人事檔案管理

1、人事檔案管理,省檔案局教育處趙冬梅,2,人事檔案,人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。,3,一、人事檔案管理的特殊性,１991年中組部、國家檔案局制定的《干

2、部檔案工作條例》第四條規(guī)定“干部檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由干部主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導?！?1992年《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第三條規(guī)定“企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導?！?從上述規(guī)定來看，人事檔案的管理工作是采取"條塊結

3、合"的檔案工作管理體制，作為"條"的人事主管部門負責平時具體的人事檔案工作的領導與指導，作為"塊"的檔案行政管理部門則在最終起著宏觀管理、監(jiān)督指導和協調作用。,4,,人事檔案的具體管理者不同于其他類型檔案管理者的特殊性在于，傳統上視為檔案部門的檔案館、檔案室除了接收和保管記錄對象已經死亡的干部、職工檔案外， 一般不直接管理人事檔案。,5,,《干部檔案工作條例》第六條規(guī)定"干部檔

4、案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統一管理；縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理，業(yè)務工作要接受本單位組織人事部門的領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。",6,,《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

5、第五條規(guī)定"職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。",7,,為了妥善管理沒有在國有單位工作或學習的人員即流動人員的人事檔案，1996年中組部、人事部制定的《流動人員人 事檔案管理暫行規(guī)定》第四條規(guī)定"流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔

6、案；嚴禁個人保管他人人事檔案?！霸摗稌盒幸?guī)定》第六條規(guī)定"尚未建立人才流動服務機構的地區(qū)，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。",8,二、明確人事檔案所有權和使用權,由于人事檔案的內容記載著公民個人的情況，而其實體由各單位人 事主管部門進行管理，人事檔案的記載內容和管理者存在著不一致，故長期以來人們在人事檔案的所有權問題上有著不同程度的模糊認識。有的認為人事檔案屬于公 民個人所有，有的認為屬國家所有，有的認

7、為屬于國家或單位所有。,9,三、人事檔案的開放性問題,開放不是無條件的絕對開放，人事檔案有其特殊的一面，人事檔案部分內容涉及國家機密，也有部分內容可能關系到個人隱私。,10,人事檔案公開的理論依據,1、理論基礎——公民知情權2、法律依據——憲法（第2條）3、法規(guī)保障——《政府信息公開條例》（第33條）,11,人事檔案公開的現實依據,1、國外先例2、國內試點3、現實要求,12,四、現行的人事檔案管理自身存在的問題,（一）現行人事檔

8、案管理的分散性問題。 （二）在計劃經濟背景下產生的人事檔案管理過多的注重保管而對人事檔案的開發(fā)利用卻相對較為不足。 （三）人事記錄材料的收集、補充沒有形成制度化，對材料的評價也沒有具體標準。,13,,內容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質量不高 1、檔案材料內容填寫前后不一。（“三齡一歷”——年齡、工齡、黨齡、學歷） 2、檔案用紙規(guī)格不一。 3、材料歸類不準確。 4、檔案材料短缺。,14,人事檔案管理,人

9、事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。,15,人事檔案管理部門的職責,1、保管人事檔案，為國家積累檔案史料；2、收集、鑒定和整理人事檔案材料；3、辦理人事檔案的查閱、借用和轉遞；4、登記員工的職務、工資和工作變動情況；5、為組織、人事工作提供人才信息；6、做好人事檔案的安全、保密、保護工作；7、定期向檔案館（室）移交死亡員工的檔案。,16,管 理 目 的,第一，保守檔案機密?！　〉诙?，維

10、護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。 　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。,17,人事檔案保管制度的基本內容,1、材料收集補充制度2、材料鑒別歸檔制度3、整理工作制度4、保管與保護制度5、轉遞制度6、提供利用制度7、保密制度8、檢查核對制度,18,干部人事檔案資料收集補充制度,1、按照中組部《干部人事檔案資料收集歸檔規(guī)定》等文件要求，注

11、意跟蹤形成干部人事檔案材料的信息，及時將反映干部的德、能、勤、績、廉等方面的正式材料收集歸檔，不斷充實檔案內容。     2、建立、完善有與干部人事檔案材料形成部門（單位）的聯系制度和材料收集網絡。主動爭得各部門（單位）的工作配合，對應收集歸檔的資料要做到應收盡收、及時歸檔。,19,,3、收集補充的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，內容真實，文字清楚，手續(xù)完備，規(guī)格一致（16開紙)，嚴

12、禁將復印材料及使用圓珠筆、鉛筆或紅色、純藍色墨水及復寫紙書寫的材料收集歸檔。凡屬手續(xù)不完備、不符合歸檔要求的材料一律退回材料形成部門，限期重新補報。     4、檔案材料形成部門要認真按照干部人事檔案資料收集歸檔范圍的要求，將形成的干部人事檔案材料及時報送干部人事檔案管理部門。任何組織的個人不得以任何理由積壓或滯留檔案材料。,20,干部人事檔案材料鑒別歸檔制度,1、認真審查、鑒別收集的干

13、部人事檔案材料，將符合歸檔要求的材料及時歸入干部檔案。    2、對經鑒別內容不完整，來源、時間不明，字跡模糊不清，打印書寫不規(guī)范，手續(xù)不完備等不符合要求的材料不接收、不歸檔，并限期更換或待補辦完手續(xù)后再歸入檔案。,21,,3、對犯有嚴重錯誤或涉及其他重大問題的干部，經黨組織審查，做出處理結論后形成的正式材料可歸檔，在未做出結論之前不得歸檔。    

14、 4、經鑒別，對不屬于歸檔、須從干部人事檔案中撤出的材料，必須登記造冊，經領導審核后銷毀或轉有關單位和部門。     5、任何人不得從干部檔案中撤出應歸檔的材料，對違反規(guī)定者，要追究責任，嚴肅處理。,22,干部人事檔案整理工作制度,1、整理干部人事檔案，必須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清晰并與內容分類相一致、裝訂整齊，使檔案達到完整真實、條理規(guī)范、精練實用的要求。

15、0;   2、整理檔案時，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；對按規(guī)定需剔出的檔案材料，必須先登記，報送主管領導審批后再行處理。,23,,3、整理過程中，要嚴格檔案材料的管理，防止檔案材料丟失和泄露干部檔案內容。     4、堅持經常整理與集中整理相結合，普遍整理與個別整理相結合，使檔案內容保持完整規(guī)范。,24,干部人事檔案保管與保護制度,1、嚴格按照《干部檔

16、案工作條例》等文件要求，建立堅固并符合防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫標準的專用檔案庫房。做到庫房、閱檔室、辦公室三室分開，配置鐵質檔案柜和相關的檔案管理工具。    2、檔案庫房內的空調、加濕、去濕、殺菌、滅火等各項設施要齊全，庫房和檔案柜、架要指定專人管理，經常檢查。（案例1、2）,25,,3、庫房內要保持清潔，溫度控制在14℃—24 ℃ ，相對濕度控制在45%—65%。嚴禁放置易燃易爆

17、等妨礙檔案安全的物品，注意發(fā)現和排除有礙檔案安全的一切隱患。     4、庫房內要設有各項應急措施，檔案管理人員熟練掌握救護設備的使用方法，保證在突發(fā)事件或緊急情況下，及時、有效的搶救檔案并將檔案運送到安全地點。,26,干部人事檔案轉遞制度,1、干部人事檔案管理部門在接到干部任免、商調通知后，要及時將干部人事檔案轉給新的干部主管部門。    

18、 2、轉出檔案時，要認真清點檔案全部材料，按規(guī)定裝訂，不得扣留材料或分批轉出；檔案轉出后，要注銷名冊。接收檔案單位可拒收材料不全或整理不合格的檔案。,27,,3、轉遞檔案必須按統一規(guī)定的“干部檔案轉遞通知單”所列項目，詳細登記和進行嚴密包封，由機要轉遞或組織人事部門派專人送取，不準郵寄，嚴禁交干部本人自帶。 4、接收干部人事檔案單位在對所接受的干部人事檔案認真核對無誤后，盡快將簽名蓋章的回執(zhí)退回。發(fā)現檔案中缺少材

19、料，要及時催發(fā)；發(fā)現轉遞的檔案材料存在手續(xù)不健全等問題，可將檔案材料退回。轉出單位應盡快補齊，并在限定的時限內轉給接收單位。,28,,5、轉出單位對逾期一個月未退回執(zhí)者應及時催要，以防檔案丟失。     6、干部管理部門發(fā)出調動、任免通知時必須同時抄送干部檔案管理部門，以便及時更新干部職務變動信息和轉遞檔案。     7、檔案轉出或轉入要

20、及時登記，作到干部職務、工作變動了，其檔案也隨之及時變動和轉遞。,29,干部人事檔案提供利用制度,1、嚴格按閱檔規(guī)定來確定是否提供利用和提供所需材料。     2、查閱干部人事檔案時，利用單位必須派二名以上中共黨員干部，持《查閱干部檔案審批表》和工作證，到干部人事檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。對持行政介紹信或調查證明材料介紹信查閱檔案者，干部人事檔案管理部門不予受理。,30,,3、閱檔人必須嚴格遵

21、守安全保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁抽取和撤換檔案材料；嚴禁折疊、批注、拆卸、涂改、圈劃；嚴禁邊喝水邊閱檔；嚴禁在檔案室內吸煙。違者一律追究責任，嚴肅處理。 4、不得擅自拍攝、復制檔案內容，對于卻因工作需要利用檔案材料取證的，必須經過干部檔案處（科）負責人審批后方可復制提供。,31,,5、干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時須申報理由，經主管部門負責人審批同意，方可借閱。借用部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉

22、借他人。借閱期限最長為二周，如需延長，必須辦理延期借閱手續(xù)。檔案送還后，要認真核對并登記，發(fā)現問題，及時報告，提出處理意見。     6、任何個人不得查閱本人及其親屬檔案。,32,干部人事檔案保密制度,1、非檔案管理人員一律不準進入干部人事檔案庫房。    2、檔案管理工作人員要嚴格遵守《保密法》、《檔案法》和《干部檔案工作條例》，增

23、強保密意識，嚴守干部人事檔案工作機密。在私人交往、通信、日常言談中，不準涉及干部人事檔案中的內容，不準向親屬、子女、朋友等泄露干部人事檔案內容，不準攜帶干部人事檔案或檔案材料參觀游覽、探親訪友或出入公共場所，不準將干部人事檔案帶回家中，不準用電話提供有關干部的全面情況和涉及干部的政治歷史或其他重要問題的內容。,33,,3、嚴禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反有關法律、法規(guī)規(guī)定者，應視情節(jié)輕重

24、，予以嚴肅處理。     4、任何人不得擅自銷毀干部檔案材料。對剔出的干部人事檔案材料，認真登記備查，經領導批準后方可銷毀。銷毀時應到指定地點并派兩名以上工作人員進行監(jiān)銷。,34,干部人事檔案檢查核對制度,1、定期對所保管的人事檔案數量、歸檔材料進行檢查核對，做到庫冊一致，數目清楚，賬檔相符。   2、堅持每季度對所保管的干部人事檔案進行一次核對，及時發(fā)現解決

25、問題。    3、每半年對收集、歸檔、轉出的檔案材料以及提供利用等方面的情況進行核對統計，注意從統計數據中發(fā)現和解決問題。,35,職工上訪投訴的主要問題,1、管理人員失職，個人歷史被“蒸發(fā)”2、信息失真，個人歷史被“改寫”3、自動“棄檔”，個人歷史被“遺棄”4、強行“扣檔”，個人歷史被“購銷”5、自行“建檔”，個人歷史被“克隆”6、擅自“帶檔”，個人歷史變成“問題”7、不建檔案，職工權益

26、難保障8、不提供檔案，職工知情權被剝奪,36,檔案信訪工作的基本特點,1、涉及檔案的來訪數量不斷增加，各地信訪工作發(fā)展不平衡。 2、信訪當事人趨于多元化，以弱勢群體為主。 3、信訪內容趨于復雜化。既有維權類，又有監(jiān)督類。 4、信訪形式趨于多樣化。除了個人的來信來訪，越級上訪、重復上訪數量增加。,37,檔案信訪案件數量上升的原因,1、相對于訴訟、仲裁等救濟途徑，信訪是一種低成本的選擇。 2、人民群眾不斷增強卻朦朧的法律意識影響著

27、檔案上訪。 3、社會處于轉型期，出現了一些新的問題。 4、個別檔案信訪工作人員素質不高。 5、部分檔案行政管理部門執(zhí)法不到位。,38,檔案丟失的解決途徑,根據《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國企業(yè)勞動爭議處理條例》和人事部《人事爭議處理暫行規(guī)定》，因人事檔案丟失產生的爭議不屬于上述法律法規(guī)規(guī)章規(guī)定的受案范圍，不能通過勞動爭議仲裁或人事爭議仲裁的途徑解決。這種因檔案保存單位的過錯導致檔案丟失進而給當事人造成的損失屬于民法上的

28、過錯責任，應當通過民事訴訟的途徑解決。,39,,哈爾濱市、齊齊哈爾市出臺了《企業(yè)職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》,40,哈爾濱市《企業(yè)職工檔案丟失損毀補辦認定辦法》,第三條 市勞動和社會保障行政主管部門（以下簡稱勞動保障部門）負責市區(qū)內企業(yè) 職工檔案丟失、損毀補辦認定工作?！　】h（市）勞動保障部門負責轄區(qū)內企業(yè)職工檔案丟失、損毀補辦認定工作?！　∪耸?、民政、公安等部門應當根據職責權限協助做好企業(yè)職工檔案丟失、損毀補辦認定工作?！　∑?/p>

29、業(yè)職工檔案丟失、損毀補辦認定工作，接受檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。,41,,第五條 企業(yè)職工檔案中的下列材料丟失、損毀，可以申請辦理補辦認定手續(xù)：　　（一）招收、分配和安置材料；　?。ǘ┲R青年上山下鄉(xiāng)登記材料；　?。ㄈW歷和崗位技能（職稱）材料；　?。ㄋ模n案工資材料；　　（五）調轉中形成的人事、工資介紹信和社會保險關系材料；　?。┢髽I(yè)與職工簽訂的勞動合同書和終止、解除勞動合同備案材料。,42,,第六條 企業(yè)職工

30、檔案丟失、損毀，由對檔案丟失、損毀負有責任的單位（以下簡稱責任單位）向所在市或者縣（市）勞動保障部門申請辦理補辦認定手續(xù)。第七條 因企業(yè)職工自身原因造成檔案丟失、損毀的，不予辦理補辦認定手續(xù)。,43,,第十一條 經勞動保障部門認定的補辦材料與原檔案具有同等的法律效力。 第十四條 企業(yè)職工檔案丟失、損毀，責任單位不履行申請辦理補辦認定義務的，由檔案行政管理部門依據檔案管理的有關規(guī)定進行處罰。,謝 謝！,聯系方式：辦公室電話：8