加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)努力降低物資采購(gòu)成本

1、一、加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)的必要性從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)還沒(méi)有介入到物資采購(gòu)合同的審計(jì)，即使已經(jīng)介入的少數(shù)企業(yè)，合同審計(jì)一般也是進(jìn)行事后監(jiān)督，無(wú)法達(dá)到事前控制的目的。這種現(xiàn)狀勢(shì)必造成采購(gòu)合同的簽訂過(guò)程缺少監(jiān)督，采購(gòu)權(quán)限掌握在單一的物資采購(gòu)部門，甚至掌握在少數(shù)人手中，由于多方面的因素，這種采購(gòu)活動(dòng)容易出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。為了全面強(qiáng)化物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約機(jī)制，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)成本，就需要內(nèi)審機(jī)構(gòu)全面

2、介入物資采購(gòu)合同簽訂過(guò)程，實(shí)現(xiàn)從前期調(diào)查到合同簽訂再到合同履行的全過(guò)程監(jiān)督，把采購(gòu)過(guò)程隱蔽的權(quán)力公開(kāi)化，集中的權(quán)力分散化，使企業(yè)各職能部門相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督，共同致力于成本費(fèi)用的控制，最大限度地堵塞物資采購(gòu)中的漏洞，以求實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。二、物資采購(gòu)合同中容易出現(xiàn)的問(wèn)題1供貨方資質(zhì)不實(shí)。有些企業(yè)在簽訂購(gòu)貨合同時(shí)，沒(méi)有對(duì)供貨單位資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真審查，使一些不具備合法資格或不具備簽定或履行經(jīng)濟(jì)合同所規(guī)定的權(quán)力和義務(wù)的廠商有機(jī)可乘。有的供貨單位

3、掛靠其他單位的牌子，有的使用已經(jīng)失去法律效力的資質(zhì)，還有的甚至用假冒的資質(zhì)，也有個(gè)別供貨單位純屬無(wú)資質(zhì)。這些供貨單位本身大都不是生產(chǎn)廠家，也不是正規(guī)的物資供應(yīng)廠商，且經(jīng)濟(jì)實(shí)力都比較弱，它們通常是先與購(gòu)貨單位簽訂合同，然后按照購(gòu)貨方的要求組織貨源，還有個(gè)別單位收到部分預(yù)付款后，再也找不到人影。這種由于合同主體資質(zhì)審查不嚴(yán)，而給購(gòu)貨企業(yè)帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)和潛在損失，不但影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而且當(dāng)企業(yè)利益受到損害時(shí)，由于合同主體本身不合法

4、而無(wú)法尋求正當(dāng)?shù)姆杀Ｗo(hù)。2缺少前期市場(chǎng)調(diào)研，導(dǎo)致合同價(jià)格不合理。有些企業(yè)在簽訂合同時(shí)，沒(méi)有對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)價(jià)格不夠掌握，僅以供貨單位報(bào)價(jià)為準(zhǔn)；還有的單位以近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格為準(zhǔn)，卻不知由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)或技術(shù)進(jìn)步等因素，這些物資實(shí)際價(jià)格已大大下降；也有的單位認(rèn)為供貨方是老客戶，就過(guò)分相信它們，對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格不加調(diào)研，由供貨方說(shuō)了算等等，這些做法都為供貨方提供了可乘之機(jī)，從而造成采購(gòu)價(jià)失真，偏離市場(chǎng)實(shí)際運(yùn)行價(jià)格較遠(yuǎn)。3合同條款不嚴(yán)

5、謹(jǐn)，文字表述不準(zhǔn)確。有些企業(yè)在簽訂合同時(shí)，對(duì)合同的主要條款是否完備、規(guī)范、明確不進(jìn)行認(rèn)真琢磨，忽視了一些應(yīng)該考慮的問(wèn)題，如物資運(yùn)雜費(fèi)、包裝費(fèi)、設(shè)備安裝費(fèi)等。還有的合同由于文字表達(dá)不準(zhǔn)確，容易引起履行爭(zhēng)議，如對(duì)標(biāo)的物的規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠商等沒(méi)有明確表述，最終使采購(gòu)回來(lái)的物資不能滿足生產(chǎn)需要，從而延誤了生產(chǎn)，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。4合同履行不夠全面、及時(shí)。合同簽訂后就涉及到履行問(wèn)題，而許多企業(yè)由于計(jì)劃、采購(gòu)部門與驗(yàn)收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，便出

6、現(xiàn)合同簽訂時(shí)嚴(yán)格控制，履行時(shí)卻無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。有的企業(yè)在供貨方長(zhǎng)期不履行合同的情況下也無(wú)人追究其法律責(zé)任，更有甚者在供貨數(shù)量上不如數(shù)履行，還有的企業(yè)在收到供貨方的部分物資后，剩余物資再無(wú)人催要，供貨方也不主動(dòng)發(fā)貨，使得這些合同不能全面及時(shí)地履行。三、物資采購(gòu)合同審計(jì)的方法1采購(gòu)合同簽訂前的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門會(huì)同企管、計(jì)劃、采購(gòu)等部門在采購(gòu)合同簽訂前就要進(jìn)行全面審計(jì)監(jiān)督，達(dá)到事前控制的目的，具體應(yīng)把好四關(guān)：一是要把好價(jià)格關(guān)，深入進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)

7、研，準(zhǔn)確掌握市場(chǎng)價(jià)格。要通過(guò)電話咨詢、網(wǎng)上查詢、發(fā)調(diào)查表或通過(guò)成本利潤(rùn)率計(jì)算以及近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格等多種方法和渠道準(zhǔn)確掌握價(jià)格信息；二是要把好資質(zhì)關(guān)，認(rèn)真審查供貨單位的資質(zhì)，堅(jiān)決清理不符合資質(zhì)要求的供貨單位，重點(diǎn)對(duì)這些單位的主體資質(zhì)、代理人權(quán)限和范圍、資信情況、履約能力等進(jìn)行審查；三是要把好招標(biāo)關(guān)，在多個(gè)競(jìng)標(biāo)單位中選擇產(chǎn)品質(zhì)量高、價(jià)格低、信譽(yù)好的供貨單位。避免只在一家供貨單位采購(gòu)，致使采購(gòu)價(jià)格居高不下；四是要把好數(shù)量關(guān)，根據(jù)生產(chǎn)需要嚴(yán)格

8、審查采購(gòu)數(shù)量，避免物資積壓。通過(guò)了解生產(chǎn)能力、生產(chǎn)計(jì)劃以及庫(kù)存儲(chǔ)備等，合理確定物資采購(gòu)數(shù)量，避免采購(gòu)過(guò)多造成積壓，影響資金流動(dòng)。2采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門在會(huì)同物資采購(gòu)部門、企業(yè)管理部門、生產(chǎn)計(jì)劃部門與供貨單位簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要認(rèn)真履行審計(jì)監(jiān)督職能，充分發(fā)揮審計(jì)部門的作用。重點(diǎn)從五個(gè)方面做好審計(jì)監(jiān)督：一是審查合同采購(gòu)數(shù)量是否合理，避免造成積壓或臨時(shí)短缺；二是審查合同價(jià)格是否合理，是否存在嚴(yán)重背離市場(chǎng)價(jià)格的行為；三是審查合同

9、供貨時(shí)間是否恰當(dāng)，是否能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常需要；四是審查合同的內(nèi)容是否合法，條款是否齊全嚴(yán)謹(jǐn)，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，避免由于合同條款的不完善引起履行爭(zhēng)議；五是審查物資采購(gòu)運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)等是否由對(duì)方承擔(dān)，配套材料是否有贈(zèng)送等等?？傊?，要盡量全面審查合同內(nèi)容，爭(zhēng)取一切有利因素，為企業(yè)節(jié)約采購(gòu)資金。3建立采購(gòu)合同審計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確掌握合同的簽訂、履行情況。審計(jì)部門要建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)簽訂的采購(gòu)合同要逐一登記，做到有據(jù)可查，

10、為采購(gòu)合同的跟蹤審計(jì)提供資料，同時(shí)要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)已經(jīng)履行或部分履行的合同也要在臺(tái)賬上進(jìn)行反映，隨時(shí)掌握合同的簽訂、履行情況。對(duì)長(zhǎng)期沒(méi)有履行的采購(gòu)合同要督促有關(guān)部門進(jìn)行追查，避免造成經(jīng)濟(jì)損失。另外還要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起已簽訂合同的物資采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，為日后查詢價(jià)格做好準(zhǔn)備。4跟蹤審查合同履行情況，確保合同全面、及時(shí)履行。合同簽訂以后，要通過(guò)實(shí)地驗(yàn)收、查閱資料、詢問(wèn)經(jīng)辦人等方式對(duì)合同履行情況進(jìn)行審查，看是否得到全面履行。對(duì)供貨數(shù)

11、量、價(jià)格與合同規(guī)定有差異的部分，要查明原因，落實(shí)責(zé)任人，如屬供貨方責(zé)任，應(yīng)責(zé)成有關(guān)人員及時(shí)催收物資或拒付不合理貨款；如屬企業(yè)內(nèi)部原因，除合同正常履行外，還要向管理部門提出加強(qiáng)管理的建議，通過(guò)內(nèi)外兩方面途徑促進(jìn)合同的全面履行。5建立審計(jì)成果確認(rèn)體系，準(zhǔn)確反映審計(jì)監(jiān)督成果。通過(guò)審計(jì)監(jiān)督為企業(yè)節(jié)約的采購(gòu)資金，應(yīng)準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)確認(rèn)，詳細(xì)記錄節(jié)約的原因和金額，真實(shí)反映采購(gòu)合同審計(jì)成果。對(duì)審計(jì)成果的確認(rèn)和記錄，一方面是對(duì)審計(jì)工作取得的成績(jī)的認(rèn)可

12、，借以提高內(nèi)審地位，擴(kuò)大內(nèi)審部門的影響；另一方面也是為了保存資料，為管理層決策提供參考依據(jù)，避免在以后的合同中出現(xiàn)類似問(wèn)題。《陜西審計(jì))2002年第6期SHAANXISHENJI19萬(wàn)方數(shù)據(jù)履行情況。對(duì)長(zhǎng)期沒(méi)有履行的采購(gòu)合悶要督促有關(guān)部門進(jìn)行追查，避免造成經(jīng)濟(jì)損失。另外還要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起已簽訂合同的物資采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)總統(tǒng)，為日后褒詢價(jià)格做好準(zhǔn)備。4.跟蹤審查合同履行情況，確保合同全面、及時(shí)彼行。合同簽訂以后，妥通過(guò)實(shí)地驗(yàn)收、受閱

13、資料、詢問(wèn)經(jīng)辦人等方式對(duì)合同履行情況進(jìn)行審查，看是否得到全面履行。對(duì)供貨數(shù)i:、價(jià)格與合同規(guī)定有2是異的部分，要查明原因，落實(shí)責(zé)任人，如屬供貨方責(zé)任?J.主責(zé)成有關(guān)人員及時(shí)催收物資或拒付不合理貸款如屬企業(yè)內(nèi)部原因，除合同i正常履行外，還姿向管理部門提出加強(qiáng)管理的建議，通過(guò)內(nèi)外兩方偽途徑促進(jìn)合同的會(huì)面履行。5.建立審計(jì)成采確認(rèn)體系，準(zhǔn)確反映審計(jì)監(jiān)督成果。通過(guò)審計(jì)監(jiān)督為企業(yè)節(jié)約的采購(gòu)資金，成準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)確認(rèn)，詳細(xì)記錄節(jié)約的原因和金額，

14、真實(shí)反映采購(gòu)合同審計(jì)成果。對(duì)審計(jì)成泉的確認(rèn)和記錄，一方面是對(duì)審計(jì)工作取得的成績(jī)的認(rèn)可，借以提高內(nèi)審地位，擴(kuò)大內(nèi)審部門的影響另一方尚也是為了保存資料，為管理層決策提供參考依據(jù)，避免在以后的合同中出現(xiàn)類似問(wèn)題。能滿足生產(chǎn)需要，從而:It誤了生產(chǎn)，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。4.合同履行不夠全面、及時(shí)。合同簽訂后就涉及到履行問(wèn)題，而許多企業(yè)由于計(jì)劃、采購(gòu)部門與驗(yàn)收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，便出現(xiàn)合同簽訂時(shí)嚴(yán)格拔制.履行時(shí)卻無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。有的企業(yè)在供貨

15、方長(zhǎng)期不履行合同的情況下也無(wú)人追究其法律責(zé)任，更有甚者在供貨數(shù)量上不知數(shù)履行，還有的企業(yè)在收到供貨方的部分物資后，剩余物資再無(wú)人催姿，供貨方也不主動(dòng)發(fā)貨，使得這些合同不能會(huì)ii1及時(shí)地履行。三、物資采購(gòu)合同審計(jì)的方法1.采購(gòu)合問(wèn)接訂前的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門會(huì)同企管、計(jì)劃、采購(gòu)等部門在采購(gòu)合同簽訂前就要進(jìn)行會(huì)ii1審計(jì)監(jiān)督，達(dá)到事前控制的目的，具體應(yīng)把好四關(guān):…是妥把好價(jià)格關(guān)，深入進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，準(zhǔn)確掌板簾場(chǎng)價(jià)格。要通過(guò)電話咨詢、網(wǎng)上查詢、發(fā)

16、調(diào)查表或通過(guò)成本利潤(rùn)率計(jì)算以及近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格等多種方法和渠道準(zhǔn)確掌握價(jià)格信息二是要把好資質(zhì)關(guān)，認(rèn)真審查供貨單位的資質(zhì)，堅(jiān)決清理不符合資質(zhì)姿求的供貨單位，重點(diǎn)對(duì)這些單位的主體資質(zhì)、代理人權(quán)限和范閣、資信情況、履約能力等進(jìn)行審查二二是要祀好招標(biāo)關(guān)，在多個(gè)競(jìng)標(biāo)單位中選擇產(chǎn)品質(zhì)受高、價(jià)格低、信譽(yù)好的供貨單位，避免只在一家供貨單位采購(gòu)，效使采購(gòu)價(jià)格居高不下四.A要把好數(shù)量關(guān)，根據(jù)生產(chǎn)需要嚴(yán)格審查采購(gòu)數(shù)囊.l硅允物資積壓。通過(guò)了解生產(chǎn)能力、生產(chǎn)

17、計(jì)劃以及庫(kù)存儲(chǔ)備等，合理確定物資采購(gòu)斂愛(ài)，避免采購(gòu)過(guò)多造成積壓，影響資金流動(dòng)。2.采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門在會(huì)問(wèn)物資采購(gòu)部門、公1ι管Z盟部門、生產(chǎn)計(jì)劃部門與供貨單位簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要認(rèn)真履行審計(jì)監(jiān)督職能，充分發(fā)探審計(jì)部門的作用3才重點(diǎn)從五個(gè)方面做好審計(jì)監(jiān)督:一是審查合同采購(gòu)戴覺(jué)是否合段，避免造成積壓或臨時(shí)級(jí)缺二是審查合同價(jià)格是否合理，是否存在嚴(yán)重背離市場(chǎng)價(jià)格的行為:二是審黨合悶供貨時(shí)間是否恰當(dāng)，是否能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的

18、正常常委四是審查合同的內(nèi)容是否合法，條款是否齊全嚴(yán)謹(jǐn)，文字農(nóng)達(dá)是否準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，避免由于合問(wèn)條款的不完善引起履行爭(zhēng)議五是審查物資采購(gòu)運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)等是否由對(duì)方承擔(dān)，自己j，.材料是否有贈(zèng)送等等。總之，妥盡雯，全面審查合同內(nèi)容，爭(zhēng)取一切有利閣素，為企~節(jié)約采購(gòu)資金。3.建立采購(gòu)合同審計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確掌握合同的縷訂、履行情況。審計(jì)部門要建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)簽訂的采購(gòu)命同要逐一登記，做到有挺可聾，為采購(gòu)合間的跟蹤審計(jì)提供資料，問(wèn)時(shí)4在

19、實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)已經(jīng)履行或部分履行的合同也要在臺(tái)賬J:.進(jìn)行反映，隨時(shí)掌援合同的接訂、19口馮德生賀長(zhǎng)雄SHAANXISHENJI加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)努力降低物資采購(gòu)成本…、加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)的必要性從目前的現(xiàn)4起來(lái)看，我閡大部分閣有余業(yè)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)還沒(méi)有介入到物資采購(gòu)合同的審計(jì)，即使已經(jīng)介入的少數(shù)企業(yè)，合悶審計(jì)一般也是進(jìn)行事后監(jiān)督，無(wú)法達(dá)到事前控制的目的。這種現(xiàn)狀勢(shì)必造成采購(gòu)合同的簽訂過(guò)程缺少監(jiān)督，采購(gòu)權(quán)限掌握在單一的物資采購(gòu)部門，甚

20、至掌握在少數(shù)人子中，由于多方面的閡索，這種采購(gòu)活動(dòng)容易出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。為了會(huì)面強(qiáng)化物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約機(jī)制，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)成本，就常委內(nèi)審機(jī)構(gòu)全面介入物資采購(gòu)合同簽訂過(guò)程，實(shí)現(xiàn)從前期調(diào)查到合同簽訂再到合問(wèn)履行的會(huì)過(guò)稅監(jiān)督，把采購(gòu)過(guò)程隱藏的權(quán)力公開(kāi)化，集中的權(quán)力分散化，使企此各職能部門相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督，共同致力于成本費(fèi)用的校制，最大限度地豬塞物資采購(gòu)中的漏洞，以求實(shí)現(xiàn)余~效益最大化。二、物資采購(gòu)合同中容易出現(xiàn)的

21、問(wèn)題1.供貨方資質(zhì)不實(shí)。有些企業(yè)在簽訂購(gòu)貨合同時(shí)，沒(méi)有對(duì)供貨單位資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真審查.使一些是不具備合法資格或不具備2鑒定或履行經(jīng)濟(jì)合同所規(guī)定的權(quán)力和義務(wù)的廠商有機(jī)可乘。有的供貨單位技靠其他單位的牌子，有的使用已經(jīng)失去法律效力的資質(zhì)，還有的甚至用假冒的資質(zhì)，也有個(gè)別供貨單位純屬元資質(zhì)。這些供貨單位本身大都不是生產(chǎn)廠家，也不是.iF..規(guī)的物資供應(yīng)廠商，且經(jīng)濟(jì)實(shí)力都比較弱，它們通常是先與購(gòu)貨單位簽訂合悶，然后按照購(gòu)貨方的要求組織貨源，還有個(gè)別

22、單位收到部分預(yù)付款后，再也找不到人彰。這種由于合同1..體資質(zhì)審查不嚴(yán)，而給購(gòu)貨企業(yè)帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)和潛在損失，不僅影響了企~i正常的.i.產(chǎn)級(jí)管活動(dòng)，而且當(dāng)企業(yè)利益受到損害時(shí)，由于合同主體本身不合法而允法尋求.iF..~旨的法律保護(hù)。2.缺少前期市場(chǎng)調(diào)研..lf效合同價(jià)格不合綴。有些企業(yè)在祭訂合問(wèn)時(shí)，沒(méi)有對(duì)市場(chǎng)邊行充分調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)價(jià)格不夠掌板，僅以供貨單位報(bào)價(jià)為準(zhǔn)還有的單位以近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格為準(zhǔn)，卻不知由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)或技術(shù)進(jìn)步等因素，這些

23、物資實(shí)際價(jià)格已大大下降也有的單位認(rèn)為供貨方是老客戶，就過(guò)分相信它們，對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格不加調(diào)研，由供貨方說(shuō)了算等等，這些做法都為供貨方提供了可乘之機(jī)，從而造成采購(gòu)價(jià)失具，偏離市場(chǎng)實(shí)際i.t4t價(jià)格較遠(yuǎn)。3.合問(wèn)條款不嚴(yán)潑，文字i毫不準(zhǔn)確。有些企業(yè)在簽訂合同時(shí)，對(duì)合同的主要條款是否完備、規(guī)范、明確不進(jìn)行認(rèn)真琢磨，忽視了一接應(yīng)該考慮的問(wèn)題，如物資運(yùn)雜費(fèi)、包裝費(fèi)、設(shè)備安裝費(fèi)等。還有的合間由于文字表達(dá)不準(zhǔn)確，容易引起履行爭(zhēng)議，如對(duì)標(biāo)的物的規(guī)格型號(hào)

24、、生產(chǎn)廠商等沒(méi)有明確農(nóng)述，最終使采購(gòu)回來(lái)的物資不《陜西審計(jì)2002年第6期一、加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)的必要性從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)還沒(méi)有介入到物資采購(gòu)合同的審計(jì)，即使已經(jīng)介入的少數(shù)企業(yè)，合同審計(jì)一般也是進(jìn)行事后監(jiān)督，無(wú)法達(dá)到事前控制的目的。這種現(xiàn)狀勢(shì)必造成采購(gòu)合同的簽訂過(guò)程缺少監(jiān)督，采購(gòu)權(quán)限掌握在單一的物資采購(gòu)部門，甚至掌握在少數(shù)人手中，由于多方面的因素，這種采購(gòu)活動(dòng)容易出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。為了全

25、面強(qiáng)化物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約機(jī)制，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)成本，就需要內(nèi)審機(jī)構(gòu)全面介入物資采購(gòu)合同簽訂過(guò)程，實(shí)現(xiàn)從前期調(diào)查到合同簽訂再到合同履行的全過(guò)程監(jiān)督，把采購(gòu)過(guò)程隱蔽的權(quán)力公開(kāi)化，集中的權(quán)力分散化，使企業(yè)各職能部門相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督，共同致力于成本費(fèi)用的控制，最大限度地堵塞物資采購(gòu)中的漏洞，以求實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。二、物資采購(gòu)合同中容易出現(xiàn)的問(wèn)題1供貨方資質(zhì)不實(shí)。有些企業(yè)在簽訂購(gòu)貨合同時(shí)，沒(méi)有對(duì)供貨單位資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真審查，使一些不具備合法資

26、格或不具備簽定或履行經(jīng)濟(jì)合同所規(guī)定的權(quán)力和義務(wù)的廠商有機(jī)可乘。有的供貨單位掛靠其他單位的牌子，有的使用已經(jīng)失去法律效力的資質(zhì)，還有的甚至用假冒的資質(zhì)，也有個(gè)別供貨單位純屬無(wú)資質(zhì)。這些供貨單位本身大都不是生產(chǎn)廠家，也不是正規(guī)的物資供應(yīng)廠商，且經(jīng)濟(jì)實(shí)力都比較弱，它們通常是先與購(gòu)貨單位簽訂合同，然后按照購(gòu)貨方的要求組織貨源，還有個(gè)別單位收到部分預(yù)付款后，再也找不到人影。這種由于合同主體資質(zhì)審查不嚴(yán)，而給購(gòu)貨企業(yè)帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)和潛在損失，不但影響

27、了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，而且當(dāng)企業(yè)利益受到損害時(shí)，由于合同主體本身不合法而無(wú)法尋求正當(dāng)?shù)姆杀Ｗo(hù)。2缺少前期市場(chǎng)調(diào)研，導(dǎo)致合同價(jià)格不合理。有些企業(yè)在簽訂合同時(shí)，沒(méi)有對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)價(jià)格不夠掌握，僅以供貨單位報(bào)價(jià)為準(zhǔn)；還有的單位以近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格為準(zhǔn)，卻不知由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)或技術(shù)進(jìn)步等因素，這些物資實(shí)際價(jià)格已大大下降；也有的單位認(rèn)為供貨方是老客戶，就過(guò)分相信它們，對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格不加調(diào)研，由供貨方說(shuō)了算等等，這些做法都為供貨方提

28、供了可乘之機(jī)，從而造成采購(gòu)價(jià)失真，偏離市場(chǎng)實(shí)際運(yùn)行價(jià)格較遠(yuǎn)。3合同條款不嚴(yán)謹(jǐn)，文字表述不準(zhǔn)確。有些企業(yè)在簽訂合同時(shí)，對(duì)合同的主要條款是否完備、規(guī)范、明確不進(jìn)行認(rèn)真琢磨，忽視了一些應(yīng)該考慮的問(wèn)題，如物資運(yùn)雜費(fèi)、包裝費(fèi)、設(shè)備安裝費(fèi)等。還有的合同由于文字表達(dá)不準(zhǔn)確，容易引起履行爭(zhēng)議，如對(duì)標(biāo)的物的規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠商等沒(méi)有明確表述，最終使采購(gòu)回來(lái)的物資不能滿足生產(chǎn)需要，從而延誤了生產(chǎn)，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。4合同履行不夠全面、及時(shí)。合同簽訂

29、后就涉及到履行問(wèn)題，而許多企業(yè)由于計(jì)劃、采購(gòu)部門與驗(yàn)收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，便出現(xiàn)合同簽訂時(shí)嚴(yán)格控制，履行時(shí)卻無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。有的企業(yè)在供貨方長(zhǎng)期不履行合同的情況下也無(wú)人追究其法律責(zé)任，更有甚者在供貨數(shù)量上不如數(shù)履行，還有的企業(yè)在收到供貨方的部分物資后，剩余物資再無(wú)人催要，供貨方也不主動(dòng)發(fā)貨，使得這些合同不能全面及時(shí)地履行。三、物資采購(gòu)合同審計(jì)的方法1采購(gòu)合同簽訂前的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門會(huì)同企管、計(jì)劃、采購(gòu)等部門在采購(gòu)合同簽訂前就要進(jìn)行全面審計(jì)

30、監(jiān)督，達(dá)到事前控制的目的，具體應(yīng)把好四關(guān)：一是要把好價(jià)格關(guān)，深入進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，準(zhǔn)確掌握市場(chǎng)價(jià)格。要通過(guò)電話咨詢、網(wǎng)上查詢、發(fā)調(diào)查表或通過(guò)成本利潤(rùn)率計(jì)算以及近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格等多種方法和渠道準(zhǔn)確掌握價(jià)格信息；二是要把好資質(zhì)關(guān)，認(rèn)真審查供貨單位的資質(zhì)，堅(jiān)決清理不符合資質(zhì)要求的供貨單位，重點(diǎn)對(duì)這些單位的主體資質(zhì)、代理人權(quán)限和范圍、資信情況、履約能力等進(jìn)行審查；三是要把好招標(biāo)關(guān)，在多個(gè)競(jìng)標(biāo)單位中選擇產(chǎn)品質(zhì)量高、價(jià)格低、信譽(yù)好的供貨單位。避免只在

31、一家供貨單位采購(gòu)，致使采購(gòu)價(jià)格居高不下；四是要把好數(shù)量關(guān)，根據(jù)生產(chǎn)需要嚴(yán)格審查采購(gòu)數(shù)量，避免物資積壓。通過(guò)了解生產(chǎn)能力、生產(chǎn)計(jì)劃以及庫(kù)存儲(chǔ)備等，合理確定物資采購(gòu)數(shù)量，避免采購(gòu)過(guò)多造成積壓，影響資金流動(dòng)。2采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門在會(huì)同物資采購(gòu)部門、企業(yè)管理部門、生產(chǎn)計(jì)劃部門與供貨單位簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要認(rèn)真履行審計(jì)監(jiān)督職能，充分發(fā)揮審計(jì)部門的作用。重點(diǎn)從五個(gè)方面做好審計(jì)監(jiān)督：一是審查合同采購(gòu)數(shù)量是否合理，避免造成積壓或臨時(shí)短

32、缺；二是審查合同價(jià)格是否合理，是否存在嚴(yán)重背離市場(chǎng)價(jià)格的行為；三是審查合同供貨時(shí)間是否恰當(dāng)，是否能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常需要；四是審查合同的內(nèi)容是否合法，條款是否齊全嚴(yán)謹(jǐn)，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，避免由于合同條款的不完善引起履行爭(zhēng)議；五是審查物資采購(gòu)運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)等是否由對(duì)方承擔(dān)，配套材料是否有贈(zèng)送等等?？傊?，要盡量全面審查合同內(nèi)容，爭(zhēng)取一切有利因素，為企業(yè)節(jié)約采購(gòu)資金。3建立采購(gòu)合同審計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確掌握合同的簽訂、履行情

33、況。審計(jì)部門要建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)簽訂的采購(gòu)合同要逐一登記，做到有據(jù)可查，為采購(gòu)合同的跟蹤審計(jì)提供資料，同時(shí)要實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)已經(jīng)履行或部分履行的合同也要在臺(tái)賬上進(jìn)行反映，隨時(shí)掌握合同的簽訂、履行情況。對(duì)長(zhǎng)期沒(méi)有履行的采購(gòu)合同要督促有關(guān)部門進(jìn)行追查，避免造成經(jīng)濟(jì)損失。另外還要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起已簽訂合同的物資采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，為日后查詢價(jià)格做好準(zhǔn)備。4跟蹤審查合同履行情況，確保合同全面、及時(shí)履行。合同簽訂以后，要通過(guò)實(shí)地驗(yàn)收、查閱

34、資料、詢問(wèn)經(jīng)辦人等方式對(duì)合同履行情況進(jìn)行審查，看是否得到全面履行。對(duì)供貨數(shù)量、價(jià)格與合同規(guī)定有差異的部分，要查明原因，落實(shí)責(zé)任人，如屬供貨方責(zé)任，應(yīng)責(zé)成有關(guān)人員及時(shí)催收物資或拒付不合理貨款；如屬企業(yè)內(nèi)部原因，除合同正常履行外，還要向管理部門提出加強(qiáng)管理的建議，通過(guò)內(nèi)外兩方面途徑促進(jìn)合同的全面履行。5建立審計(jì)成果確認(rèn)體系，準(zhǔn)確反映審計(jì)監(jiān)督成果。通過(guò)審計(jì)監(jiān)督為企業(yè)節(jié)約的采購(gòu)資金，應(yīng)準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)確認(rèn)，詳細(xì)記錄節(jié)約的原因和金額，真實(shí)反映采

35、購(gòu)合同審計(jì)成果。對(duì)審計(jì)成果的確認(rèn)和記錄，一方面是對(duì)審計(jì)工作取得的成績(jī)的認(rèn)可，借以提高內(nèi)審地位，擴(kuò)大內(nèi)審部門的影響；另一方面也是為了保存資料，為管理層決策提供參考依據(jù)，避免在以后的合同中出現(xiàn)類似問(wèn)題?！蛾兾鲗徲?jì))2002年第6期SHAANXISHENJI19萬(wàn)方數(shù)據(jù)履行情況。對(duì)長(zhǎng)期沒(méi)有履行的采購(gòu)合悶要督促有關(guān)部門進(jìn)行追查，避免造成經(jīng)濟(jì)損失。另外還要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立起已簽訂合同的物資采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)總統(tǒng)，為日后褒詢價(jià)格做好準(zhǔn)備。4.跟蹤審

36、查合同履行情況，確保合同全面、及時(shí)彼行。合同簽訂以后，妥通過(guò)實(shí)地驗(yàn)收、受閱資料、詢問(wèn)經(jīng)辦人等方式對(duì)合同履行情況進(jìn)行審查，看是否得到全面履行。對(duì)供貨數(shù)i:、價(jià)格與合同規(guī)定有2是異的部分，要查明原因，落實(shí)責(zé)任人，如屬供貨方責(zé)任?J.主責(zé)成有關(guān)人員及時(shí)催收物資或拒付不合理貸款如屬企業(yè)內(nèi)部原因，除合同i正常履行外，還姿向管理部門提出加強(qiáng)管理的建議，通過(guò)內(nèi)外兩方偽途徑促進(jìn)合同的會(huì)面履行。5.建立審計(jì)成采確認(rèn)體系，準(zhǔn)確反映審計(jì)監(jiān)督成果。通過(guò)審計(jì)監(jiān)督

37、為企業(yè)節(jié)約的采購(gòu)資金，成準(zhǔn)確及時(shí)地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)確認(rèn)，詳細(xì)記錄節(jié)約的原因和金額，真實(shí)反映采購(gòu)合同審計(jì)成果。對(duì)審計(jì)成泉的確認(rèn)和記錄，一方面是對(duì)審計(jì)工作取得的成績(jī)的認(rèn)可，借以提高內(nèi)審地位，擴(kuò)大內(nèi)審部門的影響另一方尚也是為了保存資料，為管理層決策提供參考依據(jù)，避免在以后的合同中出現(xiàn)類似問(wèn)題。能滿足生產(chǎn)需要，從而:It誤了生產(chǎn)，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。4.合同履行不夠全面、及時(shí)。合同簽訂后就涉及到履行問(wèn)題，而許多企業(yè)由于計(jì)劃、采購(gòu)部門與驗(yàn)收、生產(chǎn)

38、部門脫節(jié)，便出現(xiàn)合同簽訂時(shí)嚴(yán)格拔制.履行時(shí)卻無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。有的企業(yè)在供貨方長(zhǎng)期不履行合同的情況下也無(wú)人追究其法律責(zé)任，更有甚者在供貨數(shù)量上不知數(shù)履行，還有的企業(yè)在收到供貨方的部分物資后，剩余物資再無(wú)人催姿，供貨方也不主動(dòng)發(fā)貨，使得這些合同不能會(huì)ii1及時(shí)地履行。三、物資采購(gòu)合同審計(jì)的方法1.采購(gòu)合問(wèn)接訂前的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門會(huì)同企管、計(jì)劃、采購(gòu)等部門在采購(gòu)合同簽訂前就要進(jìn)行會(huì)ii1審計(jì)監(jiān)督，達(dá)到事前控制的目的，具體應(yīng)把好四關(guān):…是妥把

39、好價(jià)格關(guān)，深入進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，準(zhǔn)確掌板簾場(chǎng)價(jià)格。要通過(guò)電話咨詢、網(wǎng)上查詢、發(fā)調(diào)查表或通過(guò)成本利潤(rùn)率計(jì)算以及近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格等多種方法和渠道準(zhǔn)確掌握價(jià)格信息二是要把好資質(zhì)關(guān)，認(rèn)真審查供貨單位的資質(zhì)，堅(jiān)決清理不符合資質(zhì)姿求的供貨單位，重點(diǎn)對(duì)這些單位的主體資質(zhì)、代理人權(quán)限和范閣、資信情況、履約能力等進(jìn)行審查二二是要祀好招標(biāo)關(guān)，在多個(gè)競(jìng)標(biāo)單位中選擇產(chǎn)品質(zhì)受高、價(jià)格低、信譽(yù)好的供貨單位，避免只在一家供貨單位采購(gòu)，效使采購(gòu)價(jià)格居高不下四.A要把好數(shù)

40、量關(guān)，根據(jù)生產(chǎn)需要嚴(yán)格審查采購(gòu)數(shù)囊.l硅允物資積壓。通過(guò)了解生產(chǎn)能力、生產(chǎn)計(jì)劃以及庫(kù)存儲(chǔ)備等，合理確定物資采購(gòu)斂愛(ài)，避免采購(gòu)過(guò)多造成積壓，影響資金流動(dòng)。2.采購(gòu)合同簽訂過(guò)程中的審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門在會(huì)問(wèn)物資采購(gòu)部門、公1ι管Z盟部門、生產(chǎn)計(jì)劃部門與供貨單位簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要認(rèn)真履行審計(jì)監(jiān)督職能，充分發(fā)探審計(jì)部門的作用3才重點(diǎn)從五個(gè)方面做好審計(jì)監(jiān)督:一是審查合同采購(gòu)戴覺(jué)是否合段，避免造成積壓或臨時(shí)級(jí)缺二是審查合同價(jià)格是否合理，是否存在嚴(yán)重背

41、離市場(chǎng)價(jià)格的行為:二是審黨合悶供貨時(shí)間是否恰當(dāng)，是否能夠保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常常委四是審查合同的內(nèi)容是否合法，條款是否齊全嚴(yán)謹(jǐn)，文字農(nóng)達(dá)是否準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，避免由于合問(wèn)條款的不完善引起履行爭(zhēng)議五是審查物資采購(gòu)運(yùn)費(fèi)、包裝費(fèi)等是否由對(duì)方承擔(dān)，自己j，.材料是否有贈(zèng)送等等?？傊?，妥盡雯，全面審查合同內(nèi)容，爭(zhēng)取一切有利閣素，為企~節(jié)約采購(gòu)資金。3.建立采購(gòu)合同審計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確掌握合同的縷訂、履行情況。審計(jì)部門要建立采購(gòu)合同臺(tái)賬，對(duì)簽訂

42、的采購(gòu)命同要逐一登記，做到有挺可聾，為采購(gòu)合間的跟蹤審計(jì)提供資料，問(wèn)時(shí)4在實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，對(duì)已經(jīng)履行或部分履行的合同也要在臺(tái)賬J:.進(jìn)行反映，隨時(shí)掌援合同的接訂、19口馮德生賀長(zhǎng)雄SHAANXISHENJI加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)努力降低物資采購(gòu)成本…、加強(qiáng)物資采購(gòu)合同審計(jì)的必要性從目前的現(xiàn)4起來(lái)看，我閡大部分閣有余業(yè)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)還沒(méi)有介入到物資采購(gòu)合同的審計(jì)，即使已經(jīng)介入的少數(shù)企業(yè)，合悶審計(jì)一般也是進(jìn)行事后監(jiān)督，無(wú)法達(dá)到事前控制的目的。這種現(xiàn)

43、狀勢(shì)必造成采購(gòu)合同的簽訂過(guò)程缺少監(jiān)督，采購(gòu)權(quán)限掌握在單一的物資采購(gòu)部門，甚至掌握在少數(shù)人子中，由于多方面的閡索，這種采購(gòu)活動(dòng)容易出現(xiàn)漏洞，給企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。為了會(huì)面強(qiáng)化物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的監(jiān)督制約機(jī)制，嚴(yán)格控制物資采購(gòu)成本，就常委內(nèi)審機(jī)構(gòu)全面介入物資采購(gòu)合同簽訂過(guò)程，實(shí)現(xiàn)從前期調(diào)查到合同簽訂再到合問(wèn)履行的會(huì)過(guò)稅監(jiān)督，把采購(gòu)過(guò)程隱藏的權(quán)力公開(kāi)化，集中的權(quán)力分散化，使企此各職能部門相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督，共同致力于成本費(fèi)用的校制，最大限度地

44、豬塞物資采購(gòu)中的漏洞，以求實(shí)現(xiàn)余~效益最大化。二、物資采購(gòu)合同中容易出現(xiàn)的問(wèn)題1.供貨方資質(zhì)不實(shí)。有些企業(yè)在簽訂購(gòu)貨合同時(shí)，沒(méi)有對(duì)供貨單位資質(zhì)進(jìn)行認(rèn)真審查.使一些是不具備合法資格或不具備2鑒定或履行經(jīng)濟(jì)合同所規(guī)定的權(quán)力和義務(wù)的廠商有機(jī)可乘。有的供貨單位技靠其他單位的牌子，有的使用已經(jīng)失去法律效力的資質(zhì)，還有的甚至用假冒的資質(zhì)，也有個(gè)別供貨單位純屬元資質(zhì)。這些供貨單位本身大都不是生產(chǎn)廠家，也不是.iF..規(guī)的物資供應(yīng)廠商，且經(jīng)濟(jì)實(shí)力都比較

45、弱，它們通常是先與購(gòu)貨單位簽訂合悶，然后按照購(gòu)貨方的要求組織貨源，還有個(gè)別單位收到部分預(yù)付款后，再也找不到人彰。這種由于合同1..體資質(zhì)審查不嚴(yán)，而給購(gòu)貨企業(yè)帶來(lái)很大風(fēng)險(xiǎn)和潛在損失，不僅影響了企~i正常的.i.產(chǎn)級(jí)管活動(dòng)，而且當(dāng)企業(yè)利益受到損害時(shí)，由于合同主體本身不合法而允法尋求.iF..~旨的法律保護(hù)。2.缺少前期市場(chǎng)調(diào)研..lf效合同價(jià)格不合綴。有些企業(yè)在祭訂合問(wèn)時(shí)，沒(méi)有對(duì)市場(chǎng)邊行充分調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)價(jià)格不夠掌板，僅以供貨單位報(bào)價(jià)為準(zhǔn)還

46、有的單位以近年來(lái)實(shí)際執(zhí)行價(jià)格為準(zhǔn)，卻不知由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)或技術(shù)進(jìn)步等因素，這些物資實(shí)際價(jià)格已大大下降也有的單位認(rèn)為供貨方是老客戶，就過(guò)分相信它們，對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格不加調(diào)研，由供貨方說(shuō)了算等等，這些做法都為供貨方提供了可乘之機(jī)，從而造成采購(gòu)價(jià)失具，偏離市場(chǎng)實(shí)際i.t4t價(jià)格較遠(yuǎn)。3.合問(wèn)條款不嚴(yán)潑，文字i毫不準(zhǔn)確。有些企業(yè)在簽訂合同時(shí)，對(duì)合同的主要條款是否完備、規(guī)范、明確不進(jìn)行認(rèn)真琢磨，忽視了一接應(yīng)該考慮的問(wèn)題，如物資運(yùn)雜費(fèi)、包裝費(fèi)、設(shè)備安裝