44報(bào)表數(shù)據(jù)處理ppt

1、報(bào)表數(shù)據(jù)處理,4.4,一、表頁管理,(一)插入和追加表頁在一個(gè)報(bào)表中增加表頁有追加和插入兩種方式。插入表頁即在當(dāng)前表頁前面增加新的表頁；追加表頁即在最后一張表頁后面增加新的表頁。單擊屏幕左下方的“格式”按鈕，使報(bào)表處于“數(shù)據(jù)”狀態(tài)。點(diǎn)取要插入表頁的表頁頁標(biāo)，使它成為當(dāng)前表頁，然后調(diào)用“編輯”菜單中的“插入/表頁”功能，系統(tǒng)將彈出“插入表頁”對話框。在“插入表頁數(shù)量”編輯框中輸入要插入的表頁數(shù)，確認(rèn)后在當(dāng)前表頁之前就增加了新表頁。追加

2、表頁時(shí)則選取“追加/表頁”功能。,(二)交換表頁,交換表頁是指兩張或兩張以上的報(bào)表相互交換數(shù)據(jù)。交換時(shí)，要確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，然后調(diào)用“編輯”菜單下的“交換/表頁”功能，系統(tǒng)將彈出“交換”對話框，在“源表頁號(hào)”和“目標(biāo)表頁號(hào)”編輯框中輸入要互相交換位置的表頁頁號(hào)?？梢砸淮谓粨Q多個(gè)表頁，多個(gè)表頁號(hào)間用逗號(hào)隔開。,(三)刪除表頁,刪除表頁是將指定的整個(gè)表頁刪除，報(bào)表的表頁數(shù)相應(yīng)減少。刪除時(shí)，應(yīng)確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，然后調(diào)用“編輯”菜單下的

3、“刪除/表頁”功能，系統(tǒng)將彈出“刪除表頁”對話框。如果不指定表頁號(hào)和刪除條件，則確認(rèn)后刪除當(dāng)前表頁；如果要?jiǎng)h除指定的表頁，則在“刪除表頁”編輯框中輸入要?jiǎng)h除的表頁號(hào)。可以同時(shí)刪除多張表頁，多個(gè)表頁號(hào)之間用逗號(hào)隔開。,(四)表頁排序,UFO提供了表頁排序功能，可以按照表頁關(guān)鍵字的值或者按照報(bào)表中的任何一個(gè)單元的值重新排列表頁?！暗谝魂P(guān)鍵值”指根據(jù)什么內(nèi)容對表頁進(jìn)行排序；“第二關(guān)鍵值”指當(dāng)有表頁的第一關(guān)鍵值相等時(shí)，按照此關(guān)鍵值排列；“第三關(guān)

4、鍵值”指當(dāng)有多張表頁用第一關(guān)鍵值和第二關(guān)鍵值還不能排列時(shí)，按照第三關(guān)鍵值排列。應(yīng)注意，以關(guān)鍵字為關(guān)鍵值排序時(shí)，空值表頁在“遞增”時(shí)排在最前面，在“遞減”時(shí)排在最后面。,(五)查找和定位,查找和定位都是為了在存在多張報(bào)表和多表頁的情況下，快速地找到所需要的報(bào)表。查找分為查找表頁和查找可變區(qū)。查找表頁是根據(jù)給定的條件，在報(bào)表中找到符合條件的表頁，并使它成為當(dāng)前表頁。,,查找時(shí)，應(yīng)確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)狀態(tài)，點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“查找”程序項(xiàng)，

5、將彈出“查找”對話框，在“查找內(nèi)容”中點(diǎn)取“表頁”，在“查找條件”框中定義查找條件。點(diǎn)取“查找”按鈕后，第一個(gè)符合條件的表頁將成為當(dāng)前表頁。點(diǎn)取“下一個(gè)”按鈕后，下一個(gè)符合條件的表頁將成為當(dāng)前表頁。如果沒有符合條件的表頁，或查找過程已到達(dá)最后一個(gè)符合條件的表頁時(shí)，狀態(tài)欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”。,二、報(bào)表數(shù)據(jù)生成,報(bào)表系統(tǒng)在“格式”狀態(tài)下定義的表頭、表體、表尾以及報(bào)表公式等完成后，可以通過單擊“格式”按鈕，由“格式”狀態(tài)轉(zhuǎn)換為

6、“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，報(bào)表會(huì)自動(dòng)計(jì)算出相應(yīng)報(bào)表的數(shù)據(jù)，生成所需要報(bào)表?；蛘咄ㄟ^“報(bào)表重算功能”也可以生成報(bào)表數(shù)據(jù)。,,如果在所有的表頁中沒有本期的報(bào)表表頁，則需要先在本報(bào)表中插入新表頁，可點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“插入/表頁”功能項(xiàng)，系統(tǒng)提示需要輸入“插入的表頁數(shù)量”，輸入為1時(shí)，表示只插入一個(gè)新表頁，點(diǎn)擊“確認(rèn)”鈕，則一張新表頁隨即被插入到此報(bào)表中，接著用戶需要輸入關(guān)鍵字的值，可調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“關(guān)鍵字/錄入”功能，輸入本表頁所對應(yīng)的年、月

7、、日等關(guān)鍵字的值，系統(tǒng)提示是否重算本表頁，選擇“是”，本期的報(bào)表即可編制完成。隨后，可調(diào)用“數(shù)據(jù)”菜單下的“審核”功能對新編制完成的本期報(bào)表進(jìn)行平衡關(guān)系檢查，檢查沒有問題，則說明本期的報(bào)表編制無誤，接下來就可以將此表頁打印輸出了。,三、報(bào)表審核,當(dāng)報(bào)表系統(tǒng)處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)，在表頁計(jì)算執(zhí)行完畢之后，用鼠標(biāo)選取“數(shù)據(jù)”菜單下的“審核”功能，系統(tǒng)將按審核公式逐條審核表內(nèi)的關(guān)系。當(dāng)報(bào)表數(shù)據(jù)不符合勾稽關(guān)系時(shí)，顯示MESSAGE后的信息，記錄該提

8、示信息后按任意鍵繼續(xù)審核其余的公式。,,例如執(zhí)行資產(chǎn)負(fù)債表的審核，若發(fā)現(xiàn)單元D39與H39的實(shí)際數(shù)據(jù)不等，則系統(tǒng)會(huì)彈出一提示框，提示信息為“期末資產(chǎn)總計(jì)不等于期末負(fù)債及所有者權(quán)益總計(jì)”。按照記錄的提示信息修改報(bào)表數(shù)據(jù)，重新進(jìn)行審核，直到不出現(xiàn)任何提示信息時(shí)，則表示該報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。每當(dāng)對報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行過修改或重新計(jì)算后，都應(yīng)該進(jìn)行審核，以保證報(bào)表各項(xiàng)勾稽關(guān)系正確。,四、舍位平衡,當(dāng)本期報(bào)表編制完畢，需要對報(bào)表進(jìn)行舍位平衡操作時(shí)，可

9、按以下要求操作：確保報(bào)表處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)，用鼠標(biāo)選取“數(shù)據(jù)”菜單下的“舍位平衡”項(xiàng)，系統(tǒng)將按照所定義的舍位關(guān)系對指定區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行舍位操作，并按照平衡公式對舍位后的數(shù)據(jù)進(jìn)行平衡調(diào)整，將舍位平衡后的數(shù)據(jù)存入指定的新表或他表中。,五、報(bào)表輸出,報(bào)表輸出包括報(bào)表的屏幕輸出和打印輸出，輸出時(shí)可以針對報(bào)表格式輸出，也可以針對某一特定表頁輸出。輸出報(bào)表格式須在格式狀態(tài)下操作，而輸出表頁須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下操作。輸出表頁時(shí)，報(bào)表和報(bào)表數(shù)據(jù)一起輸出。輸出表

10、頁數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)涉及表頁的相關(guān)操作，比如表頁排序、查找、透視等。屏幕輸出時(shí)，可以對報(bào)表的顯示風(fēng)格、顯示比例加以設(shè)置。打印報(bào)表之前可以在預(yù)覽窗口預(yù)覽，打印時(shí)還可以進(jìn)行頁面設(shè)置和打印設(shè)置等操作。,,打印輸出一般包括頁面設(shè)置、打印設(shè)置、打印預(yù)覽和打印幾個(gè)步驟。,(一)頁面設(shè)置,調(diào)用“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”功能即可進(jìn)入到“頁面設(shè)置”窗口，如圖4-17所示。,,1.頁首和頁尾。一個(gè)完整的報(bào)表由表頭、表體、表尾三部分組成。表頭包括表的標(biāo)題、編制單位和

11、會(huì)計(jì)期等，表體是報(bào)表的數(shù)據(jù)，表尾包括報(bào)表的附注、說明等。打印報(bào)表時(shí)，在每張紙上都應(yīng)打印表頭和表尾。,,如果一張表頁的長度大于設(shè)定的紙張長度，這張表頁將分為幾張打印紙打印。報(bào)表的表頭打印在第一頁上，報(bào)表的表尾打印在最后一頁上，中間的幾頁就會(huì)只有數(shù)據(jù)沒有表頭和表尾。因此為了使分開打印的幾頁都有相同的表頭和表尾，應(yīng)把表頭設(shè)為頁首，把表尾設(shè)為頁尾，設(shè)定的頁首和頁尾在分開打印的每一張紙上都打印一遍，使所有的紙上都有相同的表頭、表尾和不同的報(bào)表數(shù)據(jù)

12、。2.頁邊距。頁邊距是指起始打印位置、末尾打印位置與打印紙邊界的距離。頁邊距以像素為單位，可分為上邊距、下邊距、左邊距和右邊距。,(二)打印設(shè)置,打印設(shè)置包括設(shè)置打印機(jī)、打印紙、打印質(zhì)量等。,(三)打印預(yù)覽,打印預(yù)覽可以隨時(shí)看到實(shí)際打印效果。,(四)打印,報(bào)表處理系統(tǒng)每次打印當(dāng)前表頁的內(nèi)容。在格式狀態(tài)下執(zhí)行打印，只打印報(bào)表的格式；在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行打印，將打印當(dāng)前表頁的所有內(nèi)容。數(shù)據(jù)套打可以只打印數(shù)據(jù)狀態(tài)下的數(shù)據(jù)頁內(nèi)容，對于格式頁內(nèi)容不