企業(yè)文件編碼規(guī)則及部門代碼

1、1文件編碼建議按如下規(guī)則：1.文件編碼結構：1.1抬頭碼：通常是公司簡寫1.2文件階層碼：表明文件是哪一層的，比如，屬于質量手冊的用QM來表示1.3文件類別碼：代表過程，比如：用5來代表與管理職責相關的1.4文件序列碼：比如，在第5部分，用01來表示質量目標，用02來表示管理評審等等1.5文件版本碼：表明文件的版本2.各部分詳細規(guī)則：2.1抬頭碼：公司簡寫，用大寫英文表示2.2文件階層碼：用大寫英文表示，其中，一級文件質量手冊用QM表示

2、，二級文件程序文件用QP表示，三級作業(yè)文件等三級文件用QW表示，四級表單用QR表示，外來文件用ED表示。2.3文件類別碼：代表文件所屬過程，為管理規(guī)范，用一位阿拉伯數字表示。特規(guī)定為文件類別碼與ISO9001各個大點相對應：代碼......表示過程......標準4......與體系策劃、文件、記錄管理相關的......質量管理體系5......與管理職責、質量目標、管理評審相關......管理職責6......與資源管理相關.....

3、.資源管理7......與產品實現過程相關......產品實現8......與產品、過程測量和監(jiān)視、持續(xù)改進有關......測量、分析與改進2.4文件序列碼：為兩位阿拉伯數字，本部分，從01開始，直到99，在實際編寫中，盡量與標準條文小點對應，比如：比如，在第5部分，用01來表示質量目標，用02來表示管理評審等等2.5文件版本碼：表明文件的版本，用一位大寫英文字母和一位阿拉伯數字組成，如：A0。比如：ABCQP501—A0閱讀者能夠很清

4、楚地知道，這個文件是一個關于管理職責部分的A0版程序文件ABCQW501—A1關于管理職責部分的A1版本的三級文件ABCQR501—A1關于管理職責部分的A1版本的記錄表單ABCED501—A1關于管理職責部分的A1版本的外來文件采用上述編碼規(guī)則的好處在于：閱讀者清楚文件分類和屬性3ISO國際文件編號目的：使品質系統(tǒng)所使用之文件，能迅速流通、正確應用，并確保各相關部門可適時獲得適當且有效之最新文件。范圍：凡公司內所有與產品質量相關之文件

5、、資料及外部客戶、供貨商所提供與品質系統(tǒng)相關文件均屬之。3.責任和權限：3.1文件之核準頒布發(fā)行：3.1.1一階文件：管理者代表總經理審核核準。3.1.2二階文件：部門最高主管審核，管理者代表或總經理核準。3.1.3三階文件：課長或經理審核，各部門最高主管核準。3.1.4四階文件：相關部門負責人審查，ISO事務局負責人確認。3.2文件審查：各相關部門負責人。3.3文件的收集、編碼、標識、分發(fā)、回收、查閱、銷毀及管制：文管中心（DCC）。

6、3.4外來文件的確認由品保課長或管理者代表確認。4.用語定義：4.1一階文件：品質手冊4.2二階文件：品質程序4.3三階文件：作業(yè)標準書、設備說明書、檢驗標準書、QC工程圖，技術文件等，凡在制程上須使用的文件均屬之。4.4四階文件：表單、記錄4.5外來文件：非本公司自有，取自客戶及外來有關之圖面規(guī)格、客戶標準、檢驗標準和與品質系統(tǒng)有關的法律、法規(guī)文件均屬之。5.作業(yè)內容：5.1流程圖（附件一）。5.2文件編號規(guī)定（附件二）。5.2文件編