辦公文件管理方案

1、辦公文件管理方案辦公文件管理方案一、一、目的目的為了規(guī)范辦公人員對辦公文件的管理，科學(xué)地分類和規(guī)范化命名文件，使文件方便、快速提取，提高工作效率，特制定本方案。二、二、適用人群適用人群該方案適用于職能部門辦公人員。三、三、電腦磁盤命名電腦磁盤命名C：程序；D：軟件；E：工作；F：個(gè)人四、四、文件分類及安放目錄文件分類及安放目錄1、在E盤新建一個(gè)文件夾，命名為“工作”。將所有與日常工作相關(guān)的文檔放到該文件夾下。根據(jù)工作內(nèi)容不同在“工作”文

2、件夾下分別創(chuàng)建文件夾。2、在F盤新建兩個(gè)文件夾，分別命名為“個(gè)人資料”、“備份”。“個(gè)人文檔”里可以包含考勤、考試等非工作性文件；“備份”里包含一些合同、發(fā)票等掃描件及郵件傳送的一些重要資料備份。3、另外是一些軟件及其安裝類的文件，我們統(tǒng)一放到D盤。在D盤新建兩個(gè)文件夾，分別命名為“下載”和“安裝”?！跋螺d”用于文件下載時(shí)安裝不同的路徑，并將所有下載的軟件放到“下載”文件夾下；“安裝”作為軟件安裝目錄，分類匯總所有軟件的安裝程序。4、C

3、盤為電腦系統(tǒng)程序盤，為避免卡機(jī)，盡量不要將軟件安裝到C盤。五、五、文件命名文件命名1、盡量以文件標(biāo)題內(nèi)容命名。2、如果是需要進(jìn)行多次修改的文件，在文件名后帶上日期。六、六、文檔快捷鍵的使用文檔快捷鍵的使用1、把Office、Photoshop之類的辦公軟件生成快捷鍵放置到電腦桌面右側(cè)一列；2、把“工作”文件夾及需要及時(shí)變動(dòng)或統(tǒng)計(jì)的表格發(fā)送到桌面快捷方式。七、七、桌面整理桌面整理1、桌面可以放置一些臨時(shí)性文件，但是要及時(shí)整理，最遲到當(dāng)天下

4、午下班后，一定要將桌面文件歸類匯總到相應(yīng)的目錄下。2、刪除一些不必要的快捷方式。除必要的快捷方式外，只需留下“我的電腦”、“網(wǎng)上鄰居”及“回收站”（不針對win7系統(tǒng)）。電腦桌面上文件不易過大，否則會(huì)導(dǎo)致電腦卡機(jī)。3、為了更方便的使用辦公軟件，建議下載360軟件小助手，這樣我們可以通過左下角的任務(wù)欄就可以找到我們常用的辦公軟件了，非常方便快捷又實(shí)用。八、八、文件備份文件備份1、電腦文件備份（1）對于重要性的文件備份，為了預(yù)防發(fā)生損壞情況

5、，可以選擇系統(tǒng)自帶的“備份或還原向?qū)А惫δ?，打開方式如下：開始所有程序附件系統(tǒng)工具備份彈出“備份或還原向?qū)А睂υ捒颍瑔螕粝乱徊?，選擇“備份文件和設(shè)置”，然后根據(jù)提示進(jìn)行下一步操作，就可以備份自己想要備份的文件了。（另外我們也可以通過一些備份軟件來進(jìn)行備份，這個(gè)根據(jù)自己的需要來選擇。）還原系統(tǒng)備份的數(shù)據(jù)，按同樣方式打開“備份或還原向?qū)А苯缑妫乱徊竭x擇“還原文件和設(shè)置”，然后根據(jù)提示就可以還原自己想要進(jìn)行還原的文件。（2）對于日常工作文件

6、和一些重要數(shù)據(jù)的保存，最簡單的方法是用U盤或者移動(dòng)硬盤來備份一份。另外我們也可以使用網(wǎng)絡(luò)云盤來進(jìn)行備份，不僅可以避免系統(tǒng)癱瘓?jiān)斐傻膿p失，還可以在需要的情況下，用其他的電腦來遠(yuǎn)程處理自己的文件，并且能夠達(dá)到同步保存的效果。網(wǎng)絡(luò)云盤有很多款，這里推薦兩款：360云盤和金山快盤，根據(jù)需要自己從網(wǎng)上下載。2、隨時(shí)保存為了避免由于停電或電腦死機(jī)造成的文件丟失，我們一定要養(yǎng)成隨時(shí)保存正在編輯的文件。九、總結(jié)九、總結(jié)習(xí)慣因人而異，方案可以根據(jù)不同習(xí)慣