1 公文寫(xiě)作_基礎(chǔ)及格式

1、第七講,常用行政公文寫(xiě)作,第七講 常用行政公文寫(xiě)作第一節(jié) 公文基礎(chǔ)知識(shí)及格式,學(xué)習(xí)目標(biāo)：   1、掌握行政公文的性質(zhì)和作用。    2、了解行政公文的種類(lèi)，掌握行政公文的特點(diǎn)、格式。    重點(diǎn)難點(diǎn)    1、了解公文性質(zhì)，掌握公文格式。,第一節(jié) 行政公文概述,一、行政公文的性

2、質(zhì)、作用     行政公文（包括電報(bào)，下同）是法定公文。它的種類(lèi)、格式、行文規(guī)則、辦理及管理，都有法的規(guī)定，即必須遵照國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)）執(zhí)行。     行政公文是通用公文。它不僅通用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)，而且還通用于各級(jí)各類(lèi)企業(yè)、事業(yè)單位和群眾團(tuán)體。,一、行政公文的性質(zhì)和作用,行政公文

3、的性質(zhì)：行政公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依據(jù)行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 （一）行政公文具有以下性質(zhì)：（1）政策性。堅(jiān)持鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持改革開(kāi)放，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要手段。 行政公文本身既在傳達(dá)黨和政府的方針、政策，又在貫徹、執(zhí)行黨和政府的方針、政策。     （2）職權(quán)性。在行政機(jī)關(guān)所管轄的范

4、圍內(nèi)，具有法定效力。      （3）傳播性。公文是信息的載體。不論上行文、下行文、平行文，都是信息的傳播，也是相互的交流、溝通。,（二）行政公文的作用,行政公文具有憑證作用、指導(dǎo)作用、規(guī)范作用、溝通作用和曉諭作用。 1、憑證作用。    行政公文是一種聯(lián)系工作事項(xiàng)和開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的書(shū)面憑證，起著“立此存照”的作用。比如，請(qǐng)示和

5、批復(fù)是往來(lái)于上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的公文，下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問(wèn)題，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)此請(qǐng)示的批復(fù)，都用公文行文。這不僅表示嚴(yán)肅、莊重，而且可以作為憑證，以備查考。    行政公文是公務(wù)活動(dòng)的原始記錄，不僅具有現(xiàn)實(shí)效用，而且具有保存價(jià)值。,2、指導(dǎo)作用,指導(dǎo)具有指示、引導(dǎo)的雙重意思，行政公文的指導(dǎo)作用也表現(xiàn)在兩方面：一方面，行政公文是傳達(dá)、貫徹黨和政府的方針、政策的重要工具，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)也通過(guò)行政公文傳達(dá)工作決策和安排。

6、這類(lèi)公文對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有指示作用。另一方面，有些行政公文是針對(duì)某些具體問(wèn)題而發(fā)的，它只要求下級(jí)機(jī)關(guān)結(jié)合本單位、本地區(qū)的實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行。這類(lèi)公文對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作起著引導(dǎo)作用。,3、規(guī)范作用,行政公文具有規(guī)范公務(wù)活動(dòng)甚至個(gè)人行為的作用。我國(guó)的各種法律，如刑法、刑事訴訟法、婚姻法等，都以行政公文的形式發(fā)布。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的行政法規(guī)和規(guī)章，如《行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例》、《北京市城市房屋拆遷管理辦法》，也都以行政公文的形式發(fā)布。這些法律、行政機(jī)關(guān)

7、發(fā)布的命令、決定、意見(jiàn)、通告、通知等，對(duì)各項(xiàng)工作和活動(dòng)也起著規(guī)范作用，在其有效的時(shí)間和空間范圍內(nèi)，任何單位和個(gè)人均不得違犯。,4、溝通作用,行政公文的傳播性決定了它具有溝通作用。在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間可以縱向逐級(jí)行文，在平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬之間機(jī)關(guān)可以橫向直接行文。上下左右信息暢通，情況了解及時(shí)，決策有效迅速，各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)和管理工作就會(huì)卓有成效。,5、曉喻作用,曉喻作用就是宣傳教育作用。黨和政府各項(xiàng)方針政策的貫徹執(zhí)行，各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展和各項(xiàng)工

8、作任務(wù)的完成，都要依靠廣大人民群眾的積極性和創(chuàng)造性。積極性需要調(diào)動(dòng)，創(chuàng)造性需要啟發(fā)，而黨和政府的一些重要文件，正是調(diào)動(dòng)廣大人民群眾積極性、啟發(fā)其創(chuàng)造性的巨大精神力量。,二、行政公文的種類(lèi)和特點(diǎn),(一)行政公文的種類(lèi)根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，行政公文的主要種類(lèi)有13種：命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。本教材只選講使用頻率高的、便于學(xué)習(xí)的7

9、種。劃線七種在經(jīng)中共中央批準(zhǔn)發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中辦發(fā)〔1996〕14號(hào)）有14中公文：決議.決定.指示.意見(jiàn).通知.通報(bào).公報(bào).報(bào)告.請(qǐng)示.批復(fù).條例.規(guī)定.函.會(huì)議紀(jì)要中也有規(guī)定。這七種公文具有較大的適用性。（9-4-5）,(二)行政公文的特點(diǎn),行政公文的特點(diǎn)：作者的法定性、體式的規(guī)范性、功能的權(quán)威性。1、作者的法定性    行政公文的作者是法定機(jī)關(guān)，即依法成立并能以自

10、己的名義行使職權(quán)和承擔(dān)義務(wù)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位。其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人無(wú)權(quán)制發(fā)。法定作者必須在自己法定的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)公文，超越自己職權(quán)范圍制發(fā)的公文一律無(wú)效。,2、體式的規(guī)范性,1999年12月27日國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局就發(fā)布了新的中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB∕T9704－1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》。    國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》就對(duì)公文文體和公文格式作了明確的規(guī)定，要

11、求各單位遵照?qǐng)?zhí)行，并增加了第十一條：“公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行?！?3、功能的權(quán)威性,國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文代行國(guó)家職能，是國(guó)家的管理工具，代表國(guó)家的權(quán)力和意志，傳達(dá)制發(fā)機(jī)關(guān)的決策和意圖，對(duì)主要受文單位在法定的時(shí)間和空間范圍內(nèi)產(chǎn)生強(qiáng)制性作用。如強(qiáng)制予以貫徹、執(zhí)行、傳達(dá)；強(qiáng)制予以閱讀、辦理、復(fù)文等。這就是行政公文的法定效力。如不予貫徹、執(zhí)行，違背公文所規(guī)定的法規(guī)、政策、辦法、措施等，就意味著不服從國(guó)

12、家的管理，就會(huì)受到國(guó)家的制裁，輕則受紀(jì)律處分，重則繩之以法。,4、制發(fā)的程序性,行政公文從制作到發(fā)出，有嚴(yán)格的程序規(guī)定。這在一般文章寫(xiě)作甚或是在其他應(yīng)用文寫(xiě)作中是絕無(wú)僅有的。    制發(fā)公文的程序，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕?。ㄋ歉鶕?jù)定稿制作公文正本的工作活動(dòng)。）、用印、登記、分發(fā)等。,三、行政公文的格式,行政公文的格式是需要識(shí)記的，它包括文頭、行文、文尾三部分。  

13、  文頭部分有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人、份號(hào)。    行文部分有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱(chēng)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章。    文尾部分有主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)標(biāo)識(shí)。,(一)文頭部分,行政公文首頁(yè)第一條橫隔離線(通常稱(chēng)為版頭欄)以上的部分為文頭。文頭，也叫眉首(版頭)。它由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、

14、緊急程度、簽發(fā)人、份號(hào)等組成。1．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（圖）。即公文的制發(fā)機(jī)關(guān)名稱(chēng)，使用該機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。下行文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)后多加“文件”字樣。處理一般具體事項(xiàng)或告知、周知事項(xiàng)且時(shí)效性較強(qiáng)的下行文，在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)后也不加“文件”字樣。告知或處理某具體事項(xiàng)的下行文，也可用制發(fā)機(jī)關(guān)辦公室(廳)的名義發(fā)文，如“北京市人民政府辦公廳文件”。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。,2．發(fā)文字號(hào),發(fā)文字號(hào)也稱(chēng)文號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)編排的公文代號(hào)，便于發(fā)文機(jī)關(guān)掌握

15、該年度的發(fā)文數(shù)量和公文的收發(fā)登記、辦理、保管和查找。發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)。機(jī)關(guān)代字是機(jī)關(guān)名稱(chēng)的極度簡(jiǎn)縮，如國(guó)務(wù)院發(fā)文的機(jī)關(guān)代字是“國(guó)發(fā)”，教育部辦公廳的機(jī)關(guān)代字是“教辦”。年份是發(fā)文的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)全，外加六角括號(hào)，置于機(jī)關(guān)代字之后。序號(hào)是發(fā)文的順序號(hào)，多為發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號(hào)，除“命令(令)”外，不必加“第”字，在數(shù)序前不必加虛的“0”。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)的職能部門(mén)多數(shù)不具有獨(dú)立法人資格，

16、也不具備單獨(dú)對(duì)外行文的資格。職能部門(mén)(作為機(jī)關(guān)綜合辦事機(jī)構(gòu)的辦公室除外)只能以發(fā)文機(jī)關(guān)的名義對(duì)外行文。這類(lèi)公文的機(jī)關(guān)代字后要再加一個(gè)職能部門(mén)的代字，如綜合處加“綜”、財(cái)務(wù)處加“財(cái)”、人事處加“人”等，以便于公文的收發(fā)、承辦和處理。其序號(hào)依然是發(fā)文機(jī)關(guān)的流水順序號(hào)。,3．秘密等級(jí),秘密等級(jí)是公文內(nèi)容保密程度等級(jí)的標(biāo)志。凡公文內(nèi)容涉及國(guó)家安全和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項(xiàng)，均得按法定程序確立密級(jí)并在公文版頭右上角標(biāo)注。保密程

17、度等級(jí)遞增的順序是“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”，其中“機(jī)密”、“絕密”級(jí)公文還應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。,4．緊急程度,緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和處理的時(shí)限要求。只有需要緊急處理的公文，才能在秘密等級(jí)的下方標(biāo)注“特急”或“急件”字樣。我國(guó)公文的緊急程度只有此兩級(jí)，沒(méi)有“緊急”這一級(jí)，字樣不得在版頭“緊急程度”欄項(xiàng)內(nèi)出現(xiàn)，但可以用在標(biāo)題里的文種前，如《國(guó)務(wù)院糾正行業(yè)不正之風(fēng)辦公室關(guān)于堅(jiān)決剎住發(fā)放使用各種代幣購(gòu)物券之風(fēng)的緊急通知》(1998年12月11

18、日)、《北京市人民政府關(guān)于采取果斷措施控制北京大氣污染的緊急請(qǐng)示》。,5．簽發(fā)人,簽發(fā)人指代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽寫(xiě)發(fā)出公文文稿意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。一般只需在機(jī)關(guān)內(nèi)部的發(fā)文稿紙上簽寫(xiě)，但在上行文中必須在發(fā)文字號(hào)同一行注明簽發(fā)人、會(huì)簽人的姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。,6．份號(hào),份號(hào)是一份公文總印數(shù)的流水編號(hào)，一般只用于大量印發(fā)或有秘密等級(jí)的公文，便于發(fā)文時(shí)逐份登記和清退時(shí)對(duì)號(hào)注銷(xiāo)。份號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在公文版頭左上方。,(

19、二)行文部分,1．標(biāo)題 公文標(biāo)題就是公文名稱(chēng)，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事項(xiàng)和公文種類(lèi)三要素構(gòu)成。其中事項(xiàng)是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確而簡(jiǎn)要的概括，而不是某種精神的抽象。如“拾到巨款交還失主”是事情的概括，“拾金不昧”是精神的抽象。在公文標(biāo)題中應(yīng)該用對(duì)事情的概括性詞語(yǔ)，而不要用精神、意義類(lèi)的抽象性詞語(yǔ)。公文種類(lèi)應(yīng)該用行政公文法定的規(guī)范化名稱(chēng)，不得生造、變更公文文種。在公文文種的確定上，要特別注意兩點(diǎn)：一是中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)規(guī)定的公文文種同國(guó)家行

20、政機(jī)關(guān)規(guī)定的公文文種不完全相同；二是一些規(guī)章類(lèi)文書(shū)，如辦法、規(guī)定、細(xì)則等，各機(jī)關(guān)、單位使用很多，但在國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類(lèi)中并沒(méi)有這些文種，如要發(fā)布、施行這些規(guī)章文書(shū)，應(yīng)當(dāng)用“通知”向下行文，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知》。地方一級(jí)人民政府要發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，也可以用命令(令)的形式發(fā)布。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。,2．主送機(jī)關(guān),主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，是負(fù)責(zé)承辦或答復(fù)該文內(nèi)容的

21、機(jī)關(guān)，也稱(chēng)“上款”、“抬頭”，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。其主要作用是概括表明該公文的空間效力范圍，明確對(duì)該文辦理、答復(fù)負(fù)法定責(zé)任的機(jī)關(guān)。除公告、通告、會(huì)議紀(jì)要等文種外，對(duì)外行文都應(yīng)當(dāng)注明主送機(jī)關(guān)。上行文的主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，下行文的主送機(jī)關(guān)可以根據(jù)需要確定一個(gè)或若于個(gè)。但不論上行文或下行文，都只能主送給某一機(jī)關(guān)而不是某一機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人(由領(lǐng)導(dǎo)人特別指定主送給某位領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人的除外)。,3．正文,正文是公文的內(nèi)容所在，是公文主題

22、的具體體現(xiàn)，是公文寫(xiě)作的關(guān)鍵。公文的正文可分為開(kāi)頭、主體、結(jié)尾三部分。 正文的開(kāi)頭可以概括為“憑”，即憑什么行文，也就是制發(fā)該文的依據(jù)或理由。大致情況有：根據(jù)某些好人好事或不良傾向、突發(fā)事件、事故行文；根據(jù)事物的發(fā)展變化行文；根據(jù)國(guó)家的方針、政策和法令、法規(guī)行文；根據(jù)以往先例行文；根據(jù)某種理論、道理行文；根據(jù)上級(jí)或?qū)Ψ絹?lái)文行文。具體到某篇公文應(yīng)如何開(kāi)頭，要根據(jù)發(fā)文意圖、行文對(duì)象和文種來(lái)確定。 主體部分可以概括為“事”，即

23、什么事情或什么事項(xiàng)。根據(jù)開(kāi)頭行文的目的和理由，經(jīng)一定的過(guò)渡性詞語(yǔ)，如“特作如下通知”、“特作如下規(guī)定”、“報(bào)告如下”、“請(qǐng)示如下”、“答復(fù)如下”，轉(zhuǎn)入公文主體。公文主體主要是列舉材料、申述觀點(diǎn)、敘事說(shuō)理，尤其要把“事”說(shuō)清楚。內(nèi)容較為復(fù)雜的公文，事項(xiàng)很多，要注意事項(xiàng)之間的邏輯順序和層次安排。 結(jié)尾部分可以概括為“斷”，即論斷、判斷，也就是正文的結(jié)論部分，多數(shù)為提出要求、措施、辦法等。有些公文有規(guī)范的結(jié)束語(yǔ)，如“特此通知”、“特此

24、報(bào)告”、“以上請(qǐng)示妥否，請(qǐng)批示”、“此復(fù)”等。內(nèi)容比較簡(jiǎn)單、篇幅較短的公文，這三部分之間并沒(méi)有明顯的界限，或“憑”、“事”合為一段，或“事”、“斷”合在一起，或“憑”、“事”、“斷”合為一段。例如，北京市新聞出版局關(guān)于同意《北京市總工會(huì)職工大學(xué)學(xué)報(bào)》轉(zhuǎn)為正式學(xué)報(bào)類(lèi)期刊的批復(fù)，其正文為：經(jīng)新聞出版署(新出期[1998)①1446號(hào))批準(zhǔn)，同意將《北京市總工會(huì)職工大學(xué)學(xué)報(bào)》轉(zhuǎn)為正式學(xué)報(bào)類(lèi)期刊。該刊為季刊，由你會(huì)主管，北京市總工會(huì)職工大學(xué)主辦

25、，刊號(hào)為CN 11—4050／D。全文兩句話(huà)，第一句一段式結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)單明了。,4．附件名稱(chēng),附件是附屬正文的印證性、說(shuō)明性或附帶性材料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱(chēng)。其名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)在正文之后、制發(fā)機(jī)關(guān)和成文日期之上的左側(cè)標(biāo)注。有些印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)通知，把印發(fā)的法規(guī)或規(guī)章、所轉(zhuǎn)發(fā)的文件列為附件，殊為不妥。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)類(lèi)通知等公文是復(fù)合式公文，它所印發(fā)的法規(guī)或規(guī)章，所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件，是通知正件不可分割的重要組成部分，絕不應(yīng)該被列為附件

26、。,5．發(fā)文機(jī)關(guān),發(fā)文機(jī)關(guān)也稱(chēng)“下款”、“落款”或“署名”，表明公文的法定作者，在正文下方空3-5行的右側(cè)位置標(biāo)示，但因?yàn)榇颂幈赜袡C(jī)關(guān)公章，而機(jī)關(guān)公章上必有機(jī)關(guān)名稱(chēng)，所以往往不標(biāo)示發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，而以機(jī)關(guān)公章上的機(jī)關(guān)名稱(chēng)取代。,6．成文日期,成文日期應(yīng)該在落款處下一行的位置標(biāo)示。公文成文日期依據(jù)以下情況確定：一般公文以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；法規(guī)、規(guī)章類(lèi)公文以依法批準(zhǔn)的日期為準(zhǔn)；會(huì)議類(lèi)公文以會(huì)議正式通過(guò)的日期為準(zhǔn)；張貼、公布、告示類(lèi)公文

27、以張貼、公布之日為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后一位機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)注，“零”寫(xiě)成漢字“O”即可。,7．印章,在正文之后、成文日期上面應(yīng)加蓋機(jī)關(guān)公章。公章是機(jī)關(guān)職權(quán)的象征，是公文生效的標(biāo)志。公章要上不壓正文，下壓成文日期，多數(shù)壓六個(gè)字左右，即把年份的最后兩位數(shù)字加“年”字、把月份的數(shù)字加“月”字全蓋上。公章要求蓋得端正，顯示職權(quán)的嚴(yán)肅、莊重。除以會(huì)議紀(jì)要和電報(bào)形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋印章

28、。聯(lián)合上報(bào)的公文由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)均應(yīng)加蓋印章。,(三)文尾部分,文尾部分亦稱(chēng)“版記”，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)標(biāo)識(shí)。從主題詞開(kāi)始到最后結(jié)尾，中間以三條橫隔離線分為三欄，主題詞下的一欄稱(chēng)抄送欄，再下面一欄稱(chēng)印發(fā)標(biāo)識(shí)欄，最后一欄稱(chēng)結(jié)尾欄。 1．主題詞 國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局印發(fā)的1997年12月修訂的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》“使用說(shuō)明”指出：“為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文，特編制《國(guó)

29、務(wù)院公文主題詞表》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)詞表)。詞表主要用于標(biāo)引國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門(mén)上報(bào)國(guó)務(wù)院及其辦公廳的文件?！惫闹黝}詞是為適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要，在實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的能表達(dá)公文基本內(nèi)容的規(guī)范化的單詞或詞組。現(xiàn)在，所有制發(fā)的公文都必須標(biāo)引主題詞。上行文應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)公布的主題詞標(biāo)注。,主題詞標(biāo)在抄送欄左側(cè)上方，先頂格寫(xiě)“主題詞”三字并加冒號(hào)，再寫(xiě)主題詞；每詞之間空一格，不加標(biāo)點(diǎn)。主題詞的標(biāo)引順序?yàn)椋合葮?biāo)公文主題的類(lèi)別詞，

30、再標(biāo)類(lèi)屬詞（如綜合經(jīng)濟(jì)主題詞共72個(gè)，下分計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)管理等，其中計(jì)劃是類(lèi)別詞，綜合經(jīng)濟(jì)是類(lèi)屬詞），最后標(biāo)文種。主題詞多數(shù)是三個(gè)到五個(gè),最多不能超過(guò)7個(gè)。如：《上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知》，先標(biāo)類(lèi)別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類(lèi)屬詞“扶貧”，最后標(biāo)反映公文形式的文種詞“通知”。,2．抄送機(jī)關(guān),抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要了解公文內(nèi)容或需要備案的其他受文機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。其他受文機(jī)關(guān)可以是該文制發(fā)

31、機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)或黨委機(jī)關(guān)，可以是具有某項(xiàng)職能的主管機(jī)關(guān)，也可以是主送機(jī)關(guān)的平行或相關(guān)機(jī)關(guān)。在實(shí)際操作上，往往把級(jí)別比制發(fā)機(jī)關(guān)高的機(jī)關(guān)放在第一行，與制發(fā)機(jī)關(guān)平級(jí)、下級(jí)或不相隸屬的相關(guān)機(jī)關(guān)放在第二行。第一行寫(xiě)不完可轉(zhuǎn)至第二行，依次往下推。不管應(yīng)該在第一行位置的機(jī)關(guān)名稱(chēng)實(shí)際占幾行，其空余處不得接寫(xiě)應(yīng)該在第二行位置的機(jī)關(guān)名稱(chēng)，要另起一行書(shū)寫(xiě)。抄送機(jī)關(guān)在抄送欄下，印發(fā)標(biāo)識(shí)欄上，左端頂格寫(xiě)“抄送”兩字并加冒號(hào)，其后排列的抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)不管占幾行，均

32、不得越過(guò)冒號(hào)。,3．印發(fā)標(biāo)識(shí),印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù) 印發(fā)機(jī)關(guān)，即印發(fā)公文的機(jī)關(guān)，要寫(xiě)全稱(chēng)。印發(fā)日期，以公文付印的日期為準(zhǔn)。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于末頁(yè)頁(yè)碼上端，同置一行。前面左空1字寫(xiě)印發(fā)機(jī)關(guān)，最后寫(xiě)印發(fā)日期。印發(fā)日期右空1字。 印數(shù)，是指公文的實(shí)際印制份數(shù)，位于印發(fā)時(shí)間的正下方，寫(xiě)“共印××份”，用圓括號(hào)括上。,公文格式,說(shuō)明：,(1)行政公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型， 文字區(qū)域的設(shè)置以大方、美觀為準(zhǔn)

33、，但應(yīng)該做到天頭寬于地腳，左側(cè)訂口空白寬于右側(cè)翻口空白； (2)示意圖上的附件為附件名稱(chēng)，其實(shí)際位置應(yīng)在成文日期和印章之后另紙印刷，附件完了之后才應(yīng)該是公文的文尾部分； (3)如果是上行文，只需把文頭上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)后的“文件”兩字去掉，并在文號(hào)的同一行右邊加寫(xiě)“簽發(fā)人：X X X”即可。,四、行政公文的寫(xiě)作要求,這些寫(xiě)作要求包括從內(nèi)容、數(shù)據(jù)、引文、用字、標(biāo)點(diǎn)到格式都有。總之要嚴(yán)謹(jǐn)，要有高度的責(zé)任心。 

34、0;  第一，符合黨和政府的方針、政策、法律、法規(guī)和規(guī)章及有關(guān)規(guī)定。若提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行，并加以說(shuō)明。    第二，公文內(nèi)容要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，字詞規(guī)范，條理清楚，語(yǔ)句通順，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。    第三，公文中的人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。若引用公文，應(yīng)當(dāng)先引公文標(biāo)題，后

35、引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。    第四，用詞、用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)如使用簡(jiǎn)稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)先用全稱(chēng)，并括注簡(jiǎn)稱(chēng)。文中若有計(jì)量，必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。    第五，格式要符合國(guó)家規(guī)范。行文規(guī)則和公文辦理等均應(yīng)符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及有關(guān)規(guī)定、細(xì)則。,用紙及版式,,A4,下行文首頁(yè),,25,,,上行文首頁(yè),,,,80,公

36、文末頁(yè)格式,,公文末頁(yè)格式,,公文末頁(yè)格式,,文件格式之一（下行）,,機(jī)密★ 1年 急件× × 省 人 民 政 府 文 件×府[2001] ××號(hào)關(guān)于×× ×× ××的通知各市、

37、縣、自治縣人民政府，省府直屬各單位： （正文）……,NO： ×× ××,接上頁(yè),（正文） （蓋章） 二○○○年 月 日主題詞

38、： 抄報(bào)： 抄送： ××省人民政府辦公廳秘書(shū)處 2000年 月 日印發(fā) ( 共印 份),,,,文件格式之二（上行）,× × 省 人 民 政 府 ×府[2001] ××號(hào)

39、 簽發(fā)人： ××關(guān)于×× ×× ××的請(qǐng)示國(guó)務(wù)院： （正文）……,,接上頁(yè),（正文） （蓋章）

40、 二○○○年 月 日主題詞： 抄報(bào)： 抄送： ××省人民政府辦公廳秘書(shū)處 2000年 月 日印發(fā) (共印 份),,,,公文的特定格式,1.信函式格式2.命令格式3.會(huì)議紀(jì)要格式,1.函件格式之一（平行、下行用,×

41、 × 省 人 民 政 府 文 件×府函[2000] 號(hào) 關(guān)于× × × × × × × ×的函（主送單位） （正文）……,,NO：××,,秘密★1年 急件,接上頁(yè),（正文）

42、 （蓋 章） 二○○○年 月 日主題詞：抄送：(共印 份),,函件(letters)格式之二（上行）,× × 省 人 民 政 府×府函[2000] 號(hào) 簽發(fā)人：××

43、× 關(guān)于×××××××的函 國(guó)家計(jì)委： （正文） （蓋 章）

44、 二○○○年 月 日主題詞：抄送：（共印 份）,,,2.命令格式,× × 省 人 民 政 府 令第 × 號(hào) 關(guān)于× × × × × 的任免令（主送單位） （正文）……,,,,接上頁(yè),（正文）

45、 簽發(fā)人（職務(wù) ） （蓋章） 二○○○年 月 日主題詞：抄送：(共印 份),,白頭文件格式,NO：×××××

46、 秘密★1年關(guān)于×××同志在全省××××會(huì)議上的講話(huà)（報(bào)告）×府字[2000] 號(hào) （二○○○年 月 日）（正文） 發(fā)： ××省人民政府辦公廳秘書(shū)處 2000年 月 日（共印

47、 份）,,,,,3.會(huì)議紀(jì)要格式之一,NO：××××× 機(jī)密★1年省 府 常 委 會(huì) 議 紀(jì) 要×屆×次[20××] 號(hào)××省人民政府辦公廳

48、 20 ××年 月 日 （正文） 發(fā)：（共印 份）,,,,會(huì)議紀(jì)要格式之二,NO：××××× 機(jī)密★1年工 作 會(huì) 議 紀(jì) 要（序號(hào)）××省人民政府辦公廳 20 ××年 月 日