淺析企業(yè)采購合同管理的風險、困境及對策

1、強薪金他暴廁禽同骨固韻廁險◆回弱羼嬲筑，采購合同是市場中采購行為主體間交流的主要載體。采購合同通過特定的法律形式規(guī)定了采購合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，是在采購合同執(zhí)行過程中雙方的行為準則，而采購合同管理則是合同得以實現(xiàn)的制度安排。但由于許多的主客觀原因，致使采購合同管理在開始之初就存在許多的風險，并在管理過程中面I臨諸多困境。一，企業(yè)采購合同管理風險的產(chǎn)生(一)信息的不對稱性不對稱的信息存在于許多的商業(yè)情況中。主要表現(xiàn)為一方掌握了為另一方所不

2、知的關(guān)于質(zhì)量、得益等信息。在企業(yè)與外界發(fā)生聯(lián)系的過程中，各種合同在簽訂時通常都處在信息不對稱的情況下。通常供應(yīng)商對他們自己的技術(shù)和能力比企業(yè)知道的更多，對各種產(chǎn)品或服務(wù)的成本、競爭地位等也知道的更多。“經(jīng)濟主體問的利益沖突，使經(jīng)濟主體間信息、知識、經(jīng)驗的差異被機會主義地利用”，在這樣的情況下簽訂的采購合同具有極大的風險性。而參與合同管理的組織成員也存在利用各自所擁有的私人信息，為獲取個人利益在合同管理的過程中損害采購企業(yè)利益的行為傾向。

3、(二)未來的不確定性克萊因認為，由于未來可能出現(xiàn)大量偶然的、不期出現(xiàn)的事件，因此“試圖在契約中‘寫明’所有偶發(fā)事件的真實特性的成本是很高的”。在不明確的未來情況面前，雙方簽訂的合同不可能規(guī)定一切情況下雙方的所應(yīng)當承擔的權(quán)利和義務(wù)，以及雙方所應(yīng)當采取的行動。在情況發(fā)生變化的時候雙方必然要對合同進行或多或少的調(diào)整，重新就合同內(nèi)容進行討價還價。但這種情況的變化是否會成為供應(yīng)商集團經(jīng)濟研究20079月上旬刊(總第241期)文／饒璞譚麗楊鳴的私有

4、信息，或者是供應(yīng)商與合同管理人員間的私有信息會直接影響到合同是否會被重新簽訂。(三)環(huán)境的不可知性由于現(xiàn)實環(huán)境非常復雜，人們的認知能力、知識水平以及技術(shù)經(jīng)驗存在局限性，無法時時都對環(huán)境做出正確的判斷，導致在合同簽訂時對正確行為或行為成本的估計可能與環(huán)境存在偏差。環(huán)境的不可知性與未來的不確定和信息不對稱起著相似的作用，很多時候三者同時對合同產(chǎn)生影響。使合同在執(zhí)行過程中，甚至在簽訂之初就使企業(yè)處于不利的境況。致使合同條款存在缺口，為供應(yīng)商提

5、供機會主義行為的機會和條件。二企創(chuàng)翻乏購合同管理監(jiān)督的困境(一)合同不完整性導致的困境監(jiān)督是將合同的履行行為與合同規(guī)定的行為標準進行比較，并促使履行行為與合同規(guī)定行為相一致的措施，合同是監(jiān)督的標準與依據(jù)。但由于上文所述三個原因?qū)е潞贤遣煌暾?，合同對行為的?guī)定是不全面的而且很大程度上是不可執(zhí)行的。首先，合同無法保證為實現(xiàn)目標所需要的一切行為都能得到合同全面、明確而詳細的表述。其次，合同無法保證其所規(guī)定的行為能夠得到確定的執(zhí)行，或執(zhí)行情

6、況能夠被明確地觀察到。因此，在監(jiān)督標準上就出現(xiàn)產(chǎn)生了標準不全面而且不可執(zhí)行的困境，使監(jiān)督活動找不到明確的依據(jù)。主要表現(xiàn)在如下方面：第一，全面標準化和全面監(jiān)督無法實現(xiàn)。在合同的簽訂和履行中，甲方最直接也是最安全的想法是細化所有的操作流程，標準化所有的行為規(guī)則。這種方式是對信息不對稱最直接的挑戰(zhàn)，且不論信息完全透明與私有產(chǎn)權(quán)之間可能存在的沖突，就實現(xiàn)的可能性而言，這種方式由于受到成本限制實現(xiàn)的難度非常大。即使通過設(shè)定與主要目標相關(guān)的特征來監(jiān)

7、督、考核合同乙方的行為，但“由于這些特征是根據(jù)某些易于計算的、不完全的、法院易于觀察到的委托書來明確規(guī)定，成文的契約有可能是不完全的”。而此時第三方(如法院或仲裁機構(gòu))進行裁決是相當困難，其結(jié)果是難以預(yù)料的。在無法解決信息獲取的困難時，只能采取規(guī)避的措施。主要是明確權(quán)威和激勵兩條途徑實現(xiàn)，但規(guī)避依然是困難的。第二，合同與權(quán)威是相互排斥的。由于信息不對稱等原因產(chǎn)生了高的交易費用，于是產(chǎn)生了企業(yè)這種產(chǎn)權(quán)一體化的形式，“企業(yè)就是作為通過市場交

8、易來組織生產(chǎn)的替代物而出現(xiàn)的”。在這種組織形式之下，后勤組織可以強制規(guī)定各種生產(chǎn)要素應(yīng)當如何使用，“這種權(quán)威方式可以省去許多麻煩”。但是當行政成本必定高于被取代的市場交易的成本時，生產(chǎn)的組織形式又退回到通過市場交易來組織生產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)方式。在這種情形下雖然供應(yīng)商的組織通過獲取利潤而讓度了組織的一部分生產(chǎn)能力，但絕大部分產(chǎn)權(quán)依然歸其所有。因此，合同的規(guī)定范圍無法使采購企業(yè)具有先前的產(chǎn)權(quán)形式下的權(quán)威性，而正是權(quán)威性的存在部分地緩解了信息的不對稱

9、。(二)企業(yè)采購組織運行的困境采購組織是合同監(jiān)督管理的執(zhí)行機構(gòu)，是使用權(quán)威性替代了市場的組織形式。囚徒困境模型中描述的囚犯與西西里黑手黨的沉默法則間的鮮明反差，比較簡單而直接地說明組織內(nèi)權(quán)威存在的必要性。但絕對的權(quán)威和集中是不可能的，最直接的證明來自于管理學對管理跨度和管理層次的論述，管理層次產(chǎn)生的原因是管理者的一萬方數(shù)據(jù)能力有限，而管理跨度就是管理者能力的度量值。此外，各個崗位所具備的專門知識、經(jīng)驗和信息也大大削弱了集中決策和權(quán)利集中

10、行使的可行性。分權(quán)的管理方式，即不完全的權(quán)威便成為了相對可行的選擇，但分權(quán)的管理方式又容易造成意見不統(tǒng)一的情況，影響組織對合同管理中各個階段問題的反應(yīng)效果。正如阿羅著名的不可能性定理指出相對于集中，分散的決策方式是無效率的。因此組織面臨著運用權(quán)威無力，而權(quán)利分散則沒有效率的兩難困境。三企業(yè)采購合同管理激勵的困境㈠保證提供商信息不扭曲的困境激勵合同希望商人們能夠自覺地按照合同制訂者所想要的那樣，做出自己最大的努力，用最低的成本去完成最多的

11、工作。實際上，由于采購企業(yè)尋求一定供應(yīng)水平下的成本最小化而供應(yīng)商想要實現(xiàn)收益的最大化，致使某些合同激勵的目標很難實現(xiàn)，尤其是在某些不存在替代性且生產(chǎn)過程沒有相關(guān)參照標準的采購項目屯更是如此。如果能夠完全掌握供應(yīng)商生產(chǎn)的邊際成本函數(shù)，那么在合同雙方都沒有壟斷勢力的情況下，所需要的供應(yīng)水平確定了一個市場價格。采購企業(yè)只需要采用這樣的付款方式就能達到目標，即若達到所需要的供應(yīng)水平就付給稍高于市場價格的費用，如果達不到就一分錢都不給。但這個函數(shù)

12、是不可能被掌握的，因此，只能采取退而求其次的辦法即固定價格。在這種情況下，供應(yīng)商在簽訂合同前會故意夸大成本進而獲取高價，在合同簽訂后會盡力降低成本以獲取最大利潤。但軍隊后勤組織不會允許這種情況發(fā)生，因為這與保障成本最小化的目標發(fā)生了沖突，所以會在獲取真實成本信息后想盡辦法管制利潤?？刂评麧櫬适潜容^有代表性的管制辦法。而利潤率是與成本掛鉤的，這樣供應(yīng)商是不會有激勵去降低自己的成本的。反而會盡可能地扭曲成本信息以獲取理想的利潤。疊㈢保證組織

13、內(nèi)目標不偏離的困境當完全的權(quán)威和不完全的權(quán)威都不能完全實現(xiàn)組織的高效運轉(zhuǎn)時，組織期望通過教育或者激勵來實現(xiàn)成員與組織目標的～致。教育是通過改造思想來保持組織成員與組織在目標偏好上的一致，激勵是通過調(diào)節(jié)利益的方式迫使個人與組織保持一致。但激勵也無法完全實現(xiàn)其應(yīng)當實現(xiàn)的目標。激勵面對的第—道難題是個人努力成果的區(qū)分。最有效的激勵是按勞付酬，但一項工作的完成是集體努力的結(jié)果，特別是管理工作，很難區(qū)分個人的努力對組織的貢獻，因此只能采取平均激勵

14、或者對集體激勵。第二個難題是組織與個人利益最大化之間的矛盾。組織期望付出最小成本達到保障水平，而個人在利益上期望個入努力所帶來的全部牧益最大。這樣就會產(chǎn)生組織在獎勵上力度不夠的情況。再加之個人努力成果無法被區(qū)分，激勵時必須采用平均激勵或集體激勵的方式，個人所得到的激勵將會更少，很難產(chǎn)生效果。因而也就很難將組織成員的行為目標調(diào)節(jié)到與組織保持一致。四企業(yè)采購合同管理的對策如果供應(yīng)商和參與合同管理的組織成員都局限在狹隘的自NG態(tài)中，企業(yè)采購合

15、同管理將存在許多難以解決的問題。如果組織能夠引導組織成員相互合作，那么這個困境將得到極大改善。正如巴納德在經(jīng)理人的職靜)中所強調(diào)的獻身精神的激發(fā)是至關(guān)重要的，他認為“責任感使獻身精神成為理所當然，并引起合作的初始忠誠，少了它，(組織的)能力將不能釋放，也不能提高”但完全依靠他們的自覺性和自律性也是不現(xiàn)實的。因此，在企業(yè)采購過程中，需要針對自利心態(tài)而采取相關(guān)措施。第一要做到合同的規(guī)范化。合同的規(guī)范化首先是程序的規(guī)范化。即在合同的訂立、履行

16、，變更與終止、合同糾紛的處理等合同管理的各個階段必須做好的工作要做好，必須履行的程序要履行。其次是內(nèi)容的規(guī)范化。采購合同的各種條款、用語和采購物品或服務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)、標準描述要規(guī)范。以免一旦發(fā)生糾紛第三方無法進行仲裁或裁決。再次是付款方式的規(guī)范。付款方式是影響采購過程中合同雙方權(quán)利最直接的一種制度安排?？梢砸罁?jù)業(yè)內(nèi)相關(guān)慣例或通用方式進行安排，以期作到在合同履行各個階段合同雙方的利益能夠得到相應(yīng)保障。第二是合同雙方的交流機制的建設(shè)。交流機制

17、的建設(shè)包含幾個方面的內(nèi)容。一是合同再簽訂機制。合同是不完備的，因為購買方與出售方之間在相關(guān)信息上存在不對稱性，因此經(jīng)濟主體間的利益沖突，使經(jīng)濟主體間信息、知識、經(jīng)驗的差異被機會主義地利用，而且試圖在契約中‘寫明’所有偶發(fā)事件的真實特性的成本是很高的，因此在一定情況下合同有可能需要重新訂立，為此需要建立采贍企業(yè)與供應(yīng)商商之間的良好互動機制。二是對供應(yīng)商的激勵和監(jiān)督考評機制。監(jiān)督考評機制是掌握供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量信息的主要途徑，是評價項目承包質(zhì)

18、量和采取各種激勵措施的主要依據(jù)。而激勵機制是采購企業(yè)與供應(yīng)商之間關(guān)于各種情況相互交流的重要途徑，激勵分為正向激勵與負向激勵，應(yīng)當針對供應(yīng)商和項目特性綜合運用各種激勵手段，實現(xiàn)采購企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好溝通。第三是合同管理中技術(shù)支援的建設(shè)。合同具有法律性和經(jīng)濟性雙重性質(zhì)，是通過法律形式對雙方關(guān)于經(jīng)濟活動達成的共識進行固化，但由于合同或者法律制度本身存在的缺陷容易導致供應(yīng)商鉆空子的現(xiàn)象，因此在合同的管理過程中合同的技術(shù)支援十分重要。而企業(yè)由