金借款

15、①個人借款是指員工因公務必須支付的相關款項，臨時向公司借支一定額度的現(xiàn)金，主要包括：差旅費、購買公用物品、公司接待、其他專項費用借款等。②備用金借款是指員工因公務須以現(xiàn)金支付相關款項，須由員工向公司借支一定額度現(xiàn)金，主要包括：車輛費用、索賠運費等，在一定期限內用作業(yè)務周轉的現(xiàn)金。,9.借款,借款審批①個人借款 2萬元以下：部門負責人→財務總監(jiān)→分管領導批準 2萬元（含）以上：部門負責人→財務總監(jiān)→分管領導批準→總經理批準。

16、②備用金借款由部門負責人→財務總監(jiān)→分管領導→總經理,常見的日常費用報銷及注意事項,9.借款,出差借款及申請程序1. 部長助理及以上員工出差不得申請借款，差旅費憑單據(jù)報銷后支付。2 .其他員工出差借款金額不得高于該員工當月工資額，借款額度由財務部根據(jù)出差申請單內容最終核定。,差旅費借款申請流程 需要借款的員工憑審批的出差申請單，填寫借款審批單，部長→財務總監(jiān)→分管領導審批后，由財務部根據(jù)權限核準予以辦理借款。

17、 （差旅費借款人在出差后30天內需沖賬，若未及時沖賬，將根據(jù)借款金額對借款人提出考核）。,常見的日常費用報銷及注意事項,9.借款,借 款 審 批 單2012 年 6 月 1 日,×,×,填寫預計還款日期。前款不清,后款不借,,出差借款的一定要提供分管領導簽字的出差申請復印件，原件報銷時使用。,承運商結算,單據(jù)粘帖內容 運費報銷附件：運輸發(fā)票、承運商對賬單、若有貨損貨

18、差，還必須附上貨損貨差明細表；運輸合同、交接清單、交接清單必須有收貨方簽字確認，對賬單上須有客服確認的貨損貨差金額，承運商確認費用簽字蓋章；,發(fā)票辨別,所有報銷都要提供發(fā)票，下述情況除外：,罰款、押金可由收據(jù)入賬政府、事業(yè)單位開出的通用收據(jù)代收代付款項需提供相應原件,發(fā)票：指一切單位和個人在購銷商品、提供勞務或接受勞務、服務以及從事其他經營活動，所提供給對方的收付款的書面證明，是財務收支的法定憑證，是會計核算的原始依據(jù)，也是審計機關

19、、稅務機關執(zhí)法檢查的重要依據(jù)。,發(fā)票辨別,2012年1月1日起新發(fā)票專用章規(guī)定：,發(fā)票辨別,付款單位名稱必填： 廣州風神物流有限公司,1、大小寫金額不能涂改2、大小寫一致,收款單位必須蓋發(fā)票專用章,,采購實物一定要在發(fā)票背面簽字驗收或提供驗收單,發(fā)票項目無明細時，必需附明細清單，并加蓋收款單位發(fā)票專用章,通用手工發(fā)票,發(fā)票辨別,一般用于招待費、停車費、洗車費等服務性金額小于100元服務的開票,通用定額發(fā)票—舊版

20、,發(fā)票辨別,1-10元為紅色，20元為綠色，50元為藍色，100元為紫色。,通用定額發(fā)票—新版,發(fā)票辨別,不受新發(fā)票專用章限定的情況：1、有財政局監(jiān)制章的，如機票、路橋票等2、稅局代開發(fā)票,發(fā)票辨別,合格的發(fā)票例1：雖然蓋章有大有小，有圓或橢圓，但是此類章都是套印上去的，國家機構都是按年度套印的，所以只要是套印上去的章不管大小不管形狀都是合格的。,發(fā)票辨別,機打油料發(fā)票—合格,發(fā)票辨別,不合格的發(fā)票 蓋上去的章

21、子，大小規(guī)格完全不符合要求，標準的章沒有中間的五角星，也必須有單位名，稅號，發(fā)票專用章，蓋上去的章必須清晰可辨認,發(fā)票辨別,蓋了兩次，但仍然模糊不清，如果第一次蓋的不清楚，第二次就一定要非常清晰，切勿出現(xiàn)這類重影不清晰的發(fā)票——不合格,發(fā)票辨別,發(fā)票章只蓋了一半，該有的東西都沒顯示全，不合格——不合格,發(fā)票辨別,發(fā)票注意事項：日常費用發(fā)票的戶名：廣州風神物流有限公司路橋油料費用發(fā)票的戶名：廣州風神物流有限公司 或 車牌號。,結束語