project 2000 如何幫您管理工作任務(wù)

1、Project2000如何幫您管理工作任務(wù)北京中科北京中科項目管理研究所目管理研究所席相霖席相霖（100080）項目是由一系列具有依賴關(guān)系的工作任務(wù)（或者稱之為活動）組織起來的。完成這些工作任務(wù)，整個項目也就完成了。管理好任務(wù)是Project2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務(wù)的呢？他為您提供全方位的任務(wù)信息，為您把任務(wù)按層次結(jié)構(gòu)組織起來，為您編制描述依賴關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖，為您繪出表和圖兼?zhèn)涞臋M道圖，為您準(zhǔn)備好詳盡報表，您需要的

2、任務(wù)信息幾乎都能從中獲取得到。提供全方位任務(wù)信息提供全方位任務(wù)信息為了有成效地控制項目進(jìn)展，您需要隨時了解每個任務(wù)的諸多方面的信息，包括時間、工期、資源、工時、成本等等。按傳統(tǒng)的做法，每次需要這些信息時由辦公室工作人員去搜集、匯總、計算，再報給您，這樣做不僅要花費很多時間，而且也難于做到準(zhǔn)確和及時。Project2000則能自動地、隨時地、全面地為您提供任務(wù)信息。Project2000為每個工作任務(wù)設(shè)置了多達(dá)241個數(shù)據(jù)域，也就是說，對

3、于每一個工作任務(wù)它可以提供240多個數(shù)據(jù)，這里讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。時間、工期方面的信息時間、工期方面的信息對于每個任務(wù)，Project2000都能夠為您提供在原計劃中任務(wù)開始時間、結(jié)束時間、工期；由于各種因素限制，任務(wù)最早可能的開始和結(jié)束日期；為保證項目按期完成，最晚必須開始和結(jié)束日期；根據(jù)項目實際運(yùn)作的情況，最新調(diào)整后的開始時間、結(jié)束時間、工期；實際的開始時間、結(jié)束時間、工期，并且顯示出當(dāng)前計劃或?qū)嶋H的計劃日期和原始計劃比較

4、的差異值，從而知道任務(wù)是按計劃進(jìn)行的，還是提前或拖后了多少天。資源、工時、成本方面信息資源、工時、成本方面信息對于每個任務(wù)，Project2000都能夠為您提供哪些工種（人員）、哪些設(shè)備在其上工作；以及它們投入的數(shù)量、安排的正常班工時和加班工時各為多少；每種資源從什么時候開始在任務(wù)上工作，什么時候結(jié)束工作；完成這個任務(wù)，需要支付資源多少錢，材料費多少錢，總計成本多少錢；工作進(jìn)展到現(xiàn)在，實際已經(jīng)完成了多少工期，多少工時，還剩余多少工時待完

5、成；在成本方面，當(dāng)前計劃或?qū)嶋H執(zhí)行的計劃和原始計劃比較是超出預(yù)算還是低于預(yù)算，具體數(shù)字為多少；完成剩余的工作任務(wù)還需要多少工時、費用。任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息任務(wù)進(jìn)入開始實施階段的控制條件是哪些緊前任務(wù)，它們在時間上與該任務(wù)是什么樣搭接關(guān)系。任務(wù)是否為關(guān)鍵任務(wù)，分配到該任務(wù)上工作的資源是否已經(jīng)接受了工作安排，它們是否有超負(fù)荷工作量問題存在。這里列出的僅僅是Project2000能夠向您提供的任務(wù)信息中的一小部

6、分，但已經(jīng)為您正確地指導(dǎo)項目提供了充足的依據(jù)。如果您請辦公室的工作人員搜集整理，至少要花一、兩天時間，但從Project2000中獲取，只是手指點鼠標(biāo)之勞。更可貴的是，Project2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng)，它只要求輸入非常少的數(shù)據(jù)，約5%10%，而90%以上的信息都是系統(tǒng)自動計算和生成的，而且總是最新的、可靠的。按層次組織任務(wù)讓您的項目結(jié)構(gòu)清晰按層次組織任務(wù)讓您的項目結(jié)構(gòu)清晰對于一個大型工程項目而言，如果把項

7、目中包含的所有任務(wù)，不論大小、主次，都放在一個等級上進(jìn)行管理，顯然不是一種明智的作法。ProjectProject20002000提供了能夠從大到小表和圖結(jié)合的橫道圖利于從時間上分析任務(wù)表和圖結(jié)合的橫道圖利于從時間上分析任務(wù)重點從時間的角度描述任務(wù)的橫道圖在Project2000中功能大大地擴(kuò)展，為您管理好項目提供了許多方便。Project2000的橫道圖是和數(shù)據(jù)表格結(jié)合到一起的，它把您經(jīng)常需要查看的任務(wù)數(shù)據(jù)按類別預(yù)先設(shè)置在幾個表中，如

8、基本項表，當(dāng)前計劃表，基線計劃表，成本表，跟蹤表，掙得值表等，當(dāng)您選中其中的某個表時，Project2000就在左邊為您按表形式顯示數(shù)據(jù)，右邊則顯示橫條圖。如果現(xiàn)有的表都不能滿足，您可以自己先把需要的數(shù)據(jù)項定義一個表格，按相同的辦法生成橫道圖。既有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，又有直觀的橫條圖，兩相呼應(yīng)。為使您在一個點上看到多個需要的信息，您可以選擇5種數(shù)據(jù)直接顯示在橫條圖的四周以及條內(nèi)。在您想把當(dāng)前計劃、實際計劃和最初的計劃做比較時，Project20

9、00會把這三個橫條圖給您同時顯示出來，您一看就知道已經(jīng)完成到什么程度，是按時、提前還是拖后了。在您為員工講解或向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報這個項目時，只需您按一下鼠標(biāo)鍵，Project2000就會把整個項目細(xì)節(jié)都藏起來，只剩一個項目標(biāo)題。然后，再隨著您的思路，從粗到細(xì)一級一級地展開，使您的報告條理清晰，倍受贊賞。當(dāng)然，您隨時可以把一個摘要任務(wù)隱藏或展開。在橫道圖上您還可以把來自其他文件的圖、文字說明或圖片，甚至聲音文件匯集成一體，使您的圖更具有吸引力

10、。月歷圖使您能早知道任意一天內(nèi)將進(jìn)行的任務(wù)月歷圖使您能早知道任意一天內(nèi)將進(jìn)行的任務(wù)如果您想知道項目生命期內(nèi)某一天（任意一天）有哪幾個任務(wù)在進(jìn)行，靠您的工作人員到現(xiàn)場或到檔案里去翻很難使您如愿，但是Project2000會在幾秒內(nèi)給您準(zhǔn)確的回答。Project2000為照顧到您經(jīng)常使用掛歷記錄事件的習(xí)慣，設(shè)置了日歷視圖，它按月為單位展現(xiàn)在您面前，任務(wù)條也呈現(xiàn)在日歷圖上。所以，當(dāng)您把目光集中在日歷的某一天時，您看到橫穿那一天的任務(wù)橫道條，就

11、知道那一天哪些任務(wù)在進(jìn)行中。當(dāng)那一天中開展的任務(wù)太多，以致于畫不下時，您也不必?fù)?dān)心會遺漏幾個任務(wù)，因為只要您用雙擊鼠標(biāo)，它就把當(dāng)天開展的任務(wù)名稱，以及開始時間、結(jié)束時間的清單全部顯示在屏幕上。Project2000的日歷視圖還可以讓您知道項目生命期中的某一天是當(dāng)年的第多少天，項目已經(jīng)進(jìn)行了多少天，距離項目結(jié)束還有多少天。給您準(zhǔn)備豐富多彩的任務(wù)報告給您準(zhǔn)備豐富多彩的任務(wù)報告定期統(tǒng)計報告是項目管理的內(nèi)容之一。在您使用Project2000做