信息化社會下的檔案工作現(xiàn)代化問題芻議

1、<p>　　信息化社會下的檔案工作現(xiàn)代化問題芻議</p><p>　　摘 要：經(jīng)過20世紀(jì)中葉以來信息技術(shù)革命，在信息化、產(chǎn)業(yè)化、科技化的今天，面對檔案的數(shù)量和載體、社會需求方式等方面的變化，以及學(xué)科知識間的相滲與互融，檔案部門作為社會信息業(yè)的組成部分，推行工作的現(xiàn)代化，勢必成為檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。要想推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程，需要在傳統(tǒng)的技術(shù)方法基礎(chǔ)上，逐步加強(qiáng)對檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和方法的研究，注重提

2、高檔案工作人員的文化素質(zhì)和技術(shù)水平，以盡量少的人力、物力、財力消耗，實(shí)現(xiàn)資源的最大優(yōu)化。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：檔案；現(xiàn)代化；信息化；技術(shù) </p><p>　　中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）21-0229-03 </p><p>　　我國自20世紀(jì)二三十年代開展檔案學(xué)研究以來，對檔案的定義展開了不斷探討，形成

3、了不同的表述。一般來說，檔案是“國家結(jié)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其各種形式的原始記錄”[1]3?？梢院唵伪硎鰹椋簷n案是原始的歷史記錄。檔案作為一種匯聚大量知識、囊含豐富信息的重要信息資源，一方面具有優(yōu)于其他信息資料的本源性、可靠性等特點(diǎn)，同時又由于它的原始性及內(nèi)向性等特點(diǎn)，使檔案信息知識的傳播功效和系統(tǒng)程度劣于其他信息資料。因此在全球化、信息化的21世紀(jì)，應(yīng)將檔案工作作為一套信息系統(tǒng)工程來進(jìn)行組織

4、，這需要在掌握檔案信息特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，采取相應(yīng)的合理管理措施，以期發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，彌補(bǔ)其局限，從而強(qiáng)化檔案信息資源的功能和優(yōu)勢。 </p><p>　　一、檔案工作現(xiàn)代化的動因及意義 </p><p>　　檔案工作現(xiàn)代化作為一個歷史概念，在不同社會條件、不同歷史時期中有相應(yīng)的不同標(biāo)準(zhǔn)。一般來說檔案工作現(xiàn)代化，“就是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是電子計算機(jī)技術(shù)為核心的信息化處理技術(shù)，采用科學(xué)的

5、檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源，向社會各界提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)”[1]306。我國目前要實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，需要著眼于檔案的工作技術(shù)與設(shè)備現(xiàn)代化、管理機(jī)構(gòu)布局與館藏結(jié)構(gòu)合理化、信息服務(wù)的社會化和檔案工作組織管理科學(xué)化。 </p><p>　　20世紀(jì)中葉以來，在世界范圍內(nèi)興起了一場新的技術(shù)革命浪潮。這場新技術(shù)革命的主導(dǎo)和核心是電子計算機(jī)技術(shù)為標(biāo)志的信息革命，而信息革命通常是指人類處理信息的方式、

6、媒介方面的革命。在這場技術(shù)革命中，電子計算機(jī)扮演了重要角色，尤其是其中的智力功能，在數(shù)量和質(zhì)量上都大大提高了人類處理信息的能力。這場正在發(fā)展的新技術(shù)革命，為檔案工作現(xiàn)代化準(zhǔn)備了物質(zhì)條件，提供了技術(shù)支持。這場世界性的信息技術(shù)革命浪潮對社會生活各個方面都造成了沖擊，面對信息化與技術(shù)化，檔案工作的現(xiàn)代化，勢必成為檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢，具體表現(xiàn)在： </p><p>　　（一）檔案數(shù)量和載體等方面的變化，迫使檔案

7、管理方式和工作方式走向現(xiàn)代化，而信息革命為檔案工作方式和手段的變革準(zhǔn)備了條件 </p><p>　　隨著科技的發(fā)展，檔案館藏量急劇增加，檔案載體、記錄方式呈現(xiàn)多樣化，在技術(shù)革命的推動下，目前電子計算機(jī)、微縮照相和靜電復(fù)印設(shè)備等已開始步入檔案館大門，越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，紙質(zhì)檔案不再是唯一的存貯載體，而是以聲像型、機(jī)讀型、縮微型等新型記錄方式存在，這些新型載體體積小、存儲量大，聲像并茂、利于

8、解決檔案量的急劇增加問題，而這些新興檔案文件需要特定的保管條件、手段、技術(shù)和現(xiàn)代化的管理方式。 </p><p>　　（二）社會需求方式的變化，需要檔案的系統(tǒng)性與時效性發(fā)展 </p><p>　　在信息革命中，檔案工作已經(jīng)納入了信息系統(tǒng)工程的大結(jié)構(gòu)之中。新技術(shù)革命在強(qiáng)化社會的信息意識的同時也強(qiáng)化了社會的檔案意識。檔案在目前已經(jīng)被廣泛運(yùn)用于為國家、各單位的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面服務(wù)。不僅專

9、家、學(xué)者、政工人員利用檔案，社會各行各業(yè)、各種身份的人都利用檔案。因?yàn)槟骋粚ｎ}、地區(qū)的全部檔案，有時分散在不同全宗以至不同檔案館、檔案室內(nèi)，需要進(jìn)行館際利用，而且利用者不再滿足模糊地提供檔案信息的方式，而是要求及時、準(zhǔn)確地獲取所需信息，這些都要求檔案的服務(wù)方式和檢索能力更加高效、開放，走現(xiàn)代化之路，加速檔案工作適應(yīng)社會發(fā)展要求的步伐。社會各方面對檔案工作提出的新型、高層次、多樣化的服務(wù)要求，增強(qiáng)了檔案工作現(xiàn)代化的緊迫感。 </p&

10、gt;<p>　　（三）現(xiàn)代各門學(xué)科知識間的相滲與互融趨勢日益加強(qiáng) </p><p>　　檔案學(xué)與相關(guān)圖書館學(xué)、情報學(xué)等相互滲透，對自然科學(xué)、技術(shù)科學(xué)內(nèi)容有更多的汲取，已逐漸形成檔案、文書、圖書、資料、情報等文獻(xiàn)信息一體化趨勢。面對國內(nèi)外出現(xiàn)要求“資源共享”的新趨向，檔案學(xué)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)適當(dāng)?shù)匚D書館學(xué)、情報學(xué)、信息論、系統(tǒng)論等相關(guān)學(xué)科的有關(guān)內(nèi)容及其最新成果，促進(jìn)檔案研究的更好更快發(fā)展。宏觀上融合

11、其他相關(guān)學(xué)科知識的同時，在原有分支學(xué)科的基礎(chǔ)上，微觀上逐步發(fā)展檔案學(xué)原理、檔案史料學(xué)、檔案情報學(xué)、檔案統(tǒng)計學(xué)、檔案學(xué)史、檔案文獻(xiàn)編纂史、檔案微縮復(fù)制技術(shù)、檔案修復(fù)技術(shù)、檔案現(xiàn)代化管理，以及各種專門檔案管理等新的分支學(xué)科，進(jìn)一步完善檔案學(xué)科學(xué)體系，使其在科學(xué)性、系統(tǒng)性上有較大較快的發(fā)展和提高，理論更加精深與成熟。 </p><p>　　二、實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的措施 </p><p>　　如上

12、所述，檔案工作現(xiàn)代化既以新的技術(shù)革命興起為背景和前提，又是其結(jié)出的碩果之一。實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，實(shí)際上是一場以技術(shù)革命為中心的全面改革，涉及檔案工作各方面的改革與調(diào)適，是一項(xiàng)長遠(yuǎn)而復(fù)雜的綜合性系統(tǒng)工程，我們應(yīng)當(dāng)從我國檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，研究戰(zhàn)略與對策，制定發(fā)展規(guī)劃，將改革貫穿于為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化而努力的全過程中，不能急于求成、一蹴而就。 </p><p>　?。ㄒ唬┏浞掷矛F(xiàn)代化技術(shù) </p><

13、;p>　　1.運(yùn)用電子計算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化。計算機(jī)既有高效率的信息處理功能，能以極快的速度對數(shù)據(jù)進(jìn)行讀入、存儲和輸出，并做出邏輯推理和判斷，進(jìn)行檔案的自動檢索、編目、庫房管理情況、各種數(shù)字統(tǒng)計、檔案文獻(xiàn)的編研出版等諸方面，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在對檔案館的館藏量、檔案提供利用量及利用率，檔案的整理、編目、鑒定、檢索、編研，檔案工作的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等諸方面進(jìn)行分析、統(tǒng)計，以獲得各種準(zhǔn)確的、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，為進(jìn)一步進(jìn)行科學(xué)分析研究打