檔案移交作業(yè)

1、1,檔案移交作業(yè),臺南市政府秘書處,2,內容大綱,壹、範圍貳、組織調整類型參、主要適用法規(guī) 肆、注意事項伍、實施做法,3,範圍,各機關因改組、部分業(yè)務移撥時檔案之移交，或因裁撤（含公營事業(yè)移轉民營）辦理檔案移交，其作業(yè)及程序，包括成立檔案移交專案小組、整理移交檔案、編製檔案移交目錄、轉出移交檔案電子目錄、檔案裝箱、檔案點交、作成交接紀錄、電子目錄轉入系統(tǒng)及接管檔案管理等事項。受政府委託行使公權力個人或團體，執(zhí)行受託事務產(chǎn)生之檔案

2、移交，適用之。,4,組織調整類型,機關組織整併原機關部分業(yè)務移撥至他機關全部業(yè)務併入另一機關2個以上機關合併為新機關機關組織內部調整或改隸原機關調整內部業(yè)務、機關層級調整或上級機關異動等機關裁撤原機關裁撤後，其業(yè)務不再運作，未有承接機關者,5,主要適用法規(guī),檔案法及其施行細則國家檔案移轉辦法機關檔案管理作業(yè)手冊縣市改制直轄市檔案移交作業(yè)手冊文書及檔案管理電腦化作業(yè)規(guī)範國家機密保護法及其施行細則行政院及所屬各機關

3、組織調整作業(yè)手冊第2章第7節(jié)檔案移交規(guī)定,6,名詞定義,檔案移交機關 ： 指改組、部分業(yè)務移撥或裁撤（含公營事 業(yè)移轉民營）之機關。檔案接管機關： 指業(yè)務承接或接管裁撤機關（含公營事業(yè)移轉民營）檔案之機關。,7,實施做法,機關組織整併機關組織內部調整或改隸機關裁撤,8,機關組織整併,前置作業(yè)期檔案整備期檔案移交期檔案接管期,9,前置作業(yè)期,成立檔案移交專案小組召集人 檔案接管機關幕僚長以上人員成員 檔

4、案移交與接管機關相關業(yè)務、檔案管理及資訊單位主管共同組成 任務綜合規(guī)劃、協(xié)調、督導管控檔案移交作業(yè)之進行定期召開會議，協(xié)調確認檔案移交範圍、方式、期程與分工，及實體置放地點，並作成書面紀錄於檔案順利完成移交及接管後始得解除任務,10,前置作業(yè)期(續(xù)),檢討或修正檔案管理作業(yè)規(guī)範就業(yè)務異動範圍，重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區(qū)分表視需要重新訂定或修正檔案管理作業(yè)有關規(guī)定,11,檔案整備期,檔案移交機關應辦理事項經(jīng)核準

5、銷毀或移轉之檔案，應執(zhí)行銷毀或移轉作業(yè)修正檔案目錄註記及檔案目錄彙送未及辦理者，應將核準文號、檔案年度、類別及數(shù)量等作成紀錄，列入移交就辦畢未歸檔之案件辦理稽催經(jīng)核準延後歸檔而尚未歸檔之案件，應作成紀錄，列入移交,12,檔案整備期（續(xù)）,檔案移交機關應辦理事項清查、檢出、統(tǒng)計移交範圍檔案及數(shù)量 檢討辦理機密等級變更或解密，未能完成檢討者，應造冊交予檔案接管機關。 受損檔案修復或除蟲滅菌處理非紙質檔案查檢內容之真實性、完

6、整性及可讀（及）性 蒐整相關技術資料電子檔案之命名應符合電子檔案統(tǒng)一命名原則規(guī)定,13,檔案整備期（續(xù)）,檔案移交機關應辦理事項機關代碼變更者：申請機關檔案管理資訊網(wǎng)的新機關代碼登記及目錄彙送帳號異動檔案接管機關應辦理事項規(guī)劃檔案典藏處所，設專區(qū)存放接管檔案規(guī)劃檔案點交後之整理方式，並依檔案法令規(guī)定辦理後續(xù)管理事項,14,檔案移交期,編製檔案移交目錄目錄參考格式依檔號排序，編訂頁碼、加裝封面。配合裝箱之箱號順序裝訂，每

7、冊以3公分為原則。備妥檔案移交交接紀錄1式2份，檔案移交與接管機關雙方各執(zhí)1份存查，並永久保存。點交人員、經(jīng)辦人員、業(yè)務單位主管及機關首長於移交機關部分簽名或蓋章，並加蓋機關印信。,15,檔案移交期(續(xù)),轉出移交檔案電子目錄 檔案移交機關應先註記移交日期、文號及接管機關等相關訊息電子檔案產(chǎn)出移交電子媒體封裝檔 依規(guī)定將詮釋資料併同封裝，附加移交機關憑證辦理檔案裝箱作業(yè)檔案移交機關將移交檔案整理齊全檔案實體順序應與

8、檔案移交目錄次序一致,16,檔案移交期(續(xù)),檔案點交檔案數(shù)量眾多時，得分批辦理點交依排定之日期，備函派員將移交檔案併同下列項目送達接管機關或其指定地點：檔案移交目錄、檔案移交交接紀錄檔案銷毀或移轉執(zhí)行情形紀錄；核準延後歸檔而尚未歸檔之案件紀錄、機密檔案清單、電子目錄及未完成編目建檔之檔案統(tǒng)計列表相關技術資料檔案管理作業(yè)規(guī)範：檔案分類表、保存年限區(qū)分表等移（傳）送檔案時必須注意安全。電子檔案移交前，應先進行電腦病毒及其他惡

9、意軟體掃描及檢測,17,檔案移交期(續(xù)),檔案點交檔案移交及接管機關之交接人員依檔案移交目錄逐案或逐件清點，並核對檔號、案名及數(shù)量非紙質類檔案之點交查核相關技術資料是否併同移交電子檔案應與接管機關協(xié)商，將電子媒體封裝檔傳送至指定之路徑，或轉置其他電子儲存媒體移交，並應驗證移交機關之電子簽章檔案清點核對後，檔案移交機關應將檔案移交目錄、用印完成之交接紀錄交付接管機關,18,檔案接管期,作成交接紀錄接管機關之點收人員、經(jīng)辦人員、

10、業(yè)務單位主管及機關首長於檔案移交交接紀錄上簽名或蓋章，並加蓋機關印信 檔案移交目錄及交接紀錄由雙方各執(zhí)乙份存查，並永久保存部分業(yè)務移撥者，由檔案接管機關函送移交機關全部業(yè)務併入另一機關，或2機關以上整併者，由接管機關收存電子檔案點交，接管機關應回送移交點交收執(zhí)移交機關收受點交收執(zhí)後，應即驗證簽章確認無誤，將點交收執(zhí)併同電子簽章永久保存,19,檔案接管期(續(xù)),函報上級機關備查檔案接管機關將檔案移交接管情形函報上級機關備查全

11、部業(yè)務併入另一機關，或2機關以上合併者，由接管機關函報上級機關備查。,20,檔案接管期(續(xù)),接管檔案電子目錄及數(shù)位內容轉入系統(tǒng)確認電子目錄資訊之完整、正確性於電子目錄其檔號之分類號前增加代碼檢視電子媒體封裝檔之電子檔案格式與機關採用之格式相容者，應併同電子檔案目錄匯入系統(tǒng)不相容者，應規(guī)劃其轉置作業(yè) 查檢電子檔案命名，是否符合機關電子檔案統(tǒng)一命名原則檔案電子目錄及數(shù)位內容轉入其檔案管理系統(tǒng)修正目錄相關註記於附註項「典藏

12、歷史註」欄位，著錄移交機關及管有時間配合目錄彙送期程依規(guī)定辦理目錄彙送作業(yè),21,檔案接管期(續(xù)),接管檔案之管理促請檔案移交機關就移交前尚未歸檔之辦畢案件，賡續(xù)稽催歸檔後，另案辦理移交檔案移交後至改制生效日期間產(chǎn)生之檔案，應併同辦理移交2個以上之檔案接管機關，由上級機關協(xié)調擇一機關保存檔案移交機關檔案銷毀或移轉目錄及核準文件，並影送其他接管機關 移交前未完成編目建檔之檔案，應採檔案移交機關原分類表賡續(xù)辦理編目建檔，並於分類

13、號前增加代碼 維護檔案管理相關統(tǒng)計調查資料移交機關得依規(guī)定向接管機關提出調案申請,22,檔案接管期(續(xù)),報送檔案管理作業(yè)有關規(guī)範有重新訂定或修正檔案分類表及檔案保存年限區(qū)分表者，檔案保存年限區(qū)分表應依規(guī)定程序送交檔案管理局審核有修正其他檔案管理作業(yè)有關規(guī)定者，應依規(guī)定程序送交檔案管理局備查,23,機關組織內部調整或改隸,免辦理檔案移交，檔案均由原機關接管有重新訂定或修正檔案保存年限區(qū)分表者，層送交檔案管理局審核有重新訂定或

14、修正檔案管理作業(yè)有關規(guī)定者，應依規(guī)定程序送交檔案管理局備查,24,機關組織內部調整或改隸(續(xù)),機關代碼有變更者辦理機關檔案管理資訊網(wǎng)的新機關代碼登記及彙送帳號申請作業(yè)清理機關檔案管理資訊網(wǎng)之原機關檔案目錄資料申請撤銷機關檔案管理資訊網(wǎng)原機關之彙送帳號,25,機關裁撤,檔案移交對象定期保存檔案由上級機關概括承接永久保存檔案請上級機關接管 無上級機關者由縣市政府指定承接機關檔案移交作業(yè)流程參照機關組織整併者辦理移交接管情形

15、免函報上級機關備查,26,機關裁撤（續(xù)）,檔案移交機關辦理檔案管理資訊網(wǎng)之原機關檔案目錄資料清理作業(yè)申請撤銷該資訊網(wǎng)原機關之彙送帳號 檔案接管機關永久保存檔案移交目錄及交接紀錄將接管之檔案電子目錄轉入其檔案管理系統(tǒng)配合目錄彙送期程依規(guī)定辦理目錄彙送作業(yè),27,各機關辦理檔案移交作業(yè)情形,檔案實體移交接管檔案保存年限區(qū)分表修訂送審接管檔案電子檔案目錄及數(shù)位內容轉入系統(tǒng)接管檔案目錄彙送,28,檔案實體移交接管,接管機關完成

16、實體檔案接管並函報本府備查有19個機關： (警察局、環(huán)保局、家庭教育中心、新營、白河、麻豆、新化、柳營、後壁、下營、六甲、官田、大內、新市、安定、山上、楠西、左鎮(zhèn)、永康公所)。,29,檔案保存年限區(qū)分表修訂送審,已送審機關：民政局、教育局、經(jīng)濟發(fā)展局、觀光旅遊局、工務局、勞工局、地政局、都市發(fā)展局、衛(wèi)生局、消防局、公共工程處、各區(qū)衛(wèi)生所。已經(jīng)檔案管理局核定機關：農(nóng)業(yè)局、水利局、文化局、交通局、環(huán)境保護局、稅務局、資訊中心、公務人力

17、發(fā)展中心、家庭教育中心、動物防疫保護處、漁港及近海管理所、各托兒所、職訓就服中心、車輛行車事故鑑定委員會。,30,接管檔案電子檔案目錄及數(shù)位內容轉入系統(tǒng)遭遇困難,本市各區(qū)公所(原臺南縣政府各鄉(xiāng)鎮(zhèn)市公所)接管代表會檔案電子目錄，無法匯入該公所公文系統(tǒng)：原臺南縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)市民代表會使用檔案目錄建檔軟體及基層機關公文整合系統(tǒng)。由各區(qū)公所公文系統(tǒng)(行政院研考會開發(fā)系統(tǒng))轉出之檔案移交目錄亦無法匯入本府環(huán)保局公文系統(tǒng)。,31,本府協(xié)助事項,簽會本府

18、研考會資訊中心研議，協(xié)助於線上簽核公文系統(tǒng)中整合舊資料，俾利完成檔案移交作業(yè)。惟為配合各機關檔案接管目錄彙送期程，仍請各機關亦尋求其他整合管道。,32,接管檔案目錄彙送,本府暨所屬機關依檔案管理局100年1月14日檔應字第0990013066號函擇定：「移交機關免辦理檔案移交檔案目錄彙送，由接管機關轉入其檔案管理資訊系統(tǒng)及完成相關目錄註記後，於各機關規(guī)劃期程內(至遲於100年12月30日前)完成接管檔案目錄彙送作業(yè)。,33,接管檔案目