淺談工程項目電子文件的歸檔管理

1、淺談工程項目電子文件的歸檔管理【摘要】：完善設計電子文件歸檔管理制度，合理配置資源，設計電子文件歸檔的可行性、必要性?！娟P鍵詞】：電子文件歸檔管理完善設計成果中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：在工程設計行業(yè)，設計生產(chǎn)的主要成果就是設計文件，圖紙出圖率在有的單位或項目中已高達100％，但驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質(zhì)進行驗收，電子文件散落在設計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘

2、卻，再重復利用查找相當困難。而設計行業(yè)設計文件的重復利用率又比較高，所以設計電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。一、設計電子文件歸檔現(xiàn)狀1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。2.電子文件歸檔管理人員職責不明確在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操大。信息的可操作性。電子文件可以隨

3、時適應人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時空界限。2.設計電子文件非實體歸檔的可行性、必要性電子文件不論實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網(wǎng)絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。在電子文件制作時，我們

4、可以得心應手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易設計行業(yè)設計圖紙、文件重復利用率較高。如在設計過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的參數(shù)，并對設計中的任何部分加以修改；可以使不同的設計人員同時在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內(nèi)容；工程項目有些技術(shù)條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設計效率。三、完善設計電子文件歸檔管理措施1.完善制度，措施到位，合理配置資源各單位