福建省信息職業(yè)技術學院應用語言系《秘書實務》教程課件

1、制作人:文秘教研室 林雙琴,福建省信息職業(yè)技術學院應用語言系《秘書實務》教程課件,“ 誰掌握了信息,控制了網(wǎng)絡，誰就掌握了整個世界?！?——世界著名未來學家 阿爾溫·托夫勒,第八講 信息工作本講內容及要點,信息與信息工作的含義；信息工作的特點、意義和要求；秘書部門和秘書人員獲取、加工、提供和存儲信息的要領和方法；高層次信

2、息的開發(fā)。,8-1 信息工作概述,8-1-1 信息與信息工作,A.廣義信息與狹義信息：狹義信息，是指通過一定的物質載體反映出來的新的有用知識。廣義信息，是指對各種事物運動特征和變化的客觀描述。 課堂討論：1，報紙、電臺、電視臺以及網(wǎng)絡等所傳播的新聞是不是信息？如果是，屬廣義還是狹義信息？2，氣象信息屬廣義信息還是狹義信息？,信息的七種特性： 1，客觀性； 2，無限性；

3、 3，時效性； 4，共享性； 5，可傳輸性； 6，可加工性； 7，可擴散性。,B. 信 息 的 特 征,C. 信 息 工 作,我們這里講的信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲存和利用信息的一系列活動。秘書部門既是各

4、級領導機關的辦公機構，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。對領導來說，它又是參謀、助手和“耳目”。秘書部門的這些功能，哪一條都離不開信息。為領導工作提供全面、準確、對路的信息，是秘書義不容辭的重要職責。,8-1-2 信息工作的作用（上）,A.輔助領導者正確決策 信息是決策的基礎和依據(jù)。領導決策過程實際上是一個對信息的處理過程。 [案 例] “新疆金石集團”開發(fā)“改性瀝青”生產并將產品逐步推向全國的決策

5、過程中信息的作用。B.協(xié)助領導者科學管理 科學管理的實質：按一定的目標，對一個管理系統(tǒng)進行有效的控制。 [過 程] 各方信息→領導者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達到既定目標,8-1-2 信息工作的作用（下）,C.開闊領導者與秘書的思路 信息社會 · 現(xiàn)代領導者的“信息饑餓”。 秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)

6、新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應用寫作能力。D.提高秘書工作效率 秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調研、辦會等等，實質上都是在處理信息。,8-1-3 信息工作的特點,“四性特點”——,A.服務性秘書部門信息服務的多向性。其中最直接最主要的是為領導決策服務,B.綜合性秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內容具有綜合性,C.針對性同一信息

7、對于不同的對象，其有用性即價值各不相同,D.適時性秘書部門提供信息要選擇最佳時機以取得最高的吸收率,8-1-4 信息工作的要求,信息工作6項要求：,A.敏銳,B.準確,C.及時,D.全面,E.適用,F.經濟,[案例] 某企業(yè)抓住APEC(亞太經濟合作組織)峰會在滬召開這一信息開發(fā)唐裝生產大賺一把取得成功,8-2 信息的獲取,信息獲取——秘書利用各種渠道和方法獲得領導工作所需要的信息。

8、 這是信息工作的基礎性環(huán)節(jié)。,,,,,,領導者,秘書,,上級信息,內部信息,社會信息,同業(yè)信息,歷史信息,國際信息,,8-2-1 信息獲取的范圍,,8-2-2 信息獲取八渠道,秘書,,,,,,,,,,,,,,,,,,領導者,信息網(wǎng)絡渠道,文書 渠道,書刊 渠道,調查 渠道,會議 渠道,信訪 渠道,科研 渠道,檔案 渠道,各 種 信 息,8-2-3 信息獲取的方法,怎樣捕捉信息？

9、“八法”。,B.文字閱讀法,A.網(wǎng)絡查詢法,C.收看收聽法,D.會議記錄法,E.相互交流法,F.專題調查法,G.觀察體驗法,H.索取求購法,8-3 信息的加工,8-3 信息的加工,信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經過加工處理。信息加工——將獲取的原始信息進行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供使用。信息加工既是一種工作過程，更是一種創(chuàng)造性思維活動；加工的成果是科學方法與智力勞動的結

10、晶，具有比原始信息更大的使用價值。,8-3-1 信息加工的方法（上）,A.歸納法：篩選→合并同類項→專題信息 此法便于領導深入了解研究某一方面問題。B.濃縮法。在保證信息量不變的前提下，將長信息壓縮成簡短信息。通常動態(tài)性信息宜短，調研、經驗等信息材料可長些。C.縱深法?！按蚱粕冲亞柕降住?。沿縱向，一層層、一步步、一環(huán)環(huán)深透揭示問題。D.擴充法。對殘缺不全的原始信息加以補充，使之成為完整有用的信息資料。,E.對比法?？v向比較；橫向

11、比較；兩種比較結合起來。此法反差鮮明、印象強烈。F.轉換法。將較抽象的內容轉換成人們容易理解的事例。此法一是轉換對象之間要有可比性，二是轉換對象要通俗易懂。G.圖表法。一目了然，易傳易用。H.剪接法。多用于動態(tài)性信息的加工。要求確定好信息主題，并正確選材、剪接。,8-3-1 信息加工的方法（下）,8-3-2 信息簡報（信息內刊）,記載和傳遞、報送信息的文字材料。特點：“新、深、實、短”。秘書編寫信息簡報6點要領： 標

12、題醒目； 主題集中； 內容新鮮； 結構簡單； 篇幅簡短； 語言簡潔。,討論——信息的加工與信息簡報的編寫之間有著什么樣的關系？,案例一,A.為本級領導了解情況、正確決策、指導工作提供信息； B.為上級領導了解情況、正確決策、指導工作提供高層次信息；

13、 C.為下級機關和基層單位提供信息。,8-4 信息的提供與存儲8-4-1 秘書信息提供的對象——“三個提供”,,14-4-2 信息提供的要求和方式A.秘書機構提供信息服務必須符合“四性”要求 a.有很強的針對性； b.在內容上要有多樣性； c.在時間上要把握適時性； d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式——,簡報,傳真,電 報,網(wǎng) 絡,音像制品,

14、電話,8-5 高層次信息開發(fā),8-5 高層次信息開發(fā),[案例] 衡量經濟增長的若干有趣指標 衡量經濟增長狀況,除了用GDP（國內生產總值）等指標外，還有沒有一些非數(shù)字的乃至人性化的指標呢？請看： ——英國《經濟學家》提出的6項“民間指標”：1，新車銷售量大增；2，司機需求量大增；3，房地產熱；4，赴海外度假者大增；5，純種狗與純種狗主人數(shù)量俱增；6，女性做隆胸手術者與女性胸圍尺碼俱

15、增。（這些信息反映經濟狀況？）,[案例]（續(xù)） ——“美聯(lián)儲”主席格林斯潘：“GDP變輕了！” （用重量來衡量經濟增長？） ——一些經濟學家提出的“垃圾指標” （用垃圾量的變動來衡量經濟狀況？） ——“股市→道·瓊斯、標準普爾指數(shù)→女士裙子長短（上個世紀四五十年代）” （是否很離奇？） 經濟學家們從上述本來非常不起眼的和似乎毫無關聯(lián)的信息中開發(fā)了

16、什么？,,高 層 次 信 息 要 素,有分析,有情況,有建議,,,情況:明晰性典型性,分析:中肯性深刻性,建議:可行性創(chuàng)見性,高層次信息,,,,秘書,秘書,領導決策,,全 面,嚴 密,,導 向,,準 確,,超 前,,8-5-2 高層次信息的開發(fā)途徑,初級信息,零散信息,積累信息,高層次信息,重點調研,綜合歸納,升華突破,,,,,,,,秘書機構秘書人員,8-5-3 高層次信息的開發(fā)方法,要領:

17、根據(jù)領導決策的不同階段開發(fā)不同內容的高層次信息方法：5種(與教材略有不同:將“超前預測法”與“拓展延伸法”合并;“熱點掃描”改為“熱點聚焦”),中心跟蹤法,熱點聚焦法,難點突破法,亮點放大法,拓展延伸法,信息反饋 （正反饋與負反饋）,秘書信息系統(tǒng),信息傳遞,領導決策,決策實施,反饋信息系統(tǒng),,,,,,,,信息反饋之大忌：報喜不報憂！,,,案例：,有一次，鐘苗接待了一位有業(yè)務往來的客戶。在交談中，客人提到

18、：他剛從國外回來，該國的商店里擺放著不少中國陶瓷，當?shù)厝撕芟矚g，而且對中國文化非常感興趣。鐘苗敏銳地感到，這是很有用的信息，于是向對方詳細了解了有關具體情況。送走客人，鐘苗立即將此信息匯報給上司，并建議企業(yè)生產反映中國民俗的陶瓷，到國外開辟市場。事實證明，鐘苗的建議是正確的。,本 講 要 點 回 眸,信息的特征；信息工作的特點及要求；秘書部門和秘書人員獲取信息的范圍、渠道和方法；秘書部門和秘書人員加工信息的主要方法；信息簡報的編