文件和資料控制程序

1、1.1.目的：目的：對(duì)質(zhì)量管理體系以及環(huán)境管理體系的有關(guān)文件和資料（含電子媒體）進(jìn)行控制，確保文件的規(guī)范性，同時(shí)保證所有文件和資料都是受控的有效文件和資料。2.2.適用范圍：適用范圍：適用于本公司的質(zhì)量體系、環(huán)境管理體系文件和資料、電子媒體管理的控制。3.3.引用文件：引用文件：3.1ISO90024.2文件要求3.2ISO140014.4.5文件控制3.3《管理手冊(cè)》第5.4章節(jié)4.4.職責(zé)：職責(zé)：4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)手冊(cè)和體系文件的批準(zhǔn)

2、，以及對(duì)電子媒體使用權(quán)的批準(zhǔn)，并負(fù)責(zé)公司行政發(fā)文內(nèi)容的簽發(fā)，必要時(shí)由總經(jīng)理呈報(bào)董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。此外，負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)收文的批示。4.2行政部負(fù)責(zé)公司行政發(fā)文的起草、核稿，負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)收文的傳閱批示，以及對(duì)相關(guān)部門所起草的發(fā)文進(jìn)行核稿。4.3行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司綜合性文件的審核、分發(fā)、保管，并負(fù)責(zé)對(duì)其保密情況予以監(jiān)督、管理。4.4管理者代表負(fù)責(zé)組織手冊(cè)和程序文件的編制、修訂。4.5各部門負(fù)責(zé)對(duì)其責(zé)任范圍內(nèi)文件的編制、批準(zhǔn)、并負(fù)責(zé)對(duì)其所使5.3.1行政

3、文件，以“XXXXXXXX有限公司公司”發(fā)文的，編號(hào)方法為XXXX（YYYY）XXX號(hào)；其中Y表示年份，X表示順序號(hào)。5.3.2行政部對(duì)行政文件統(tǒng)一編號(hào)、登記，并對(duì)其他公函進(jìn)行登記。5.3.3對(duì)電子郵件進(jìn)行編號(hào)，方法為取年份及日期后加順序號(hào)。5.3.4管理手冊(cè)和程序文件按附表“文件編號(hào)辦法”編號(hào)。5.3.5其他體系文件由各部門按“文件編號(hào)辦法”編號(hào)。5.4文件的文印、發(fā)放及接收。5.4.1行政文件的文印、發(fā)放。1）文件編號(hào)后交打字員打印

4、，打印完畢后交文件起草人校對(duì)，并由校對(duì)人簽名。2）文件打印完畢后，送至行政部蓋章。3）行政部負(fù)責(zé)行政文件的發(fā)放、登記，發(fā)放范圍由擬稿部門提出，行政部統(tǒng)一發(fā)放。4）密級(jí)文件應(yīng)在每份文件上標(biāo)注順序號(hào)，發(fā)放時(shí)要通過機(jī)要交通傳遞，以便追查。5）文件從起草、審核、簽發(fā)、文印、印章，直至發(fā)放稿要嚴(yán)密遵守保密制度，確保文件不泄密。5.4.2體系文件和資料的發(fā)放與接收1）體系文件由行政部負(fù)責(zé)發(fā)放，發(fā)放時(shí)填寫“文件發(fā)放回收登記表”，由領(lǐng)用人簽收。2）收到