公共事務(wù)部工作手冊(cè)

1、萬(wàn)科企業(yè)股份有限公司編號(hào)VKZB0109名稱公共事務(wù)部工作手冊(cè)版式A0第1頁(yè)共14頁(yè)編制王郁更改審核肖莉批準(zhǔn)陳之平生效期2001年5月9日1.目的：目的：公共事務(wù)部工作手冊(cè)是明確集團(tuán)辦公室公共事務(wù)部的工作流程，規(guī)范來(lái)訪接待、媒介采訪、會(huì)務(wù)安排、組織專項(xiàng)公關(guān)活動(dòng)等方面的實(shí)施和管理。2.范圍：范圍：2.1.本手冊(cè)適用于集團(tuán)辦公室公共事務(wù)部使用；2.2.集團(tuán)各分公司可以參考本手冊(cè)執(zhí)行。3.職責(zé)：職責(zé)：3.1.集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)公共事務(wù)部的策劃、管

2、理和監(jiān)督；3.2.集團(tuán)各職能部門負(fù)責(zé)配合集團(tuán)總辦開展公共事務(wù)部工作。4.方法和過(guò)程的控制：方法和過(guò)程的控制：4.1.安排接待來(lái)訪：安排接待來(lái)訪：4.1.1.咨詢情況咨詢情況:了解來(lái)訪單位來(lái)訪的主要領(lǐng)導(dǎo)、目的、時(shí)間、人數(shù)及拜訪的部門和交流的內(nèi)容(要求詳細(xì))，同時(shí)了解在交流過(guò)程中是否需要萬(wàn)科準(zhǔn)備介紹資料、安排接送、預(yù)定房間等事務(wù)。并請(qǐng)來(lái)訪單位提供文字資料。4.1.2.初步判斷初步判斷:對(duì)于來(lái)訪，公共事務(wù)部原則上必須在不影響集團(tuán)的正常運(yùn)作的情

3、況下積極安排。4.1.3.安排建議安排建議:需要對(duì)接待中的人員、地點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容、程序等安排提出建議及注意事項(xiàng)。以方便領(lǐng)導(dǎo)及接待人員對(duì)接待做出準(zhǔn)確的判斷。4.1.4.通知聯(lián)系單位通知聯(lián)系單位:在回復(fù)來(lái)訪單位中，要以正式的函件發(fā)送到來(lái)訪單位，將接待的時(shí)間、地點(diǎn)、接待人員、接待程序及聯(lián)系人員知會(huì)來(lái)訪單位，同時(shí)也為與來(lái)訪單位最終確定。4.1.5.知會(huì)相關(guān)人員知會(huì)相關(guān)人員:根據(jù)接待的安排情況，應(yīng)知會(huì)相應(yīng)部門配合接待。以下情況要注意：4.1.5.

4、1.如果接待涉及多部門及其他分公司，需要將每個(gè)環(huán)節(jié)的聯(lián)系人及聯(lián)系方法注明4.1.5.2.如果接待安排集團(tuán)副總以上領(lǐng)導(dǎo)接待，必須安排部門經(jīng)理或分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理陪同4.1.5.3.如果接待的工作對(duì)公司的形象及聲譽(yù)比較重要，應(yīng)知會(huì)周刊及時(shí)采訪報(bào)道。萬(wàn)科企業(yè)股份有限公司編號(hào)VKZB0109名稱公共事務(wù)部工作手冊(cè)版式A0第3頁(yè)共14頁(yè)編制王郁更改審核肖莉批準(zhǔn)陳之平生效期2001年5月9日4.2.安排新聞媒介采訪：安排新聞媒介采訪：4.2.1

5、.咨詢采訪情況：咨詢采訪情況：解媒介采訪的時(shí)間、地點(diǎn)、單位、欄目、記者、方式、目的、提綱和預(yù)計(jì)報(bào)導(dǎo)的情況等。同時(shí)與記者溝通采訪的重點(diǎn)、方法和需要準(zhǔn)備的相關(guān)資料，并達(dá)成初步的共識(shí)。4.2.2.初步判斷：初步判斷：在不影響被采訪部門或分公司的正常工作情況下，必須安排。4.2.3.采訪內(nèi)容建議：采訪內(nèi)容建議：采訪主要是以媒介記者要求為主，但對(duì)于采訪內(nèi)容的重點(diǎn)需要根據(jù)集團(tuán)近期的實(shí)際情況，提出意見，能夠在報(bào)導(dǎo)中達(dá)到集團(tuán)的宣傳目的。4.2.4.通知

6、采訪單位：通知采訪單位：采訪接受后，公共事務(wù)部需要及時(shí)知會(huì)記者，同時(shí)根據(jù)記者提供的采訪，提供相關(guān)資料及集團(tuán)希望報(bào)道建議發(fā)送與采訪記者供參考。4.2.5.知會(huì)相關(guān)人員：知會(huì)相關(guān)人員：在確定安排后，必須知會(huì)周刊安排人員陪同，這對(duì)采訪的情況有一個(gè)初步的了解，如發(fā)現(xiàn)不妥當(dāng)之處能夠及時(shí)匯報(bào)。4.2.6.統(tǒng)計(jì)歸檔：統(tǒng)計(jì)歸檔：安排采訪后，對(duì)采訪的情況進(jìn)行記錄。包括：采訪單位、欄目、記者、題材、時(shí)間等。4.3.協(xié)助安排集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)參加論壇：協(xié)助安排集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)

7、參加論壇：4.3.1.咨詢情況：咨詢情況：初步了解論壇的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、協(xié)辦單位、主要論題、邀請(qǐng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)演講的范圍及其其他事務(wù)。初步判斷后，索取有關(guān)資料。4.3.2.初步判斷：初步判斷：對(duì)于以下情況公共事務(wù)部不安排：4.3.2.1.論壇牽涉到費(fèi)用；4.3.2.2.論壇對(duì)集團(tuán)或業(yè)務(wù)部門發(fā)展無(wú)直接宣傳作用。4.3.3.參與建議：參與建議：根據(jù)公共事務(wù)部安排論壇的原則，及其有關(guān)論壇的安排提出建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)判斷。4.3.4.通知聯(lián)系