工程檔案資料管理工作的思考探討

1、<p>　　工程檔案資料管理工作的思考探討</p><p>　　摘要：工程檔案作為工程的一部分，其壽命比工程本身要長得多，它承載的不僅是工程本身的信息，還承載各利益相關(guān)者的權(quán)力義務(wù)關(guān)系。因此加強建筑工程檔案管理中存在問題及建議的研究有著重要的現(xiàn)實意義。本文主要研究我國建筑工程施工企業(yè)在檔案管理方面現(xiàn)狀，針對出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的解決策略，為我國建筑工程施工企業(yè)在檔案管理方面的進一步發(fā)展提供一些可行性的思路

2、。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：工程檔案；資料管理；思考 </p><p>　　中圖分類號：G271 文獻標識碼：A </p><p><b>　　引言 </b></p><p>　　建筑工程檔案對整個工程質(zhì)量監(jiān)控及事后跟蹤服務(wù)等工作都有著不可替代的作用，做好建筑工程檔案管理工作十分重要。盡管我國建筑工程施工企業(yè)在檔案

3、管理方面積累了豐富的經(jīng)驗取得了重大進展，但是在實際的檔案管理過程中，很多問題仍然存在。本文就整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出了一些淺顯的看法。 </p><p>　　一、工程檔案的內(nèi)涵和意義 </p><p>　　工程檔案資料是指在工程建設(shè)活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。它產(chǎn)生于工程項目的提出、立項、審批、勘察、設(shè)計、前期準備、施工、監(jiān)督、監(jiān)理、驗收等工

4、程建設(shè)的全過程中的所有活動。它是一種可被人們研究、利用的信息資源，能直接反映陣地工程建設(shè)活動的過程和成果。工程檔案即具有檔案的一般性，即原始的歷史記錄，可以作為追溯的根據(jù)和憑證；又具有自身的特殊性，即實體作業(yè)的技術(shù)依據(jù)，如陣地在使用、維護、管理、改擴建中的根據(jù)和設(shè)計、施工技術(shù)憑證等。它是工程建設(shè)項目管理過程的重要組成部分。 </p><p>　　二、工程檔案管理的現(xiàn)狀問題 </p><p>

5、;　　1、檔案管理意識淡薄 </p><p>　　檔案管理意識淡薄主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是對檔案價值的輕視，二是對數(shù)據(jù)真實性追求的喪失。許多人的觀念里，工程數(shù)據(jù)的作用僅僅是記錄，隨著工程的完工，工程數(shù)據(jù)便完成其使命。因此，在許多情況下，許多工程文檔只記錄了工程中主要的內(nèi)容，如工程圖紙、施工進度、用料等等，而遺漏了大量的信息。許多工程在后續(xù)的追查中，往往找不到具體的工程信息，無法追蹤到人和物的來源。 </

6、p><p>　　此外，大量的工程信息造假或偏差較大。工程中設(shè)計的監(jiān)管者、測繪人員與投資者和施工者，往往勾結(jié)在一起，為了更快更好地完工驗收，往往大量造假和隱瞞。最終對于無論是使用方、監(jiān)管單位還是施工者而言，工程檔案只是一個形式而已，沒人有會去認真考察里面的數(shù)據(jù)，因為那些根本禁不起考察。 </p><p><b>　　2、管理機制不全 </b></p><

7、p>　　由于各施工單位水平良莠不齊，多數(shù)施工單位沒有完善的檔案管理機制，因此檔案機制不健全，是建筑工程資料收集與整理面臨的突出問題，這就使得建筑工程資料的收集與整理難以保證與工程施工建設(shè)同步進行，也可能造成了有關(guān)建筑檔案資料嚴重缺失，也在一定程度上影響制約了建筑施工檔案資料管理工作的深入有序推進，更為嚴重的是也必然影響了建筑工程的施工建設(shè)及進度。 </p><p>　　3、檔案管理技術(shù)落后 </p&g

8、t;<p>　　我國的許多工程檔案還停留在紙張時代，尤其是較為落后地區(qū)的工程。傳統(tǒng)載體的檔案不僅容易損壞丟失，還無法實現(xiàn)高效的管理利用，保存和使用非常繁瑣。在相對發(fā)達的一些地區(qū)，工程文檔實現(xiàn)了全部或部分電子化。但盡管如此，對于檔案的安全備份和保存，缺乏延續(xù)和統(tǒng)一，各類文檔管理部門和數(shù)據(jù)庫混亂，互相缺乏互通，大大削弱了工程文檔的價值挖掘的能力。 </p><p>　　三、工程檔案管理的對策及建議 &l

9、t;/p><p>　　1、加強法制建設(shè)，完善工程管理制度 </p><p>　　應(yīng)監(jiān)督檢查工程檔案資料的形成、收集、整理和移交歸檔工作，擬制工程檔案資料管理制度標準。各單位落實上級要求，將檔案工作納入本單位總體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，設(shè)立專門的職能部門，強化檔案管理工作的力度，將其與年底評獎機制掛鉤。并根據(jù)工程檔案資料管理有關(guān)法規(guī)制度，制定本單位工程檔案資料的實施細則，用于管理檔案歸檔工作。與參建

10、單位簽署《責(zé)任書》，對工程檔案歸檔中獎勵與處罰機制進行具體明確，使參建單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員重視工程檔案的歸檔工作。 </p><p>　　2、思想上要重視工程檔案管理工作 </p><p>　　工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于

11、資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。 </p>

12、<p>　　3、加強施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè) </p><p>　　隨著我國計算機互聯(lián)網(wǎng)的不斷進步與發(fā)展，計算機互聯(lián)網(wǎng)對于我國建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動有著巨大的推動和發(fā)展。為此，建筑施工企業(yè)可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，做好檔案管理方面的信息化建設(shè)。首先，建筑施工企業(yè)應(yīng)該加大檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)與研究工作，同時結(jié)合企業(yè)檔案管理工作中的實際情況，開發(fā)企業(yè)檔案管理軟件，強化企業(yè)檔案管理信息化水平。另外，

13、建筑施工企業(yè)應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案管理工作進行監(jiān)督管理，成立企業(yè)檔案情況監(jiān)督管理、多方合作的信息系統(tǒng)平臺，提高企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量。建筑施工企業(yè)還應(yīng)該加強對檔案管理信息化管理系統(tǒng)定期檢查工作，同時對于檢查結(jié)果進行考核、評定。再次，建筑施工企業(yè)檔案管理工作要實現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，建筑施工企業(yè)必須要建立檔案管理激勵以及約束機制，充分發(fā)揮建筑施工企業(yè)檔案管理工作的作用與功能。 </p><p>　　4、加強對檔案管理和有

14、關(guān)技術(shù)人員培訓(xùn)的力度 </p><p>　　隨著建筑業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認

15、真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用，要有較強的責(zé)任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。 </p><p>　　5、做好檔案信息統(tǒng)計工作 </p><p>　　大力推行縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔

16、案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料、內(nèi)部文件、記錄應(yīng)按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。 </p><p>　　6、完善資料后期的整理工作 </p><p>　　工程資料整理完畢并存放后，并不代表工作完成，不再翻動。往往在工程施工過程中，由

17、于種種問題，也需要進行相應(yīng)的查閱工程資料，或者調(diào)取使用相關(guān)的工程資料，這時，資料管理人員應(yīng)該認真記錄工程資料的存放位置或去向，做好資料收集，認真追蹤工程資料的去向，并及時索回工程資料，這一工作對于工程資料的管理具有非常重要的意義，能夠從根本上避免相關(guān)工程資料的流失問題。 </p><p><b>　　結(jié)束語 </b></p><p>　　建筑工程資料管理工作，對于工程

18、施工企業(yè)來說具有非常重要的意義，工程資料管理過程中出現(xiàn)疏漏，將會嚴重影響工程施工進度和工程項目的整體質(zhì)量，為企業(yè)的聲譽與經(jīng)濟利益帶來一定的負面影響，所以必須加強工程資料管理力度，提高工程資料管理人員的工作意識，保證工程資料管理的嚴謹性和全面性，從而保證工程施工的順利開展，保證企業(yè)的良好經(jīng)濟效益，使企業(yè)在激烈的行業(yè)競爭中脫穎而出，獲取更多的發(fā)展機遇。 </p><p><b>　　參考文獻 </b&