人事檔案管理存在的問題及措施

1、<p>　　人事檔案管理存在的問題及措施</p><p>　　[摘 要]隨著我國經濟的快速發(fā)展，我國人才流動也呈現(xiàn)出高溫狀況。這些對于人事檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。人事檔案作為個人歷史的記錄，供用人單位利用其去考察個人能力的重要資料，對于我國的人才建設，具有重要意義。本文就面臨的挑戰(zhàn)及問題，如何采取新的措施進行指導人事檔案管理等工作進行探索。 </p><p>　　[關鍵詞]人事檔

2、案；檔案管理 </p><p>　　中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-0177-01 </p><p>　　一、人事檔案管理的任務及重要性 </p><p>　　人事檔案是用人單位在招聘時對個人了解歷史的重要憑證。人事檔案最重要的任務就是保證其檔案內容真實、完整。其次就是檔案在接收過程中容易受到的自然損壞等現(xiàn)象，

3、因此，在接收過程中要外謹慎負責。人事檔案對個人未來生活、工作有著重大影響作用，安全性要做到萬無一失。這些保證工作需要有一套系統(tǒng)完整的人事檔案管理工作制度，不同檔案管理人員有不同的分工合作，減少出錯的概率，完善人事檔案的整理、利用及保管工作，切實做到個人檔案的完整及安全。 </p><p>　　隨著社會的發(fā)展，單位中的競爭壓力也越來越大，檔案包含了很多重要信息，是事業(yè)單位的重要資料之一。如果單位內的人事檔案保管不當

4、，則可能會影響事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，對人事檔案進行嚴密保管在單位在社會中的發(fā)展起著至關重要的作用。檔案記錄了所在單位內所有員工所從事的活動及活動本身，這些信息便于了解員工的工作態(tài)度及工作能力，為選拔更好的員工提供了一個很重要的依據(jù)。此外，人事檔案是優(yōu)化單位管理的重要途徑，現(xiàn)代的社會已經發(fā)展為一個信息型的社會，檔案管理就是收集信息和利用信息的一個載體。單位的人才選拔、人才培養(yǎng)、人才的資源配置都需要人事檔案信息的支撐。 </p&g

5、t;<p>　　二、當前人事檔案管理工作中存在的問題 </p><p>　?。ㄒ唬┤耸聶n案缺乏。當前很多人對人事檔案的概念都不是很理解，認為人事檔案沒有什么作用，有的閑置在家，有的大學生甚至都把自己的檔案放在學校里，還有的人早就丟掉了自己的檔案，然后在就業(yè)時填寫的資料就亂七八糟，甚至在不同的簡歷中填寫的個人資料都不相同，這是人事檔案管理工作面臨的難題之一。 </p><p>

6、　?。ǘ┤耸聶n案管理意識不強。由于一些工作人員對人事檔案管理不夠重視，認為人事檔案管理與單位的發(fā)展并不掛鉤，所以在人事檔案管理工作這一塊并不重視，首先沒有建立鑒權的人事檔案管理的體制，二則在人事檔案管理工作上投入的資金不到位，員工人數(shù)也不夠，在從事人事檔案管理工作的員工選擇上并沒有按照標準，對檔案管理人員的選擇也不認真，很多員工對人事檔案管理工作了解的并不是很透徹，在人事檔案管理的工作上犯了錯誤，對人事檔案管理的工作也不認真，甚至不能

7、保證員工人事檔案的完整性和安全性，因此失誤而導致人事檔案資料丟失。 </p><p>　?。ㄈ┤耸聶n案管理工作不到位。人事檔案的管理并不是簡單的對工作人員檔案的收發(fā)、看管、查找等工作，但是部分單位的人事檔案管理大多都還只是簡單的對檔案進行保存、分發(fā)，并沒有對檔案進行整理檢索。檔案材料內容單一，不能很準確的反映個人的能力，對員工的考核不能全面掌握。 </p><p>　?。ㄋ模┤耸聶n案的管

8、理與現(xiàn)在日益發(fā)展的社會不適應。隨著社會的日益發(fā)展，當前的人事檔案管理需要管理人員有較高的文化素質水平，掌握當代人事檔案管理的新技術。但是由于對檔案管理缺乏統(tǒng)一性，導致檔案管理也略顯隨意。這樣做不僅會使員工的切身利益受損，也可能會影響單位的長遠發(fā)展。 </p><p>　?。ㄎ澹┤狈ψ銐虻臋n案收集力度。因許多單位在檔案及時歸檔方面的意識較為薄弱，造成有的檔案長時間在單位及個人手中滯留，未得到迅速歸檔，或者未及時督促

9、相關科室盡快移交檔案，導致員工檔案發(fā)生缺失。 </p><p>　　三、如何做好人事檔案管理工作措施 </p><p>　?。ㄒ唬┘訌娦麄?，提高全員對人事檔案的重視度。針對目前廣大群眾和部分單位領導對人事檔案管理的不重視的現(xiàn)狀，希望社會各單位能夠定期的對群眾進行人事檔案知識的培訓，讓群眾認識到人事檔案對他們以后的工作生活的影響和作用，尤其是在校大學生，學校一定要加強對學生的人事檔案管理的意

10、識。使單位的領導能夠對人事檔案的管理事情重視起來，加大對人事檔案管理工作的人力投入和財力投入。 </p><p>　?。ǘ╄b權人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質量。要想整體的提高單位人事檔案管理的質量，首先就要按照國家的規(guī)定制定鑒權的人事檔案管理制度。對單位人事檔案工作的人員進行詳細工作的分配，明確工作內容。并謹慎高效地對人事檔案進行管理。 </p><p>　?。ㄈ┨岣呷耸聶n案管理

11、人員的能力。現(xiàn)在的人事檔案管理工作并不同于以前的模式，需要人事檔案管理人員具有較高的政治文化素養(yǎng)，并能掌握進行人事檔案管理工作的人員。提高人事檔案管理人員的能力一方面要求在一開始選擇人事檔案管理人員時就要選擇有能力，且耐心細致的人；另一方面要對人事檔案管理人員進行定期的培訓，提高人事檔案管理人員的工作能力。 </p><p>　?。ㄋ模╄b權人事檔案內信息的內容，提高人事檔案的利用率。以往的人事檔案上都是一些個人的

12、基本資料，而且員工的很多檔案資料不能及時得到更新，導致很多有效信息的流失，簡單的檔案資料并不能為個人在工作時為自己爭取到多大的利益，導致不能在檔案中找到有用的信息選擇合適的人才。這就需要單位能夠及時的更員工的檔案資料，并對資料進行匯編整理，完善員工檔案信息的完整性，以便提高人事檔案的利用率。 </p><p>　?。ㄎ澹┩苿尤耸聶n案管理工作實現(xiàn)信息化。運用信息化技術手段開展人事檔案管理工作是新時期的一個必然要求，

13、能夠起到事半功倍的效果。通過掃描儀、照相機、錄像機、計算機等相關技術手段，將圖片、文字等紙質資料轉變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息，實現(xiàn)人事檔案的信息化和無紙化辦公，構建起系統(tǒng)全面的人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過專業(yè)管理軟件開展人事檔案相關工作，例如編制目錄、檢索與檔案資料傳閱、檔案催繳以及查詢等，從而使人事檔案信息的正確性與實效性得以提高。 </p><p><b>　　四、結束語 </b></p>

14、;<p>　　人事檔案工作在我國可謂歷史悠久、源遠流長。隨著我國各項人事制度改革的推進，人事檔案管理的變革勢在必行。如何面對新的社會環(huán)境、制度環(huán)境、技術環(huán)境，以人事制度改革為契機，以信息技術為依托，以人事檔案科學化管理為基礎，以人事檔案社會化服務為目標，將人事檔案管理研究及實踐工作推向更高水平，這是每一位有責任心的人事檔案管理工作者需要認真思考的問題。 </p><p><b>　　參考文