企業(yè)榮譽檔案管理的基本方法與思路

1、<p>　　企業(yè)榮譽檔案管理的基本方法與思路</p><p>　　摘要：榮譽檔案是指企業(yè)在各項活動中獲得各級機關、組織、社會團體頒發(fā)的有保存和利用價值的榮譽實物。榮譽檔案以其歷史的真實性、原始性、直觀性和生動性等特點，真實地反映了企事業(yè)單位開拓創(chuàng)新的光輝歷程和取得的各種輝煌成就。本文作者就榮譽檔案管理問題，與大家探討如何做好該類別檔案的管理問題。 </p><p>　　關鍵詞：榮

2、譽檔案 管理 </p><p><b>　　1、 前言 </b></p><p>　　一個單位的榮譽檔案反映了本單位各項工作在各個歷史時期所取得的主要成就，榮譽檔案是指單位在各項工作和服務中取得優(yōu)異成績并受到上級部門、友好單位、各級領導及社會知名人士的獎勵、表彰與稱贊所獲得的獎杯、獎牌、獎旗、獎狀、證書、獎章、勛章等種形式的文件及實物，是單位在各個歷史時期政績、榮譽、

3、資格的真實反映，成為單位檔案的重要組成部分。 </p><p>　　2、 榮譽檔案的管理 </p><p>　　2.1 榮譽檔案的歸檔制度 </p><p>　　榮譽檔案是檔案工作的組成部分，是一種特殊形式載體的檔案。為做好榮譽檔案的收集、整理，充分發(fā)揮其在生產建設和行政管理中的作用，必須制定榮譽檔案管理制度。在榮譽檔案制度中，應明確榮譽檔案的歸檔范圍、歸檔要求、分

4、類方法、保管期限等。以便大家共同遵守 </p><p>　　榮譽檔案的歸檔范圍主要包括：單位在各項科研、技術及行政管理等活動中獲得的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等。但在榮譽檔案獲獎類別、等級范圍的劃定上，每個單位要根據自己的實際與需要來設置。 </p><p>　　2.2 榮譽檔案的歸檔要求 </p><p>　　所有以本單位的名義獲獎的實物，均需進行拍照或掃描

5、后，連同實體一起交檔案部門保管。當人們利用實物檔案不需要借出實物時，可以隨時在網上瀏覽、需要下載、打印時，可走流程審批。 </p><p>　　值得注意的是，許多單位對現(xiàn)行有效且正在使用的各類證書，缺乏有效管理的措施。容易造成這些資質證書的丟失。我單位的做法是，由辦公室指定專人保管；有新的替代，不再使用的各種證書原件，要求交檔案部門保存（除發(fā)證機關要求收回外）。對需要張掛、陳列的獎牌、錦旗、獎狀、獎杯等實物，規(guī)定

6、應先由檔案部門登記、編號，再由分管的職能部門指定專人負責保管；不需要張掛、陳列時，交回檔案部門保存。 </p><p>　　2.3榮譽檔案的類別劃分與等級劃分 </p><p>　　我院自1990年建立榮譽檔案至今，以擁有榮譽實物648件。我院在榮譽檔案獲獎類別上，設置有：勘察獎、設計獎、科研成果獎、科技進步獎、技術創(chuàng)新獎、重大貢獻獎、優(yōu)質工程獎、大禹水利科技獎、詹天佑獎、歐維姆獎、工程咨

7、詢成果獎、QC小組獎、誠信單位、文明單位、職工之家、先進單位、先進集體、先進個人等。在等級的劃分上，分為：國家級、省部級、廳級、金獎、銀獎、銅獎、特等獎、一等獎、二等獎、三等獎、表揚、其他。這樣劃分后，對我們需要哪一類別或哪一等級榮譽檔案的檢索，都能順手拈來。 </p><p>　　2.4 榮譽檔案的編號 </p><p>　　應按榮譽檔案管理制度，對每一件收集歸檔的實物進行分類、編號。使

8、榮譽檔案排列有序，便于檔案人員對榮譽檔案的存、取。檔號的位置一般標識在榮譽檔案的下面（如形狀為獎杯、工藝品類的），或者標注在其背面（如獎牌、獎狀類的），以免影響榮譽檔案外表的美觀。 </p><p>　　2.5 榮譽檔案的存放 </p><p>　　由于榮譽檔案的現(xiàn)狀多種多樣，凡榮譽檔案較多的企業(yè)，建議建立獨立的榮譽檔案庫房。榮譽檔案原則上應存放在可視性強的柜、架上。不同類型的榮譽檔案如獎

9、牌類、獎杯類、錦旗類等可考慮分別存放，以保持外觀整體的齊整。存貯檔案用的柜、架，宜采用阻燃、耐腐蝕材料，以確保榮譽檔案的安全。 </p><p>　　單位開展創(chuàng)先評優(yōu)、企業(yè)榮譽展覽、或上級來企業(yè)視察和檢查工作時，常常需要展示榮譽檔案，造成榮譽檔案管理的難度，并有遺失的隱患。有條件的單位，可將展出品制作成復制品，以保護榮譽檔案原件的安全。 </p><p>　　如本單位曾建立了一個一、兩百平

10、方米的榮譽室，要求將院的部分重大獎項榮譽檔案放進去展出，我將其中50多件較重要的制成復制品（證書、獎狀彩色復印后，購置紅色的獎狀、證書夾襯托），放在榮譽室，后來只剩下5件，讓我吃驚不少。好在自己早有防備。 </p><p>　　2.6 榮譽檔案的利用。 </p><p>　　只有有效的管理，榮譽檔案才能得以充分利用。為充分利用榮譽檔案，可將榮譽檔案實行數字化后，在單位OA系統(tǒng)上設立專欄動態(tài)

11、展示，以營造出學先進、樹典型、比貢獻、揚正氣的企業(yè)氛圍，教育和激勵干部職工立足崗位，做好本職工作，為企業(yè)做出更大的貢獻。 </p><p>　　3 新時期企業(yè)榮譽檔案管理信息化發(fā)展策略的思考 </p><p>　　3.1要有前期投入。首先，加強企業(yè)檔案管理基礎設施投入力度，保障檔案管理工作健康發(fā)展。要舍得投入，為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門配置當前信息化時期所需要的硬件設備，構建完善的檔案信息管理

12、網絡，配置現(xiàn)代計算機設備與信息數據采集設備，例如掃描儀、數碼照相機、文字識別等軟硬件設備。其次，要堅持科學發(fā)展觀的原則引進檔案管理部門日常工作需要的檔案管理軟件，構建系統(tǒng)性的網絡管理系統(tǒng)。 </p><p>　　3.2 拓展收集渠道。采取多種渠道，強化榮譽檔案信息資源建設。一是依據單位大事記收集榮譽檔案，按照有關要求進行簡化整理、深化著錄工作，并將榮譽檔案拍成數碼照片，進行榮譽檔案的信息儲備。二是利用報紙、單位主

13、頁等各種平臺，跟蹤掌握重大活動、重要事件、重點工作的線索，及時收集相關報道、圖片及錄像等材料，進行榮譽檔案的素材儲備。三是充分利用館（室）藏資源，查詢工作總結、工作要點及會議紀要等檔案資料，作為榮譽檔案的背景材料儲備。四是與各單位綜合部門及相關業(yè)務部門進行溝通與交流，了解掌握歸檔單位重大活動的動態(tài)情況，以保證榮譽檔案信息的真實性和完整性。 </p><p><b>　　4、結語 </b>&l

14、t;/p><p>　　總而言之，榮譽檔案不僅具有記載榮譽、表揚先進、鼓舞士氣的功能，還是單位工程投標、資質申報、對外展示實力等的依據，加強榮譽檔案管理對檔案工作的可持續(xù)發(fā)展具有不可忽視的作用。各單位應加強對榮譽檔案的管理，對每年形成的榮譽檔案都要及時收集，規(guī)范整理，科學歸檔，安全保管，使其真正起到全面真實地反映本單位歷史面貌和發(fā)揮各種應有法定效力的作用。 </p><p><b>