采購(gòu)合同管理跟蹤、監(jiān)控采購(gòu)合同的執(zhí)行

1、1采購(gòu)合同管理：跟蹤、監(jiān)控采購(gòu)合同的執(zhí)行采購(gòu)合同管理：跟蹤、監(jiān)控采購(gòu)合同的執(zhí)行合同跟蹤、監(jiān)控是訂單人員的重要職責(zé)。合同跟蹤、監(jiān)控的目的有三個(gè)方面：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿(mǎn)足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫(kù)存水平。在實(shí)際訂單操作過(guò)程中，合同、需求、庫(kù)存三者之間會(huì)產(chǎn)生相互矛盾，突出的表現(xiàn)為：因各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿(mǎn)足導(dǎo)致缺料、庫(kù)存難以控制。一、合同執(zhí)行前跟蹤、監(jiān)控一、合同執(zhí)行前跟蹤、監(jiān)控當(dāng)一個(gè)訂單合同制定之后，供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時(shí)

2、簽訂等都是訂單人員要及時(shí)了解的情況。在采購(gòu)環(huán)境里，同一物料有幾家供應(yīng)商可供選擇是十分正常的情況，獨(dú)家供應(yīng)的情況是很個(gè)別的。雖然每個(gè)供應(yīng)商都有分配比例，但是在具體操作時(shí)還可能會(huì)遇到供應(yīng)商因?yàn)楦鞣N原因拒絕訂單的情況。由于時(shí)間的變化，供應(yīng)商可能要提出改變“認(rèn)證合同條款”，包括價(jià)格、質(zhì)量、期貨等，作為訂單人員應(yīng)該充分與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可選擇的供應(yīng)商。如果供應(yīng)商按時(shí)簽返訂單合同，則說(shuō)明供應(yīng)商的選擇正確；如果供應(yīng)商確實(shí)難以接受訂單，千萬(wàn)不可勉強(qiáng)

3、，可以在采購(gòu)環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商，必要時(shí)要求認(rèn)證人員協(xié)助辦理。與供應(yīng)商正式簽訂過(guò)的合同要及時(shí)存檔，為以后查閱做好準(zhǔn)備。二、合同執(zhí)行過(guò)程跟蹤、監(jiān)控二、合同執(zhí)行過(guò)程跟蹤、監(jiān)控與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)該全力跟蹤，合同確實(shí)需要變更時(shí)要征得供應(yīng)商的同意，不可一意孤行。合同執(zhí)行過(guò)程跟蹤要把握以下事項(xiàng)：1嚴(yán)密跟蹤、監(jiān)控。嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備物料的詳細(xì)過(guò)程，保證訂單正常進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)反饋，需要中途變更的要立即解決，不能夠在

4、這方面耽誤時(shí)間。不同種類(lèi)的物料，其準(zhǔn)備過(guò)程也不同，總體上可以分為兩類(lèi)：一類(lèi)是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的物料，存在加工過(guò)程，周期比較長(zhǎng)，出現(xiàn)問(wèn)題幾率大的情況；另一類(lèi)是供應(yīng)商有庫(kù)存，不存在加工過(guò)程，周期也相對(duì)比較短，不容易出現(xiàn)問(wèn)題。在這種情況下，前者跟蹤的過(guò)程就比較復(fù)雜，后者相對(duì)比較簡(jiǎn)單。2緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形式。如果因市場(chǎng)生產(chǎn)需求緊急，要求本批物料立即到貨，采購(gòu)人員就應(yīng)該馬上與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，必要時(shí)還應(yīng)該幫助供應(yīng)商解決疑難問(wèn)題，保證需求

5、物料的準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。有時(shí)市場(chǎng)需求出現(xiàn)滯銷(xiāo)，采購(gòu)方經(jīng)過(guò)研究決定延緩或取消本次訂單物料供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)該立即與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)可以承受的延緩時(shí)間，或者終止本次訂單操作，同時(shí)應(yīng)該給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。3慎重處理庫(kù)存控制。訂單人員應(yīng)密關(guān)注庫(kù)存水平，既不能讓生產(chǎn)缺料，又要保持最低的庫(kù)存水平，這確實(shí)是一個(gè)非常具有挑戰(zhàn)性的問(wèn)題。當(dāng)然，庫(kù)存問(wèn)題還與采購(gòu)環(huán)境的柔性有關(guān)，這方面也需要認(rèn)證人員和計(jì)劃人員的通力合作。4控制好物料驗(yàn)收環(huán)節(jié)。物料到達(dá)訂單規(guī)定的交貨

6、地點(diǎn)，對(duì)國(guó)內(nèi)供應(yīng)商一般是指到達(dá)企業(yè)原材料庫(kù)房，對(duì)境外供應(yīng)商交貨一般是指到達(dá)企業(yè)的國(guó)際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨之前會(huì)將到貨情況表單傳真給訂單人員，訂單人員必須按照原先所下的訂單對(duì)到貨的物品、批量、單價(jià)及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開(kāi)始辦理付款手續(xù)。境外物料的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款。三、合同執(zhí)行后跟蹤、監(jiān)控三、合同執(zhí)行后跟蹤、監(jiān)控在按照合同規(guī)定的支付條款對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款后仍需要進(jìn)行合同跟

7、蹤。訂單執(zhí)行完畢的條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到貨款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會(huì)影響企業(yè)的信譽(yù)。另一方面，物料在運(yùn)輸或者檢驗(yàn)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，偶發(fā)性的小問(wèn)題可由訂單人員或者現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)人員與供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系解決。另外，合同跟蹤、監(jiān)控還有幾點(diǎn)需要進(jìn)行以下補(bǔ)充說(shuō)明：1在合同跟蹤、監(jiān)控過(guò)程中，要注意供應(yīng)商的質(zhì)量、貨期等的變化情況。需要對(duì)認(rèn)證合同的條款進(jìn)行修改的，要及時(shí)提醒認(rèn)證辦理人員，以利