采購(gòu)定單的格式參考

1、采購(gòu)定單的格式參考采購(gòu)定單的格式參考采購(gòu)定單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線(xiàn)而言各不相同。不過(guò)，任何實(shí)用的采購(gòu)定單所必備的要素有：序列編號(hào)、發(fā)單日期、按受定單的供應(yīng)商的名稱(chēng)和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)定單有約束的各種條件。這些約束采購(gòu)方和供應(yīng)商之間關(guān)系的條件極為重要，至于什么應(yīng)該包括到合同中而什么又是不必要的則要通過(guò)磋商決定。實(shí)際上，在某個(gè)公司的采購(gòu)定單中包括哪些條款常常由多年采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)決定。定單中

2、的條款項(xiàng)目一般有如下方面：（1）包括那些當(dāng)侵犯了別人的專(zhuān)利時(shí)，保護(hù)采購(gòu)方不受訴訟連帶責(zé)任的條款。（2）包括有關(guān)價(jià)格的條款，例如，如果定單中沒(méi)有指明價(jià)格，那么，在我方?jīng)]有接到通知并對(duì)其表示接受的情況下，所購(gòu)物料的價(jià)格不應(yīng)高于上次支付的價(jià)格。（3）包括明確指出不允許就裝箱和運(yùn)輸進(jìn)行收費(fèi)的條款。（4）明確規(guī)定貨物的接受取決于對(duì)其進(jìn)行的質(zhì)量檢測(cè)的結(jié)果。（5）指明拒收貨物后，如果購(gòu)買(mǎi)方再次采購(gòu)會(huì)重新發(fā)出定單。（6）詳細(xì)描述質(zhì)量要求以及質(zhì)量保障控制

3、方法。（7）如果所發(fā)貨物在定單指定日期沒(méi)有到達(dá)，允許取消定單。（8）指明采購(gòu)方拒絕支付匯票給供應(yīng)商的幾種情況。（9）有些條款涉及貨物數(shù)量，即關(guān)于實(shí)際裝運(yùn)數(shù)量多于或少于所定貨物時(shí)如何處理。在某些行業(yè)中，很難控制一次生產(chǎn)產(chǎn)出的數(shù)量（例如，印刷業(yè)），這時(shí)，產(chǎn)量在一定限度內(nèi)的超量和不足都可以接受。（10）涉及到對(duì)公司有特殊利害關(guān)系的事件的條款，例如有關(guān)仲裁和制造部件時(shí)所需工具的處理等問(wèn)題的條款。個(gè)別公司在采購(gòu)定單一式幾份方面以及如何處理這些不同

4、副本方面各不相同。典型情況下，采購(gòu)定單的傳遞路徑如下：原件發(fā)往供應(yīng)商，有時(shí)隨單附一份副本以便供應(yīng)商返回作為其接受合同的證明。一份副本歸入順序編號(hào)的采購(gòu)定單卷宗中由采購(gòu)部門(mén)保管；另一副本則由供應(yīng)商保管。有些公司里，采購(gòu)部門(mén)不保存采購(gòu)定單的副本，他們把采購(gòu)定單拍照后，用微縮膠片的形式進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)部門(mén)也會(huì)收到一份定單副本以便于處理應(yīng)付賬款。一份副本發(fā)往倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，用于這一部門(mén)為接收物料作準(zhǔn)備。如果公司組織結(jié)構(gòu)把收貨和倉(cāng)儲(chǔ)兩個(gè)職能分開(kāi)處理，收貨

5、部門(mén)也會(huì)收到一份副本。這些副本將按照供應(yīng)商名稱(chēng)的字母順序進(jìn)行歸檔，并用于記錄貨物到達(dá)后真正收到的數(shù)量。如果收到的物料還要經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)（通常原材料和生產(chǎn)部件就是這樣）的話(huà)，一份副本也要送到檢驗(yàn)部門(mén)。盡管采購(gòu)定單的所有副本內(nèi)容上都是相同的，并且是一次同時(shí)填寫(xiě)完畢的，但是，這并不意味著它們?cè)谛问缴弦脖仨氁荒Ｒ粯印＠?，供?yīng)商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意見(jiàn)的條款。填出收貨方面的各項(xiàng)數(shù)據(jù)僅僅是收貨部門(mén)的定單副本的要求。采購(gòu)部門(mén)的

6、定單副本則可能要求列出發(fā)貨承諾、發(fā)票以及運(yùn)輸?shù)确矫娴臈l款。由于價(jià)格的保密性，一般而言它不會(huì)出現(xiàn)在收貨部門(mén)的副本上。采購(gòu)定單會(huì)以不同的方式加以保存。但關(guān)鍵是在需要這些文件的時(shí)候可以輕而易舉地找到它們。目前可能做到的是：所有與一項(xiàng)特殊采購(gòu)的定單有關(guān)的文書(shū)應(yīng)該附在一張定單副本上。如果可能的話(huà)，還要將其在某處歸檔并建立交叉索引，以便需要時(shí)可以很快找到。采購(gòu)定單的格式參考采購(gòu)定單的格式參考采購(gòu)定單就其樣式和在公司內(nèi)的傳遞路線(xiàn)而言各不相同。不過(guò)，任

7、何實(shí)用的采購(gòu)定單所必備的要素有：序列編號(hào)、發(fā)單日期、按受定單的供應(yīng)商的名稱(chēng)和地址、所需物品的數(shù)量和描述、發(fā)貨日期、運(yùn)輸要求、價(jià)格、支付條款，以及對(duì)定單有約束的各種條件。這些約束采購(gòu)方和供應(yīng)商之間關(guān)系的條件極為重要，至于什么應(yīng)該包括到合同中而什么又是不必要的則要通過(guò)磋商決定。實(shí)際上，在某個(gè)公司的采購(gòu)定單中包括哪些條款常常由多年采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)決定。定單中的條款項(xiàng)目一般有如下方面：（1）包括那些當(dāng)侵犯了別人的專(zhuān)利時(shí)，保護(hù)采購(gòu)方不受訴訟連帶責(zé)任的條款

8、。（2）包括有關(guān)價(jià)格的條款，例如，如果定單中沒(méi)有指明價(jià)格，那么，在我方?jīng)]有接到通知并對(duì)其表示接受的情況下，所購(gòu)物料的價(jià)格不應(yīng)高于上次支付的價(jià)格。（3）包括明確指出不允許就裝箱和運(yùn)輸進(jìn)行收費(fèi)的條款。（4）明確規(guī)定貨物的接受取決于對(duì)其進(jìn)行的質(zhì)量檢測(cè)的結(jié)果。（5）指明拒收貨物后，如果購(gòu)買(mǎi)方再次采購(gòu)會(huì)重新發(fā)出定單。（6）詳細(xì)描述質(zhì)量要求以及質(zhì)量保障控制方法。（7）如果所發(fā)貨物在定單指定日期沒(méi)有到達(dá)，允許取消定單。（8）指明采購(gòu)方拒絕支付匯票給供

9、應(yīng)商的幾種情況。（9）有些條款涉及貨物數(shù)量，即關(guān)于實(shí)際裝運(yùn)數(shù)量多于或少于所定貨物時(shí)如何處理。在某些行業(yè)中，很難控制一次生產(chǎn)產(chǎn)出的數(shù)量（例如，印刷業(yè)），這時(shí)，產(chǎn)量在一定限度內(nèi)的超量和不足都可以接受。（10）涉及到對(duì)公司有特殊利害關(guān)系的事件的條款，例如有關(guān)仲裁和制造部件時(shí)所需工具的處理等問(wèn)題的條款。個(gè)別公司在采購(gòu)定單一式幾份方面以及如何處理這些不同副本方面各不相同。典型情況下，采購(gòu)定單的傳遞路徑如下：原件發(fā)往供應(yīng)商，有時(shí)隨單附一份副本以便供

10、應(yīng)商返回作為其接受合同的證明。一份副本歸入順序編號(hào)的采購(gòu)定單卷宗中由采購(gòu)部門(mén)保管；另一副本則由供應(yīng)商保管。有些公司里，采購(gòu)部門(mén)不保存采購(gòu)定單的副本，他們把采購(gòu)定單拍照后，用微縮膠片的形式進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)部門(mén)也會(huì)收到一份定單副本以便于處理應(yīng)付賬款。一份副本發(fā)往倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，用于這一部門(mén)為接收物料作準(zhǔn)備。如果公司組織結(jié)構(gòu)把收貨和倉(cāng)儲(chǔ)兩個(gè)職能分開(kāi)處理，收貨部門(mén)也會(huì)收到一份副本。這些副本將按照供應(yīng)商名稱(chēng)的字母順序進(jìn)行歸檔，并用于記錄貨物到達(dá)后真正收到

11、的數(shù)量。如果收到的物料還要經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)（通常原材料和生產(chǎn)部件就是這樣）的話(huà)，一份副本也要送到檢驗(yàn)部門(mén)。盡管采購(gòu)定單的所有副本內(nèi)容上都是相同的，并且是一次同時(shí)填寫(xiě)完畢的，但是，這并不意味著它們?cè)谛问缴弦脖仨氁荒Ｒ粯?。例如，供?yīng)商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意見(jiàn)的條款。填出收貨方面的各項(xiàng)數(shù)據(jù)僅僅是收貨部門(mén)的定單副本的要求。采購(gòu)部門(mén)的定單副本則可能要求列出發(fā)貨承諾、發(fā)票以及運(yùn)輸?shù)确矫娴臈l款。由于價(jià)格的保密性，一般而言它不會(huì)出現(xiàn)