談事業(yè)單位采購制度的建立和執(zhí)行

1、workresearch財(cái)釜薹竺巢囂籍莩美行)》(以下簡稱《規(guī)范》)對于促進(jìn)各單位的內(nèi)部會計(jì)控制制度建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督規(guī)范采購行為，防止采購過程中的差錯和舞弊行為維護(hù)社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序有著非常重要的惠艾。本文擬對事業(yè)單位建立采購制度的必要性、原則、主要內(nèi)容、制度的保障措施等進(jìn)行探討。一、目前事韭單位采購近程中存在的j茸麓目前事業(yè)單位每年的采購支出占年經(jīng)贊總支H的10％以上金額少則數(shù)百元，多則L百萬元，采購的范圍涉及勞務(wù)、工程、專用

2、設(shè)備、化肥、農(nóng)藥、材料、日常辦公用品等。由丁沒有建立相應(yīng)的采購制度，事業(yè)單位存采購過程中1竿在很多問題。1采購程序不規(guī)范。大多數(shù)的事業(yè)單位沒有設(shè)置專門的采購機(jī)構(gòu)或栗購人員，各自為政、A行采購，根本沒有依據(jù)購置物品或勞務(wù)等類型，確定歸日管理部門；采購部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序不明確，沒有建立嚴(yán)格請購審批制度。造成采購混亂、隨息陛大一2崗位分工不科學(xué)職責(zé)小明。目前中國農(nóng)業(yè)會計(jì)2003／7有牡事、『p單位雖設(shè)寺采購崗位，但是違背“不

3、相存崗位分離”原則，采購監(jiān)督管理與具體采購部fJ帽Ⅱ混淆職責(zé)不明，在采購過程中既是“運(yùn)動員”，義是“裁判員”，采購火真現(xiàn)象嚴(yán)重，出現(xiàn)問題后無法分清責(zé)任：3采購過稃不透明睛箱操作現(xiàn)象嚴(yán)重一有些采購人員在采購過程巾，沒有堅(jiān)持公正、公開、質(zhì)優(yōu)價廉的原刪確定供應(yīng)商及商品，而足照顧“親朋好友”；在采購過稗中不講貨比=家、討價還價，經(jīng)常購?fù)百|(zhì)劣價高”的物品。4采購監(jiān)督管理不嚴(yán)或根本就沒有監(jiān)督。有些單位的紀(jì)檢部門只管面上的黨風(fēng)廉政建設(shè)，沒有將廉政建

4、設(shè)深入劍經(jīng)濟(jì)活動之中，對采購制度的執(zhí)行、采購程序、采購過程、采購合同、售后服務(wù)等情況不聞不問。單位內(nèi)部市計(jì)機(jī)構(gòu)或?qū)徲?jì)人員沒有開展經(jīng)常性的審計(jì)工作，對采購合同的執(zhí)行、采購款項(xiàng)的支付沒有進(jìn)行審計(jì)，形同虛設(shè)。5采購過程巾存在損公肥私、徇私舞弊行為：有些采購人員妊期固定，又沒有強(qiáng)有力的雌督，驗(yàn)收不嚴(yán)，存在名義為公『『『i實(shí)劃私，或者在采購過程中走后門、隨意擴(kuò)大預(yù)算，或者高價采購從中吃叫扣等腐敗現(xiàn)象。’=、鷥立桑瓣倒纛酶艨瓤，‘、。1合法性原則。

5、事1|k單位建立采購制度必須以《會計(jì)法》、《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》等法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，在崮家的規(guī)章制度范圍內(nèi)，結(jié)臺單位、行業(yè)實(shí)際情況制定切實(shí)可行的采購制度。萬方數(shù)據(jù)呂嗣mi財(cái)政部印在的叫什控制規(guī)范一未購與付款(試行))(以下簡稱規(guī)范)).對于促進(jìn)各單位的內(nèi)部會計(jì)控制制度建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部合計(jì)監(jiān)督，規(guī)范采購行為，防且來響過程中的13苦和#弊行為.維護(hù)社會主義市場經(jīng)濟(jì)秩序有著非常重要的意且。本主擬對事業(yè)單位建立f.購制足的必要性、

6、原則、主要內(nèi)容、制成的保障措施等進(jìn)行探討b談事業(yè)單位采購制度的建主和執(zhí)行、目前事監(jiān)單位暴踴過程中存在飽問題H前事業(yè)單位每年的采購支出占年經(jīng)費(fèi)總支巾的10%以上，金額少則數(shù)百元，多則ι百萬元.采購的范閣涉及勞務(wù)、工程、專用設(shè)備、化肥‘農(nóng)糾、材料、H常辦公用品等。由于沒有建立相應(yīng)的采購制度.事業(yè)單位作采購過缸中存在很多問題εl采購糧A不規(guī)范ζ大多數(shù)的事業(yè)單位沒有設(shè)貿(mào)專門的采購機(jī)構(gòu)或采購人員，各自為政、自行采購.根豐沒有依據(jù)購置物品或勞務(wù)等類

7、型.確定歸口管理部門.采購部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的謂購糧序不明確，沒有建立嚴(yán)格請購審批制度，造成采購混亂、隨意性大“2崗位分工不科學(xué).職責(zé)個明u目前脅中國農(nóng)業(yè)會計(jì)200317有此事收單位雖設(shè)在采購崗位.i月是莊背“不相容崗位分離“原則，采購監(jiān)督管理與具體采購部門相t混淆.職責(zé)不明在采購過程中既是M運(yùn)動員員歷采購失真現(xiàn)象嚴(yán)重，出現(xiàn)問題后無法分清責(zé)任=3采購J:1:揮不選明.附銷操作現(xiàn)象嚴(yán)重，有些采購人員在采購過和巾，沒有堅(jiān)持公if.公

8、開、質(zhì)優(yōu)價廉的原則確定供應(yīng)商及商品，而是照顧“親朋好友在采購過程中不i井貨tt=家、討價還價，經(jīng)常購問“質(zhì)劣價高“的物品“4采購監(jiān)督管理不嚴(yán)或根本就沒有監(jiān)督2有些單位的紀(jì)險部門只管商上的黨風(fēng)廉政建設(shè).沒有將廉政建設(shè)深入到l經(jīng)濟(jì)活動之中、，.采購制度的執(zhí)行、采購程序、果不歸L單位內(nèi)部市計(jì)機(jī)構(gòu)或?qū)徲?jì)人員沒有開展經(jīng)常性的審計(jì)工作.對采購合同的執(zhí)行、采購款項(xiàng)的支付沒有11J審計(jì)，形同虛設(shè)ω5.采購過程巾存在損公肥私、伺私舞弊行為s有些采購人員!

9、:刷固定.又沒有強(qiáng)有為的臟督.驗(yàn)收不嚴(yán)，存在名義為公向?qū)崉t私，或者在采購過段中走后門、隨意擴(kuò)大頂算，或E高價在購從中吃膽l擁等腐敗現(xiàn)象。二、建立果自創(chuàng)度的翩翩:1合法性以則。事收單位建立采購制度必須以會計(jì)It)、內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范一一基本規(guī)范(試行))等法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，在國家的規(guī)章制度范閨內(nèi)，結(jié)合單位、行業(yè)實(shí)際情況制定切實(shí)可行的采購制購過程、采購合同售后服務(wù)等情況不聞度。2重要性原喇。建市事業(yè)單fi)=采購制度要按采購對象的性質(zhì)、數(shù)量、金

10、額等重要程度，分類規(guī)定采購方式和程序，做到靈活性與原則件的統(tǒng)結(jié)合，管理規(guī)范而不死板。3經(jīng)濟(jì)性原則。采購制度的建：蕾必須要考慮成本效益原則存執(zhí)行過程中既經(jīng)濟(jì)簡便、合琿可J，義節(jié)約采購支H，降低采購成本，從而提高管嬋水平和增加效益。4可行性原!Illl。制定的采購制度，必須要具有可操作性，不能只停留在紙上或掛在墻上，而是要成為單位采購工作的有機(jī)組成部份。5不相容職務(wù)分離原則。就是要將一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的全過程分配給具有相互制約關(guān)系的兩個或兩個以上

11、崗位分別完成，確保采購過程中涉及的不同部fJ、崗位之間權(quán)責(zé)明確、相互制約、相互監(jiān)督，嚴(yán)禁一個部f】或個人既請求，又審批，叉執(zhí)行采購、支付款項(xiàng)等。因此制定事業(yè)單位采購制度必須將涉及請購審批、購價與確定供應(yīng)商、采購合同的汀立與審計(jì)、采購與驗(yàn)收采購、驗(yàn)收與相關(guān)會汁記錄、付款審批與付款執(zhí)行等確定為不相容崗位，分別由不同的部門或人員辦理，以便相互核對，相互牽制防止舞弊，減少差錯。，蘭；建囊鬻辮潮靡瘴糍精軀室蓁內(nèi)窨l明確規(guī)定集中統(tǒng)一采購的范圍。在制

12、定采購制度時要根據(jù)重要性原則。規(guī)定集中統(tǒng)一采購的范同及具體的采購部門。2采購程序的確定?！兑?guī)范》第十條規(guī)定“單位應(yīng)按照請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款等規(guī)定的程序辦理采購業(yè)務(wù)”這也就明確了事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)至少包括以下程序：需要物品部門提出申請一有請購權(quán)的部門請購_授權(quán)部門或人員審批同意_采購人員執(zhí)行采購(包括確定供應(yīng)商、確定價格、簽訂合同)1驗(yàn)收入庫(驗(yàn)收交付使用)一財(cái)務(wù)部門審核合同、票據(jù)、付款等。3采購崗位分工與職責(zé)。應(yīng)根據(jù)《規(guī)范》將辦理

13、采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，如請購與審批、詢問與確定供應(yīng)商、采購合同的訂定與審計(jì)采購與驗(yàn)收；建立采購崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限；建立授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施；規(guī)定采購員辦理采購的職責(zé)范圍和工作要求。4采購與驗(yàn)收。采購制度中應(yīng)明確規(guī)定采購方式、供應(yīng)商、驗(yàn)收程序等方面的內(nèi)容。根據(jù)物晶或勞務(wù)等的眭質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購片式，如訂單采購、合同訂貨、直接購買等。驗(yàn)收制度中既

14、嚶規(guī)定物資本身的驗(yàn)收，即按合同驗(yàn)收數(shù)量、品種、規(guī)格等，更露規(guī)定所購物品投人使用后使用效果的驗(yàn)收，提高資金使用效率。5款項(xiàng)支付條款。采購制度要明確規(guī)定采購業(yè)務(wù)只能由財(cái)會部門辦理支付業(yè)務(wù)，規(guī)定付款程序和付款條件，即收到真實(shí)、完整、合法的采購發(fā)票、騎收汪明，并在有關(guān)授權(quán)人審批后才能付款。6采購監(jiān)督條款。采購制度中要明確規(guī)定采購監(jiān)督條款明確紀(jì)檢監(jiān)察、市計(jì)、財(cái)會等部門為采購監(jiān)督部fJ，履r監(jiān)督職責(zé)，井鼓勵單位其他職工時采購上作進(jìn)行監(jiān)督。7違反制度

15、應(yīng)的承擔(dān)責(zé)任。采購制度中應(yīng)按采購全過程的各個崗位分別規(guī)定其違反制度的責(zé)任。如采購人員在采購過程中徇私舞弊的處罰條款；驗(yàn)收人員不按耍求驗(yàn)收的處罰條款；授權(quán)審批部門或人員不認(rèn)真履行職責(zé)越權(quán)審批的處罰條款；以及監(jiān)督部fJ或人員、財(cái)務(wù)部門不認(rèn)真履行職責(zé)的處罰條款等：四，采鵝制壤靜保障措施1單位負(fù)責(zé)人是采購制度建立健牟和嚴(yán)格執(zhí)行的第一責(zé)任人。采賠制度也是《會計(jì)法》規(guī)定的重要內(nèi)容，因此《規(guī)范》第四條規(guī)定：“單位負(fù)責(zé)人對本單位采購與付款內(nèi)部控制的建立

16、健全和有救實(shí)施以及采購與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)?！泵鞔_單位負(fù)責(zé)人的第一責(zé)任，這是采購制度的重要保障。雖然采購制度的成功運(yùn)行取決于單位員上的采購控制意識、行為，但單位負(fù)責(zé)人對采購制度的建立健全和良好運(yùn)行起著關(guān)鍵作用。些單位雖然建立r采購制度，仍執(zhí)行不嚴(yán)或根本就不執(zhí)行，形同虛設(shè)，其根本原因就是單位負(fù)責(zé)人控制的隨意性或相互串通，搞“內(nèi)部人控制”。2強(qiáng)化采購監(jiān)督檢查?！兑?guī)范》第二十五條規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度

17、明確監(jiān)督檢杳機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或小定期地進(jìn)行檢查：”紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門應(yīng)通過實(shí)施符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試榆查采購與付款業(yè)務(wù)制度是否健全，各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。監(jiān)督檢矗重點(diǎn)應(yīng)放在采購崗位是否存在不相容職務(wù)崗倚的情況；采購請購審批程序是否按規(guī)定執(zhí)行；款項(xiàng)支付的正確性、時效性、合法性；采購合同的規(guī)范性、完整件及執(zhí)行情況等方面及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3按“二三個代表”重酉思想的要求，加強(qiáng)對采購崗位工作人員的職1世道德建設(shè)和減信教育

18、。實(shí)踐證明，采購制度的良好執(zhí)行，采購工作^員的職業(yè)道德和誠f苦至關(guān)重要。職業(yè)道德是采購控制環(huán)境的重要方面，具有無法取代的作用，兇此要在采購工作中形成一種減信、公正、公平的環(huán)境，通過道德的力量約束每個人，必須按“三個代表”重璺思想的要求，加強(qiáng)對采購崗位工作人員的職業(yè)道德教育使其樹直正確的世界觀、人生觀忠于職守、敬業(yè)奉獻(xiàn)、誠實(shí)守信、堅(jiān)持原則、秉公辦事。敢于同違法違紀(jì)和一切不良現(xiàn)象作斗爭，在守法的前提下做好自己的本職工作。4：項(xiàng)具體措施。一是

19、對采購人員進(jìn)行輪崗，事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)一般由采購人員執(zhí)行，單位應(yīng)根據(jù)條件對采購人員定期(1或2年)進(jìn)行輪崗，防止采昀人員在采購過程中犯錯誤?！鍪菍﹂L期使用的辦公用品及長期眼務(wù)性勞務(wù)如小車維修等采購業(yè)務(wù)最好通過招標(biāo)的方式確定供席商，相對穩(wěn)定但不能艮剃固定應(yīng)2至3年作為一個蹦期進(jìn)行新一輪招標(biāo)確定新的供應(yīng)商：j足建立價格信息數(shù)據(jù)庫，及時指導(dǎo)采購，為。作者單位：重慶市果樹研究所(責(zé)任編輯：北方J中國農(nóng)業(yè)會計(jì)2003／7司萬方數(shù)據(jù)2.意要Ht原則η

20、i守畢業(yè)單價采購市l(wèi)陵墓喜接采購對象的價戚、數(shù)堂、金額~在哥哥穩(wěn)度，分類規(guī)定采購方式和應(yīng)市.做到靈活性叮原則件的統(tǒng)一銷合，管照規(guī)濃而不必板。3經(jīng)濟(jì)性原川~IL采購制度的輩輩立必須要考慮成杠放旅原則.1F.執(zhí)行過程中既絞濟(jì)簡便、合燃1JJji.Xli約采購.tH.降低采購成本，從而提高管用水平和增加她益。4.可行收原~!Ijc制定的采購制隙，品須要具有fJ操作性.不能只停留在紙上或授在墻上，而是要成為單位采購工作的有機(jī)制成部份。5)在栩容

21、1IJ9r分離l鼠則就是哥哥將一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的全過程分配給具有相互制約關(guān)系的陰個成閱個以上肉仿分別究成，確保采購過程中莎腥的不|叫你川、快H貫之間權(quán)責(zé)明確、相互制約、相且監(jiān)督，嚴(yán)禁一個部門或個人既請求，又審批，又執(zhí)行采購、文付款瑣等。因此.制定警戒單位采購制度必須將涉及諸購審批h購價與確定供$.商、采購什網(wǎng)的訂立與審計(jì)、采購與驗(yàn)收，采購、革命收均相關(guān)會計(jì)記錄、付款審批與付款執(zhí)行等確定為不相容崗位，分別由小網(wǎng)的部門或人w!!:H事，以便相互

22、核對，柑交牽制，防止舞弊，減少毅銷1々越我娘麟草草.!IJ前曾在稽的建望自內(nèi)將l明確規(guī)定集中統(tǒng)叫采購的范扇。在市rj)E采購制度時2號根擻il:要性原則，規(guī)定集中統(tǒng)…a漿購的[附及具體的采購部門。2采購程序的確定?！兑?guī)范》第十油條規(guī)立在“單位成接照樣與購、審批、采購、駿收、f付‘中I款每等F靠劃規(guī)~X定吉的革稅壁1序F辦迦3采E購業(yè)務(wù)這也就明確了罵摹F業(yè)蹭位娘購業(yè)%至少包捐以下輟序.將需喜察$物品部肌門樓出申潦呻4有it諸青購權(quán)的音部幣

23、門淌購→授儀部門豆或t人員審批同意→采購人員執(zhí)行采購(包插確E定E供H成注商、確定價楠、4綴在訂命網(wǎng))葉驗(yàn)收人H郎手(驗(yàn)收3交足價才攸用)→財(cái)#音部$門2審暫核合網(wǎng)男巢罵據(jù)、付款號等事。3采購崗佼分工與職資。應(yīng)根據(jù)規(guī)在n將辦理采購liI:務(wù)的不相容崗位相互分離，如請購與審批、詢問與確定供應(yīng)商、采購合同的訂定與審t、采購與驗(yàn)收使在采購崗業(yè)資低制，明確相關(guān)部門相i句儀的職責(zé)、權(quán)限建立授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對采購業(yè)務(wù)的授權(quán)j[吁非方式、儀限

24、、稅序、資任利相關(guān)校制措施規(guī)定采購員辦理采購的職責(zé)袍的和工作要求n4.采購與驗(yàn)收。采購制度中1證明確規(guī)定采購方式、供自江南、4金收樣ff~事11位哥的內(nèi)容J根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)悄況確立醫(yī)采購占式，如訂單采購、介|司訂貨、政接購買等ω驗(yàn)收制!變中民此提規(guī)定物資本身的份收.即按ft問驗(yàn)收在t盤、品種、規(guī)梢等，更i!規(guī)定所購物品投人使用后使用放巢的駿收，擊最高資金使用效率5款項(xiàng)支付條款ι濃購散!隱:必明確規(guī)定采購業(yè)務(wù)只能由財(cái)會部門舟

25、、璐艾付業(yè)務(wù).Ii!應(yīng)付款程序和付款條件，即收到l輿實(shí)、完整、合訟的采購發(fā)聯(lián)、驗(yàn)收證明，并在有關(guān)授僅人審批后才能付款。6采購監(jiān)督條教α采購制度中I~明確規(guī)定采購i監(jiān)督條款.明確紀(jì)檢且在銳、審計(jì)、財(cái)會等部門為.:R1f4監(jiān)督部fJ.版1J監(jiān)督職責(zé).井鼓勵啦位其他職工對采購J:fFl!行臟督。7違反制度應(yīng)的承擔(dān)責(zé)任。采購制度中$.按采購全過程的各個崗位分別規(guī)定其違反制度的資干。~O采購人員在采購過穩(wěn)中銜私舞弊的處別條款驗(yàn)收人的不撥要求驗(yàn)收的

26、處罰條款.授權(quán)審批部門或人民幣認(rèn)真脫行職資銷權(quán)審批的處罰條款，以放且在背部川成人員、財(cái)務(wù)部門不認(rèn)真脫行職資的處罰條款等字回句購制度的保障銷自由1.根位負(fù)資人是采購制度建立健舍利嚴(yán)格執(zhí)行的第一責(zé)任人ο采購制度也是《會t法》規(guī)定的意要內(nèi)容，因此.(規(guī)泡》第llII條規(guī)定單位負(fù)資人對本與生lL采購與付款內(nèi)部控制的建立健全和有妓實(shí)施以及采購與付款業(yè)好的真實(shí)餓、合法性負(fù)貨?！懊鞔_吁立愴負(fù)責(zé)人的第一資低，這是采購制度的lIi:l!保障。雖然采購制度

27、的成功i運(yùn)行取決T單位民上的采購控制.:識、行為.1L!單覺1.責(zé)人對采購制度的建立健全和良好運(yùn)行起辛辛關(guān)鍵作1L些守主佼雖然建立「采購制度.f日執(zhí)行不產(chǎn)或根本就不執(zhí)行，m問版設(shè).Jt根本脫網(wǎng)就是單位負(fù)責(zé)人控制的隨意做戎相l(xiāng)U!li且，搞“內(nèi)部人按制2強(qiáng)1t采購A在督制~景?！兑?guī)引n第~1ifk規(guī)定單位應(yīng)當(dāng)建立對采購與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度.明確監(jiān)督檢哥哥機(jī)構(gòu)成人員的職資權(quán)限，定期就不定期地進(jìn)行槍擊!t~“紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門應(yīng)通過實(shí)

28、施符合性測試制實(shí)質(zhì)性測試檢查采購與中I款業(yè)務(wù)制陵援尚健余，備i乎1規(guī)定是奪得到有效執(zhí)行。監(jiān)督被盜重點(diǎn)應(yīng)放在宋購崗位是否存在不相容職務(wù)肉仲的情況采購消購審批手提序是生存攢規(guī)定執(zhí)行款項(xiàng)支付的E碗除、時放性、臺t擊性，采購合|司的規(guī)范性、完整性及執(zhí)行情況等方面.從日才發(fā)現(xiàn)問版并提出較改意見。3按“二三個代表“革n耳思想的要求，加強(qiáng)對采購崗位工作人民的職業(yè)道德tJ!設(shè)和誠f育教育。實(shí)踐證明，采購制度的良好執(zhí)行.j民購工作人員的耳Jb&i宜德和城

29、信至關(guān)重要ω職業(yè)道德是采購控制環(huán)境的:m:要方面，具有元法取代的作用，兇此擺在采購工作中形成一種城俗、公iE、公平的環(huán)境，通過道德的力鍾約束每個人，必須按“三個代表“重些思想的要求，加強(qiáng)時采購肉佼工作人員的職業(yè)滔德靠在臂，使其樹“.正確的做界觀、人生觀.忠于職守、敬業(yè)奉獻(xiàn)、誠實(shí)守信、堅(jiān)持脫則、秉公辦事。敢于阿波法違紀(jì)初一切不良現(xiàn)象作斗爭，在守法的前提下做好自d的本職工作ω4._，ilj[具體措施。…是對采購人員迸行輪崗，事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)